Toutes les entreprises qui vendent des marchandises ont un processus de commande jusqu’au paiement, que ce soit une entreprise de confiture artisanale, une entreprise de t-shirts artistiques ou un vendeur sans fioritures qui vend des palettes de tuiles de toiture.
Alors que la plupart des propriétaires d’entreprise savent que ce processus existe, certains le connaissent mieux que d’autres. Avoir une compréhension approfondie du processus et une volonté d’examiner les problèmes rencontrés tout au long du processus conduit généralement à une entreprise plus efficace, avec en prime des clients, des employés et des fournisseurs satisfaits.
Qu’est-ce que le processus de commande jusqu’au paiement ?
Le processus de commande jusqu’au paiement est une série d’étapes qui commence lorsque le client effectue un achat – dans le cas du commerce électronique, lorsque le bouton “Acheter maintenant” est cliqué – et se termine lorsque l’entreprise a reçu et encaissé l’argent pour cet achat.
Le processus de commande jusqu’au paiement, souvent abrégé en O2C dans le langage des affaires, comprend l’exécution, la facturation et le recouvrement des paiements, entre autres étapes. Il y a quelques décennies, le processus O2C avait la réputation d’être chaotique, avec des bons de commande écrits à la main, des factures faxées et d’autres fonctions analogiques qui étaient la norme. Mais il existe maintenant de nombreuses plateformes et logiciels pour aider les entreprises à rationaliser le processus O2C.
La technologie a permis la facturation électronique, le suivi et les bases de données centralisées qui permettent aux équipes de vente, aux employés d’entrepôt, aux comptes créditeurs et au service client d’avoir accès aux mêmes informations en temps réel. De plus, presque tous les logiciels de traitement des flux de travail fournissent des données d’analyse à chaque étape du processus O2C, avec des indices permettant d’identifier les systèmes qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des améliorations.
8 étapes du cycle du processus de commande jusqu’au paiement
Pour comprendre le processus O2C, vous devez avoir une bonne compréhension des étapes du début à la fin :
- Passation de la commande par le client. Les achats peuvent aller d’un individu à domicile qui achète un produit en ligne à une entreprise ou une institution qui envoie une commande en grande quantité.
- Gestion des commandes. Cette étape garantit que la commande est envoyée à la bonne personne ou au bon service.
- Gestion du crédit. Alors que la plupart des achats des clients individuels se font en temps réel, les achats effectués par les entreprises se font souvent à crédit. La gestion du crédit des clients commerciaux peut inclure le processus d’approbation des paiements par logiciel et l’autorisation des clients réguliers en règle.
- Exécution de la commande et expédition. C’est à ce moment-là que l’entreprise livre le produit ou le service au client. De nombreuses difficultés peuvent survenir à cette étape, depuis l’émission d’une commande de vente pour une paire de baskets spéciale alors qu’il n’en reste plus dans l’entrepôt jusqu’à la promesse d’une date de livraison physiquement impossible. Lorsque le logiciel, l’automatisation et les plateformes sont utilisés correctement, ils peuvent aider les entreprises à se protéger contre ces erreurs.
- Facturation et facturation. Qu’un client ait déjà payé en totalité ou qu’il attende une facture, une facture avec les informations et le statut corrects est émise.
- Créances clients. Un logiciel de comptabilité précis suit les factures impayées et presque échues, et signale les récidivistes.
- Encaissement du paiement. Les programmes informatiques permettent aux entreprises de suivre le moment où la transaction de paiement du client est terminée.
- Gestion des données. Une analyse approfondie des données aide les entreprises à voir où des améliorations sont nécessaires. Selon le logiciel utilisé, les entreprises peuvent détecter des schémas de mauvaise communication, l’origine des commandes clients bloquées et l’impact des inefficacités d’un service sur les autres services.
Comment optimiser le processus O2C
Prenez en compte les éléments suivants lorsque vous réfléchissez à la façon d’optimiser votre processus O2C :
- Avez-vous des normes établies ? Un guide simple avec un vocabulaire facile à comprendre peut aider les employés à naviguer dans le processus O2C de l’entreprise.
- Quelle est l’efficacité de votre logiciel de comptabilité ? Il existe de nombreuses plateformes de comptabilité et de logiciels qui visent à aider les propriétaires d’entreprise dans la gestion générale. Ils aident notamment dans le processus des comptes clients et la gestion des stocks, entre autres facettes du processus O2C.
- Vos factures sont-elles numérisées ? Il peut sembler évident d’avoir un système de facturation numérisé, mais certains propriétaires d’entreprise sont encore réticents à abandonner les méthodes analogiques. Cependant, la plupart de ceux qui prennent le temps d’apprendre la facturation numérique découvrent qu’elle peut leur faire gagner du temps à long terme.
- Combien de fois vérifiez-vous ? Les données recueillies régulièrement à partir d’un logiciel peuvent révéler des schémas intéressants dans le cycle O2C d’une entreprise. Elles peuvent révéler des processus redondants, des clients qui paient toujours en retard ou des plaintes répétées de clients, autant d’indications de là où des ajustements, des mises à jour et des changements sont nécessaires.
Conclusion
La plupart des entreprises qui accordent une attention particulière à leur processus O2C constatent qu’il est rentable en termes d’efficacité et de satisfaction de la clientèle. Selon un rapport de BCG de 2020 sur les plateformes O2C, “les entreprises qui déploient des plateformes O2C et restructurent leur processus augmentent leur chiffre d’affaires de 1% à 3% par an”.
Les choix de logiciels d’aujourd’hui offrent aux entreprises des données concrètes, et l’analyse de ces indicateurs révèle des informations précieuses. Avec un processus automatisé, les inefficacités – des problèmes de traitement des commandes à des problèmes dans la chaîne d’approvisionnement – ne sont plus de vagues abstractions, mais des problèmes identifiables tout au long du cycle O2C. Lorsque les huit étapes du processus O2C sont examinées et que les meilleures pratiques sont mises en œuvre, les entreprises sont plus efficaces. Lorsque les entreprises veillent activement à offrir une expérience d’achat positive à leurs clients, elles ont tendance à obtenir des achats répétés et solides.
