L’offboarding est le processus qui consiste à désengager un employé de son poste au sein d’une entreprise, une pratique utilisée à la fois pour les personnes qui choisissent de partir et pour celles qui sont licenciées.
Alors que le processus d’intégration rappelle l’embarquement dans un avion (et aide les nouveaux employés à s’adapter à un nouvel emploi), le processus d’offboarding est semblable à un débarquement (et fournit aux employés un cadre structuré lorsqu’ils quittent un poste).
Un bon programme d’offboarding devrait :
- Minimiser les perturbations au sein de l’entreprise
- Protéger les informations confidentielles de l’entreprise
- Obtenir des commentaires utiles de la part de l’employé qui quitte l’entreprise
- Inclure une fête d’adieu chaleureuse
- Fournir à l’employé qui part des services d’accompagnement, si nécessaire
Pourquoi l’offboarding est-il important pour les responsables RH ?
Un programme d’offboarding bien planifié et fluide est essentiel pour maintenir :
- La réputation de l’entreprise
- La sécurité des données
- Une culture d’entreprise positive
Un offboarding réussi permet à l’employeur et au membre de l’équipe qui quitte l’entreprise de maintenir une relation de respect mutuel pendant et après la fin de la relation professionnelle.
Qu’est-ce qu’une politique d’offboarding ?
Une politique d’offboarding est un plan détaillé et formalisé qui décrit tous les aspects du processus de départ et permet une transition plus fluide pendant la période d’offboarding, tant pour la personne qui part que pour l’organisation qu’elle quitte. Sans une politique d’offboarding claire, les employeurs s’exposent à des risques de sécurité potentiels, à des problèmes juridiques ainsi qu’à des dommages dans la relation entre l’entreprise et l’employé qui part.
Une politique d’offboarding permet aux entreprises de :
- Gérer les défis logistiques d’une main-d’œuvre en évolution et réaffecter les responsabilités
- Créer un modèle d’entretien de départ
- Offrir une expérience d’offboarding cohérente pour tous les employés
- Minimiser les risques de sécurité en reprenant les actifs de l’entreprise et en supprimant l’accès aux comptes de l’entreprise
- Éviter les problèmes juridiques, tels que les litiges contractuels, les litiges de rémunération ou le licenciement abusif
- Protéger leur relation avec la personne qui part
Qu’est-ce qu’un e-mail d’offboarding ?
Un e-mail d’offboarding est une déclaration formelle de l’employeur attestant de la fin du séjour d’une personne au sein d’une organisation. Que l’offboarding soit le résultat d’une démission, d’une retraite ou d’un licenciement, le service des ressources humaines doit fournir une lettre formelle pour gérer les derniers jours d’emploi.
Un e-mail d’offboarding est important car :
- Il reconnaît les contributions et les réalisations de la personne qui part pendant son passage dans l’entreprise.
- Il inclut souvent des questions d’entretien de départ ou l’occasion pour d’anciens collègues de donner leur avis sur leur expérience, ce qui peut aider l’entreprise à s’améliorer avec le temps.
- Les termes spécifiques utilisés auront un impact, soit pour permettre soit pour exclure, le recours à un soutien financier du gouvernement, si nécessaire.
Les meilleures pratiques pour un offboarding réussi
Les Ressources Humaines peuvent créer un programme d’offboarding complet et compatissant qui comprend les éléments suivants :
- Informez les collègues. Les RH peuvent envoyer un e-mail aux membres de l’entreprise dès qu’ils savent que le membre de l’équipe va partir. Cela réduit les rumeurs qui pourraient potentiellement nuire à la réputation de la personne qui part.
- Préparez les documents juridiques nécessaires. Une lettre de démission ou de licenciement, des documents sur les avantages sociaux et une lettre de non-divulgation sont des documents qui protègent à la fois l’employeur et l’employé. Il est préférable de les préparer à l’avance et de les stocker dans le système de suivi des candidatures de l’entreprise.
- Transfert d’expertise. Assurez-vous que l’expérience et les connaissances du membre de l’équipe qui part sont organisées et prêtes pour le prochain recrutement. Si l’employé était en contact avec des clients, transférez les e-mails des clients à un collègue.
