Chaque cabinet d’avocats, société financière ou chambre d’avocat a besoin d’un(e) bon(ne) secrétaire juridique pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Ce rôle important est exigeant et responsable, mais il offre également des avantages intéressants.
Les tâches d’un(e) secrétaire juridique
En tant que secrétaire juridique, votre principale priorité est de fournir un soutien administratif et de secrétariat aux avocats et aux cadres juridiques. Vos tâches quotidiennes comprendront entre autres :
- Tenir les dossiers à jour
- Taper des documents juridiques
- Répondre au téléphone
- Organiser des journaux
- Préparer les formulaires de la cour
- Assister aux audiences judiciaires
- Effectuer des recherches juridiques
- Prendre rendez-vous avec des clients
Les responsabilités d’un(e) secrétaire juridique
En tant que secrétaire juridique spécialisé(e), vous serez en mesure d’entreprendre diverses tâches en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) dans le bureau. Vous travaillerez sous la supervision d’un avocat et apporterez également votre soutien dans les affaires juridiques assignées.
L’objectif dans ce poste est de maintenir l’efficacité de toutes les procédures de bureau et de gestion de cas afin de garantir la fiabilité et la cohérence. Voici les principales responsabilités dans un emploi de secrétaire juridique :
- Fournir un soutien administratif à un ou plusieurs avocats
- Communiquer efficacement avec les témoins, les clients, les collègues et les partenaires
- Accueillir les visiteurs et effectuer une première sélection des clients
- Assister aux essais et prendre les minutes
- Rédiger des mémoires et des résumés de dépositions, de contrats et de témoignages
- Mener des recherches statistiques/documentaires approfondies
- Sourcer et vérifier des informations importantes
- Produire et classer divers documents juridiques tels que des appels, des motions ou des pétitions
- Conserver un système d’enregistrement de cas mis à jour
- Répondre aux appels téléphoniques, prendre des notes/messages et rediriger les appels, le cas échéant
- Maintenir et mettre à jour les inventaires des coordonnées
- Faciliter le respect des échéances en conservant plusieurs ordres du jour et en fournissant des rappels opportuns
Exigences pour ce poste
Pour occuper un poste de secrétaire juridique, il est nécessaire de remplir les critères suivants :
- Expérience confirmée en tant que secrétaire juridique
- Connaissance de la constitution, de la terminologie juridique, des règlements et du système judiciaire
- Maîtrise de MS Office et capacité à travailler avec la technologie juridique (systèmes informatiques de classement des dossiers, logiciel de transcription, dictaphone, etc.)
- La connaissance pratique des systèmes logiciels de gestion de litige est un plus
- Maîtrise de l’anglais
- Excellentes compétences en gestion du temps et en dactylographie
- Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’être à l’aise de traiter avec un groupe diversifié de personnes
- Certification ou diplôme de secrétaire juridique
La plupart des secrétaires juridiques travaillent régulièrement de 9h à 17h, bien qu’il y ait souvent des postes à temps partiel disponibles pour ceux qui recherchent un travail flexible. Bien que la plupart de votre temps soit passé au bureau, vous devrez peut-être assister à des audiences judiciaires ou vous rendre à un poste de police de temps en temps (bien que cela n’ait rien à voir avec les séries télévisées).
Les avantages d’un emploi de secrétaire juridique
Le travail d’un(e) secrétaire juridique peut être intéressant et varié, offrant de grandes possibilités d’avancement professionnel. Comme vous le savez, la variété est la clé du bonheur, et dans le domaine juridique, plus vous avez d’expérience, plus votre salaire est élevé.
Néanmoins, les secrétaires juridiques peuvent avoir de nombreuses responsabilités, il est donc essentiel d’être prêt à s’investir dans son travail et à travailler dur lorsque cela est nécessaire. Savoir gérer votre charge de travail et respecter les échéances sont des compétences essentielles.
Si vous avez des compétences en secrétariat impeccables, un intérêt pour le droit et la capacité à maîtriser une terminologie juridique complexe, vous aurez un net avantage dans ce poste. Être un rat de bibliothèque peut s’avérer payant, car les secrétaires juridiques se spécialisent souvent dans un aspect particulier de la loi, comme les litiges, le droit de la famille ou le transfert de propriété.
De plus, vous serez également en demande si vous êtes discret, digne de confiance, fiable, calme sous pression et un communicateur hors pair.
