Indispensable dans toutes les structures, le métier de secrétaire consiste à organiser les activités de l’organisation pour laquelle il travaille. Mais ne vous y trompez pas, ce métier ne se résume pas qu’aux tâches administratives. Au quotidien, un secrétaire est amené à effectuer une grande variété de missions. De plus, avec l’avènement du numérique, cette profession a beaucoup évolué. Alors, qu’est-ce qu’un secrétaire ? Quel est son rôle ? Et quel diplôme est nécessaire pour exercer ce métier ? Ne vous inquiétez pas, nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur le métier de secrétaire !
Le secrétaire : un pilier du service
Les missions du secrétaire
Le secrétaire est un pilier du service dans lequel il travaille. En effet, il organise les relations et la communication au sein du service, ainsi qu’entre le personnel et les clients. Son objectif est également d’assister son supérieur hiérarchique, du responsable de bureau au dirigeant d’entreprise. Le terme “secrétaire” fait référence au professionnel qui maîtrise les techniques informatiques nécessaires au travail de secrétariat. Selon vos intérêts, une spécialisation est donc possible dans divers domaines tels que le médical ou le juridique.
En général, le secrétaire est chargé des tâches administratives. Cependant, ses activités et responsabilités professionnelles sont plus étendues. Au quotidien, le secrétaire occupe en réalité plusieurs postes à la fois. Si vous devenez secrétaire, vous serez multitâches et capable d’agir sur différents fronts.
À titre indicatif, voici les missions principales que vous aurez à exercer :
- L’accueil des personnes et des clients (accueil physique en bureau, permanence téléphonique, etc.)
- La gestion des plannings du service et/ou du responsable hiérarchique (agenda, délais à respecter, veille des échéances, etc.)
- L’organisation de réunions, déplacements ou séminaires (dresser une liste de participants, envoyer des invitations, organiser la réception, etc.)
- Le traitement et la mise en forme de documents, par exemple des dossiers clients ou des contrats de fournisseurs
- La rédaction et la transmission des documents, par courrier et/ou mail
- La logistique du matériel et des stocks (approvisionnement, gestion et entreposage des réserves, etc.)
- Le filtrage des appels téléphoniques et des mails
- Le classement et l’archivage des documents
- La prise de notes et la rédaction de compte-rendus, notamment à la suite de réunions (conseil d’administration, assemblées générales, etc.)
- L’assistance aux ressources humaines (organisation des recrutements, des entretiens, suivi du personnel avec des formations internes)
Au fil des années et avec l’expérience, vous pourrez également accomplir des tâches plus importantes, telles que la coordination d’une équipe ou d’un service administratif.
Les conditions de travail du secrétaire
Presque tous les secteurs d’activité ont besoin de secrétaires. Ainsi, ce poste se retrouve dans diverses structures, du public au privé, notamment :
- Les grands groupes privés
- Les Petites et Moyennes Entreprises (PME) et les start-ups
- Les associations
- Les organisations publiques, par exemple les établissements scolaires
Attention, pour travailler dans le domaine public, vous devez impérativement réussir un concours de la fonction publique. Cet examen vous permet d’accéder au poste de secrétaire administratif (ou SAENES) et de devenir fonctionnaire d’État.
Être secrétaire vous octroie donc une assez grande liberté. Vous pouvez vous spécialiser, par exemple en devenant secrétaire médical ou secrétaire juridique. Il est également envisageable de travailler pour une personne en particulier, comme un homme politique ou une personnalité publique. Dans tous les cas, vous faites office d’interlocuteur majeur entre l’entreprise et le client/usager du service.
Grâce au développement accéléré des technologies digitales, un autre versant de la profession est né. Le télésecrétariat vous donne la possibilité d’exercer en indépendant. En d’autres termes, vous êtes secrétaire à votre propre compte. Vous proposez vos prestations à plusieurs entreprises et professionnels. En indépendant, vos services peuvent être plus larges : aide aux déclarations fiscales et sociales, assistance juridique, commerciale ou comptable, gestion du site web ou des réseaux sociaux, etc.
