Vous êtes-vous déjà demandé comment améliorer l’efficacité et l’efficience des processus métier de votre entreprise ? Si oui, alors la gestion des processus métier (BPM) est là pour vous aider. Dans cet article, nous vous présenterons les bases de la BPM et vous donnerons des conseils pratiques pour commencer à optimiser vos processus.
Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
La gestion des processus métier, ou BPM pour Business Process Management en anglais, consiste à analyser et à améliorer les processus métier d’une organisation. Un processus métier est une série de tâches ou d’activités que votre entreprise accomplit pour atteindre un objectif spécifique.
Pourquoi est-ce important ? Avec le temps, vos processus métier peuvent devenir obsolètes, inefficients ou inefficaces. Le BPM vous aide à les analyser et à les optimiser en utilisant des pratiques éprouvées d’amélioration des processus. Cela implique généralement la réduction des obstacles, l’automatisation du travail manuel, l’optimisation des processus inefficients et la redéfinition des objectifs du projet en fonction des résultats commerciaux.
La BPM ne vise pas seulement à créer une activité plus efficace ou plus efficiente, elle vise les deux en même temps. Des processus efficaces mais non efficients peuvent prendre plus de temps que nécessaire. De même, des processus efficients mais non optimisés peuvent être rapides, mais ne pas produire les résultats souhaités. Pour en savoir plus sur la différence entre l’efficience et l’efficacité, consultez notre article dédié.
Les différents types de BPM
La BPM se concentre sur l’amélioration des processus métier, mais il existe différents types de BPM pour vous aider à aller plus loin dans ces améliorations.
Le BPM centré sur l’humain : Ce type de BPM reconnaît que certaines actions ne peuvent être effectuées que par des humains. Il vise donc à libérer le potentiel des acteurs impliqués, à faciliter leur compréhension des processus et à les guider en temps réel. Par exemple, le recrutement et les processus créatifs font partie des processus centrés sur l’humain.
Le BPM centré sur les documents : Ce type de BPM concerne les processus qui tournent autour de la rédaction d’un document, qu’il s’agisse d’un document juridique, d’un article de blog, etc.
Le BPM centré sur l’intégration : Ce type de BPM vise à résoudre le problème de la multiplication des outils utilisés dans une entreprise. En mettant en place des intégrations entre vos outils, vous pouvez créer une source unique de référence pour toutes vos informations et faciliter la recherche des données nécessaires.
Quel type d’optimisation des processus choisir ?
Il existe différentes approches pour optimiser vos processus métier. Voici quelques-unes des principales :
Gestion des processus métier ou gestion des processus : La gestion des processus métier se concentre sur l’amélioration globale des processus métier de votre organisation. Elle vise à améliorer l’efficience et l’efficacité de l’ensemble de votre entreprise.
Gestion de processus métier ou bureau de gestion de projet (PMO) : La gestion de processus métier vise à améliorer les processus métier spécifiques, tandis qu’un bureau de gestion de projet se concentre sur la coordination des initiatives stratégiques au sein de l’organisation.
Gestion des processus métier ou automatisation des processus métier : La BPM examine les pratiques commerciales de manière globale et cherche des moyens de les améliorer, notamment en automatisant les processus manuels. Cependant, vous n’avez pas besoin de BPM pour automatiser les processus manuels. Vous pouvez simplement utiliser un outil de gestion du travail qui propose des fonctionnalités d’automatisation.
Gestion des processus métier ou gestion des tâches et des projets : La gestion des processus métier se concentre sur la coordination des processus à l’échelle de l’entreprise, tandis que la gestion des tâches et la gestion de projet visent respectivement à améliorer l’efficacité et l’efficience individuelles et à gérer le travail au niveau des projets.
Les avantages du BPM
La BPM vous permet de comprendre, d’analyser et d’améliorer vos processus métier, ce qui peut avoir de nombreux avantages pour votre entreprise. Voici pourquoi vous devriez envisager d’adopter la BPM :
- Schématise et améliore vos processus
- Automatise les processus dans la mesure du possible
- Réduit les pertes de temps
- Élimine les points de blocage
- Limite les erreurs
- Améliore l’efficience et l’efficacité
- Génère des produits et services de meilleure qualité
- Permet une meilleure satisfaction client
- Simplifie les processus inefficients
- Contribue clairement aux résultats de l’entreprise
La BPM n’est pas réservée aux grandes entreprises, même les petites équipes peuvent en bénéficier. Si vous avez une stratégie d’entreprise avec des objectifs clés, la BPM vous aidera à optimiser vos processus et à atteindre ces objectifs.
La gestion des processus métier en 5 étapes
Si vous êtes prêt à mettre en place la BPM dans votre entreprise, voici les cinq étapes clés à suivre :
Analyse : Comprenez vos processus métier actuels en les analysant de bout en bout. Identifiez les points de blocage et les étapes inefficaces.
Établissement d’un modèle : Créez un modèle du processus idéal en éliminant les étapes inefficaces et en définissant un flux de données clair.
Mise en œuvre : Mettez en pratique votre modèle de processus et surveillez les résultats.
Surveillance : Suivez les nouveaux processus pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement. Identifiez les problèmes et apportez les ajustements nécessaires.
Optimisation : Continuez à améliorer vos processus en identifiant de nouvelles étapes inefficaces et en automatisant les processus manuels si possible.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des processus métier ?
Un logiciel de gestion des processus métier est un outil qui vous aide à schématiser, identifier et optimiser vos processus métier. Il vous permet de créer des modèles de processus, d’automatiser les tâches et de suivre l’avancement des processus en cours.
Un bon logiciel de BPM offre également des fonctionnalités avancées telles que l’analyse des processus métier, des modèles de processus prédéfinis et la possibilité de tester les modifications avant de les déployer à grande échelle.
Conclusion
La gestion des processus métier est essentielle pour améliorer l’efficacité et l’efficience de votre entreprise. En analysant, en modélisant et en optimisant vos processus, vous pouvez obtenir de meilleurs résultats et permettre à votre équipe d’atteindre ses objectifs plus rapidement et plus facilement. Alors, pourquoi ne pas commencer dès maintenant à mettre en œuvre la BPM dans votre entreprise ?
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