L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape cruciale dans la gestion et la fidélisation des employés au sein des entreprises françaises. Parmi les pratiques de l’Onboarding, le livret d’accueil joue un rôle essentiel. Mais qu’est-ce qu’un livret d’accueil ? Quel est son impact sur la Qualité de Vie au Travail (QVT) ? Et surtout, que doit-il contenir ? Dans cet article, découvrez tous les détails sur le livret d’accueil et les bonnes pratiques pour le rédiger.
Le livret d’accueil : qu’est-ce que c’est et que doit-il contenir ?
Le livret d’accueil est un document, sous format numérique ou papier, qui permet aux salariés de s’imprégner de l’histoire, de la culture et des objectifs de l’entreprise, ainsi que des procédures et des pratiques mises en place. Bien qu’il soit principalement destiné aux nouveaux arrivants, le livret d’accueil peut évoluer au fil du parcours professionnel du salarié et devenir une source d’information pratique pour tous les collaborateurs. Grâce aux outils numériques, le livret d’accueil peut prendre différentes formes, telles que des vidéos ou des webinars à la demande, facilitant ainsi l’intégration des salariés aux outils et procédures de l’entreprise.
Les informations et rubriques à intégrer dans le livret d’accueil
Bien que le livret d’accueil ne soit obligatoire que dans les établissements de santé, la plupart des entreprises peuvent y intégrer les informations et les rubriques qu’elles jugent pertinentes. Cependant, certaines rubriques sont incontournables. Voici les plus courantes :
L’introduction du dirigeant : une lettre de bienvenue rédigée par le PDG ou le fondateur de l’entreprise, afin de créer un sentiment d’appartenance dès le début.
Présentation de l’entreprise : son histoire, ses valeurs, ses activités actuelles, ses ambitions à court, moyen et long terme, accompagnées d’un organigramme pour identifier rapidement les services et les personnes.
Tour d’horizon des locaux et de l’environnement de travail : un plan pour localiser le site, les points d’intérêt à proximité tels que les transports en commun, les parkings, les lieux de restauration, ainsi que les repères internes de l’entreprise.
Règles de vie au travail et autres informations pratiques et réglementaires : horaires, convention collective, bonnes pratiques de vie au travail, avantages légaux et conventionnels, règlement intérieur, charte de télétravail, outils de communication interne, règles de sécurité, et coordonnées utiles.
Les différentes procédures : congés, déclaration des temps de travail, heures supplémentaires, notes de frais, etc.
Présentation des instances représentatives du personnel (IRP) : leur rôle, l’emplacement de leurs locaux, les commissions existantes, et les coordonnées des membres.
Présentation du plan de formation : une courte présentation des formations proposées par l’entreprise pour favoriser le développement des compétences des collaborateurs.
Pourquoi mettre en place un livret d’accueil ?
Maintenant que nous avons vu ce qu’est un livret d’accueil et ce qu’il doit contenir, vous vous demandez peut-être s’il est réellement utile de le mettre en place. La réponse est oui, et voici pourquoi :
S’assurer de la bonne intégration des nouveaux collaborateurs
Selon Forbes, 22% du Turn-over des salariés se produit dans les 45 premiers jours, et 4% des nouveaux collaborateurs quittent leur emploi dès le premier jour. L’intégration des nouveaux collaborateurs est donc cruciale pour leur fidélisation. Le livret d’accueil permet de projeter une bonne image de l’entreprise et de rassurer les nouveaux arrivants, en les accompagnant lors de cette période parfois délicate.
Susciter l’engagement des collaborateurs et les fidéliser
En présentant l’entreprise, ses valeurs et ses projets de croissance, le livret d’accueil favorise l’adhésion des collaborateurs. En leur fournissant une vision claire des avantages offerts par l’entreprise et en simplifiant les aspects administratifs, le livret d’accueil contribue à leur bien-être et à leur motivation.
Permettre aux salariés d’être autonomes et d’améliorer leur qualité de vie au travail
En fournissant toutes les informations pratiques nécessaires, le livret d’accueil permet aux salariés d’être autonomes dans leur quotidien professionnel. Il facilite la compréhension de leurs droits et devoirs envers l’employeur, évite les malentendus et réduit le stress lié à l’accomplissement de leurs missions.
Comment mettre en place le livret d’accueil ?
Maintenant que vous connaissez l’importance du livret d’accueil, voici quelques conseils pour le mettre en place de manière efficace :
Conseil n°1 : Créer un groupe de travail pour lister les besoins des nouveaux collaborateurs
Organisez des ateliers avec des salariés nouvellement arrivés afin de définir le contenu du livret d’accueil de manière pertinente. Leurs retours d’expérience seront précieux pour identifier les informations essentielles.
Conseil n°2 : Organiser la collecte des informations
Rassemblez toutes les informations nécessaires à la création du livret d’accueil, en vous assurant de leur exhaustivité et de leur exactitude.
Conseil n°3 : Sélectionner le format le plus adapté
Choisissez entre le format papier et le format numérique en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Prévoyez également les formulations appropriées pour renforcer l’adhésion des collaborateurs, en accord avec les valeurs de l’entreprise.
Conseil n°4 : Prévoir les modifications et mises à jour
Le livret d’accueil doit être régulièrement mis à jour pour être efficace. Prévoyez une veille et identifiez les personnes responsables des mises à jour.
Conseil n°5 : Rendez-le accessible à tous
Promouvez le livret d’accueil auprès de tous les collaborateurs, pas seulement aux nouveaux arrivants. Stockez-le sur un espace de travail commun pour une consultation facile.
En suivant ces conseils, vous pourrez mettre en place un livret d’accueil complet et efficace, favorisant ainsi l’intégration et la fidélisation des collaborateurs au sein de votre entreprise.