Alors qu’un secrétaire salarié exerce majoritairement dans un bureau, au sein des locaux de son employeur, un secrétaire indépendant utilise principalement le télétravail. Dans l’une ou l’autre des situations, vous travaillez le plus souvent derrière un ordinateur. Il s’agit d’un métier peu physique, même si des déplacements professionnels ponctuels sont possibles (séminaires, visites, etc.).
Le profil type d’un secrétaire
Les compétences du secrétaire
Du point de vue technique, vous devez maîtriser avant tout les logiciels bureautiques, tels que la suite Adobe ou Office (traitement de texte, powerpoint, tableur, etc.), ainsi que les CRM (gestion de la relation client). Autrement dit, les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ne doivent avoir aucun secret pour vous.
Il faut également connaître les techniques d’accueil des personnes, de communication, voire de relations commerciales. Dans ce cadre, la maîtrise d’au moins une langue étrangère supplémentaire est presque indispensable (généralement l’anglais). Dans l’idéal, savoir parler trois langues favorise votre profil aux yeux des recruteurs.
Un secrétaire doit aussi exceller dans la prise de notes. Cette exigence comprend notamment :
- Une orthographe, une grammaire et une syntaxe irréprochables
- Une maîtrise des techniques de prise de notes (rapidité de saisie et de frappe, mise en page, rédaction, etc.)
En parallèle, un secrétaire doit désormais parfaitement utiliser les outils digitaux. Vous devez savoir gérer les réseaux sociaux, surtout LinkedIn et Facebook, principaux réseaux professionnels. L’utilisation d’outils collaboratifs, comme des logiciels de partage de données, est parfois demandée par les recruteurs. Au final, avec toutes ces aptitudes, vous avez plus de chances de correspondre à des offres d’emploi attractives.
Les qualités du secrétaire
Le secrétaire occupe un poste polyvalent. Sur le plan humain, vous devez alors posséder diverses qualités, dont :
- La discrétion et la fiabilité, pour assurer la confidentialité de son entreprise ou respecter la vie privée des usagers
- Le sens du relationnel et du contact, pour faciliter la communication interne et externe
- L’autonomie, pour gérer et piloter les services internes et externes
- La réactivité et l’adaptabilité, pour réagir rapidement et efficacement en cas d’urgence
- La rigueur et l’organisation, indispensables pour planifier l’emploi du temps ou l’agenda du responsable hiérarchique
- La résistance au stress, pour gérer les moments sous pression (respect de délais spécifiques par exemple)
Comment devenir secrétaire ?
En théorie, le métier de secrétaire est accessible sans aucun diplôme. Néanmoins, les entreprises et les recruteurs sont désormais exigeants. Le plus souvent, un diplôme au moins équivalent au bac est nécessaire pour décrocher un entretien et obtenir un poste avec un salaire correct.
En revanche, sans exigence particulière de diplôme, cette profession est ouverte à tout type de profil, que vous soyez étudiant, demandeur d’emploi ou en reconversion professionnelle.
En formation initiale
Pour les étudiants issus d’un cursus scolaire, principalement à la sortie du collège, plusieurs options existent pour préparer une carrière dans le secrétariat :
- Un bac général, avec une spécialité Langues, Littératures et Cultures Étrangères pour améliorer vos compétences grammaticales et orthographiques
- Un bac professionnel – Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités
- Un bac technologique – Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG)
Ces formations vous permettent d’acquérir des connaissances de base, notamment des techniques de rédaction, de marketing ou d’assistance de direction. Vous pouvez également choisir une option langue étrangère pour renforcer votre bagage. Néanmoins, ce cursus est parfois insuffisant. Il s’agit souvent d’un tremplin pour accéder aux études supérieures.
