Les achats sont bien plus qu’une simple fonction support qui négocie les prix des matières premières, des biens et des services nécessaires à une entreprise. Dans un monde globalisé, les achats doivent être considérés comme un atout stratégique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, capable de réduire les coûts, de promouvoir l’innovation et d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux. Le processus d’approvisionnement comprend plusieurs étapes essentielles pour garantir le respect des prix, des conditions et de la conformité tout au long du processus d’achats.
Qu’est-ce que les achats ?
Fondamentalement, la fonction Achats est un processus commercial par lequel des biens et des services sont achetés, faisant ainsi partie intégrante de la chaîne d’approvisionnement B2B. Souvent, les collaborateurs ne font pas de distinction entre le processus d’achats dans son ensemble et l’acte d’achat lui-même. En réalité, cet acte est une composante parmi d’autres du cycle de vie des achats. Le processus d’achats global est complexe et comprend l’identification des besoins, la réduction des coûts et du temps, la recherche d’efficacité, le respect de la conformité et le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs.
À quoi ressemble le processus d’achat ?
Chaque fonction au sein d’une entreprise doit avoir une stratégie efficace pour répondre aux besoins de l’organisation et atteindre ses objectifs. La stratégie d’achats doit se concentrer sur la rationalisation de toutes les étapes du processus. C’est là qu’intervient la gestion des achats. Comme mentionné précédemment, le processus d’achat peut être complexe. Si votre organisation utilise encore des processus manuels et papier traditionnels, votre capacité à créer de la valeur, à gagner en efficacité, à améliorer la conformité et à réduire les coûts sera entravée inutilement.
Pour atteindre leurs objectifs, de nombreux services Achats se tournent vers l’automatisation, notamment en mettant en œuvre un logiciel d’achat digital (e-procurement). Cette plateforme SaaS permet à une organisation d’automatiser l’ensemble de ses processus d’achat, y compris la gestion du catalogue, les demandes d’achats, les bons de commande (PO), la facturation, l’approbation des factures et les paiements.
Étapes du processus d’achats
Il n’existe pas de modèle unique de processus d’achats, les étapes peuvent varier légèrement d’une entreprise à l’autre. Cependant, un bon cycle de vie des achats commence par la gestion du catalogue et se poursuit avec les demandes d’achats, les contrats, les demandes de devis/appels d’offres, les achats directs ou les enchères, les bons de commande (PO) et la réception des marchandises. Toutefois, pour rendre le processus d’approvisionnement vraiment efficace, efficient et complet, il est essentiel de travailler en collaboration avec les écritures comptables (Accounts Payable, AP) et d’inclure la facturation électronique, la correspondance à trois facteurs et les paiements.
Voici les étapes essentielles du processus d’approvisionnement :
1. Mise en œuvre du flux de travail d’automatisation
Bien que chaque étape puisse être effectuée avec ou sans automatisation, il est indéniable que le logiciel d’achats automatise le flux de travail, éliminant ainsi la plupart des erreurs manuelles. Il rationalise également la fonction d’achat, aide à contrôler les dépenses, augmente les économies, réduit les risques, raccourcit le cycle d’achat et atténue les risques de dépenses incontrôlées (hors contrat).
2. Supervision de la gestion des catalogues
Avant d’envoyer la première demande d’achats et de créer le premier bon de commande, il est essentiel de savoir quels fournisseurs/vendeurs ont été sélectionnés et approuvés pour les futures transactions. Cela permettra de gagner beaucoup de temps lors de la recherche de fournisseurs au moment des demandes d’achats.
3. Évaluation des besoins
Qu’il s’agisse de commandes récurrentes de biens ou de services, de nouveaux produits à acheter ou de commandes ponctuelles, il est important de savoir ce qui doit être commandé. Les responsables des achats et les chefs de service ont généralement la responsabilité d’évaluer ces besoins.
4. Envoi d’une demande d’achats
Une fois qu’un besoin est identifié, le demandeur fait une demande d’achats. Cela peut se faire manuellement, par écrit ou électroniquement via le logiciel d’e-Achats de l’entreprise. La demande doit contenir autant d’informations que possible pour garantir la commande du bon produit en quantité suffisante.
5. Création d’un bon de commande (PO)
La création du bon de commande a lieu une fois la demande approuvée. Le numéro du bon de commande doit être unique et, comme pour d’autres fonctions, la gestion de cette tâche à l’aide de processus papier et manuels peut entraîner des erreurs involontaires. Les bons de commande électroniques éliminent ce problème.
6. Envoi de demandes de devis
Une fois qu’une demande est approuvée, le service Achats peut envoyer des demandes de devis ou d’appels d’offres. Le nombre de fournisseurs contactés doit permettre une comparaison des propositions, mais pas au détriment du temps.
7. Négociation du contrat et transmission du bon de commande
Une fois que le fournisseur est choisi, il faut négocier le prix, les conditions, la date de livraison et les enjeux de conformité. Une fois l’accord trouvé, les deux parties signent un contrat et un bon de commande est envoyé.
8. Réception des marchandises
Une fois qu’un envoi est reçu, il est contrôlé pour s’assurer que la commande correspond au bon de commande dans les limites de tolérance du contrat. Si l’expédition est conforme, toutes les informations sur les lignes d’achats doivent être saisies dans le système pour permettre aux écritures comptables de relier la facture du fournisseur au bon de commande et à la réception des marchandises.
Le processus d’achat de services est généralement identique, bien que les étapes exactes de vérification de la qualité de la prestation de services puissent varier d’une entreprise à l’autre.
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