En formation continue
Les études de l’enseignement supérieur (post-bac) sont accessibles aussi bien aux bacheliers qu’aux individus en reprise d’études. La plupart du temps, ces cursus sont déterminants et nécessaires pour accéder à des postes rémunérateurs. Il s’agit de formations allant du bac +2 au bac +3, plus rarement bac +5 (niveau master).
Parmi les formations pour devenir secrétaire, vous pouvez vous tourner vers :
- Le Brevet de Technicien Supérieur (BTS) – Communication (équivalent bac +2)
- Le BTS – Assistant de gestion PME-PMI
- Le BTS – Support à l’action managériale
- Le Diplôme d’Études Universitaires Scientifiques et Techniques (DEUST) – Bureautique et communication multimédia (équivalent bac +2)
- Le Titre Professionnel (TP) de secrétaire assistant (équivalent bac +2)
- Le Bachelor Universitaire Technologique (BUT) – Gestion administrative et commerciale des organisations (équivalent bac +3)
- Le BUT – Gestion des entreprises et des administrations (GEA)
- Une licence – Administration et gestion des entreprises (équivalent bac +3)
- Le Diplôme Supérieur de Comptabilité et Gestion (DSCG – équivalent bac +5)
Un titre professionnel apparaît comme la solution idéale, surtout pour une personne en reprise d’études. En effet, cette formation est un bon compromis entre un cursus court et professionnalisant. Vous suivez des cours à votre rythme, de quelques mois pour les plus rapides à deux ans pour ceux à l’emploi du temps chargé.
Le TP présente aussi l’avantage de pouvoir être fait en alternance ou en stage professionnel. Autrement dit, vous vous formez sur le terrain, en mettant en pratique vos connaissances théoriques. C’est un moyen efficace pour enrichir votre expérience professionnelle.
Chez Hupso, nous vous formons de A à Z afin que vous obteniez le titre professionnel de secrétaire assistant. Avec notre accompagnement personnalisé, vous validez les deux blocs de compétences indispensables pour vous lancer :
- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
- Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
FAQ : vos questions, nos réponses !
Combien gagne un secrétaire ?
Le salaire d’un secrétaire dépend de l’entreprise ou de la structure qui l’emploie. En général, un secrétaire en début de carrière gagne entre 1 600 et 1 800 euros bruts par mois. Au fil de l’expérience, cette rémunération peut évoluer en fonction des responsabilités attribuées.
Des évolutions de carrière sont-elles possibles ?
Oui ! Un secrétaire prend souvent des postes à responsabilités grâce à son expérience. Par exemple, vous pouvez envisager une évolution vers un emploi d’assistant de direction, voire responsable d’une section ou d’un bureau.
Les secrétaires choisissent parfois le secteur public, en tentant le concours de la fonction publique. Ce parcours permet de devenir fonctionnaire, en exerçant la profession de secrétaire administratif au sein d’un organe de l’État. D’ailleurs, Hupso vous accompagne dans votre préparation au concours si vous souhaitez emprunter cette voie.
Est-ce que le métier de secrétaire recrute ?
Oui ! Rien qu’en 2022, 43 550 projets de recrutement pour le métier de secrétaire ont été recensés par Pôle Emploi. Il fait partie des métiers dits “en tension”. Autrement dit, beaucoup de postes sont à pourvoir sur le marché de l’emploi. La profession de secrétaire garantit également une forte stabilité professionnelle, comptabilisant seulement 8 % d’emplois saisonniers.
Maintenant, la profession de secrétaire n’a plus de secrets pour vous. Si la discrétion, l’organisation et la réactivité sont vos points forts, dirigez-vous vers ce métier d’avenir. Attention, une formation diplômante est presque indispensable pour trouver un emploi stable et rémunérateur. Avec Hupso, formez-vous avec un apprentissage personnalisé, adapté à votre niveau et votre rythme de vie. À la clef ? Un titre professionnel reconnu par l’État et de niveau bac !