- Récupérez les biens de l’entreprise. Faites un inventaire de tous les objets que le membre de l’équipe qui part possède, afin de garantir une récupération complète de tous les biens de l’entreprise. Cela comprend l’ordinateur portable, la carte d’accès, les badges d’identification, l’uniforme, etc.
- Communiquez avec le service informatique. Protégez la confidentialité de l’entreprise et les informations classifiées en veillant à ce que le service informatique désactive l’ordinateur de l’employé, les systèmes informatiques internes et supprime l’accès aux données.
- Planifiez un entretien de départ. Visez à être sensible aux besoins et à la perspective de la personne. Il s’agit d’une occasion clé pour apprendre de l’employé qui part sur les lacunes de l’entreprise qui doivent être améliorées.
- Montrez votre gratitude. Les RH peuvent organiser une fête d’adieu et offrir un cadeau personnalisé pour montrer leur bonne volonté, alors que l’employé se lance dans sa prochaine aventure.
- Recommandez des services d’accompagnement. Informez le membre de l’équipe qui part que l’entreprise peut l’aider à trouver un nouvel emploi (si nécessaire) en partenariat avec une agence de services d’accompagnement. Cela peut lui donner un avantage sur le marché de l’emploi.
Offboarding vs Onboarding
À première vue, l’onboarding et l’offboarding semblent être aux extrémités opposées du spectre. Au lieu de cela, pensez à l’onboarding et à l’offboarding comme les premiers et derniers chapitres d’un livre : l’introduction pose le décor tandis que la conclusion lie les fils lâches. Pourtant, les deux sont similaires dans la mesure où la complexité – et la sensibilité – de chacun nécessite une planification étape par étape, une documentation méticuleusement organisée et beaucoup de tact.
L’onboarding est le processus qui consiste à familiariser les nouveaux membres de l’équipe avec leur organisation, sa culture et ses collaborateurs. L’offboarding, en revanche, est axé sur le maintien d’une relation positive avec la personne qui part, tout en finalisant les détails et en protégeant l’entreprise des menaces juridiques et sécuritaires.
Ni l’onboarding ni l’offboarding ne se font sans incertitude et risque pour les employés et les entreprises. Sans préparation et processus formalisés des deux côtés, les malentendus et le mécontentement peuvent escalader.
Offboarding et les employés boomerang
Lorsqu’une entreprise prend le temps de créer une expérience d’offboarding positive pour les membres de l’équipe qui partent, ils ne partent pas seulement en bons termes, mais ouvrent également la porte à de futures possibilités. Un marché de l’emploi de plus en plus compétitif a donné lieu à un phénomène que les recruteurs appellent les “boomerang employees” – des personnes qui reviennent dans une organisation où elles ont déjà travaillé.
La recherche récente de The Corporate Culture and Boomerang Employee Study a souligné qu’il y a de bonnes raisons de considérer l’embauche d’un employé boomerang :
- 56% des professionnels RH et 51% des managers accordent une priorité élevée ou très élevée aux candidats boomerang qui ont quitté l’entreprise en bons termes.
- 33% des professionnels RH et 38% des managers conviennent que la connaissance de la culture d’une entreprise – et la réduction des besoins en formation – sont les plus grands avantages de réembaucher d’anciens membres de l’équipe.
Comment un processus d’offboarding fluide peut-il améliorer la culture d’entreprise ?
Un bon processus d’offboarding profite à la fois au membre de l’équipe qui part et à ceux qui restent, permettant au salarié qui part de partir en bons termes tout en maintenant la loyauté envers l’entreprise et l’engagement des employés.
Un offboarding amical ouvre également la porte aux “boomerang employees”. Cela montre que l’entreprise est si bonne qu’il vaut la peine d’y revenir.
Un processus d’offboarding complet qui tient compte du bien-être de tous les employés, ceux qui partent et ceux qui restent, peut conduire à une période de transition plus fluide pour tous et construire une culture d’entreprise qui incarne un esprit de bien-être dynamique.
Automatiser les processus d’offboarding avec les technologies RH
L’effort nécessaire pour mener à bien un processus d’offboarding avec succès ne doit pas être sous-estimé. Les technologies RH peuvent aider à organiser et à rationaliser l’ensemble du processus de départ en :
- Créant un processus d’offboarding cohérent
- S’assurant que la personne qui part a une expérience de départ positive
- Offrant des rappels, des organigrammes et des listes de vérification pour s’assurer que toutes les tâches de transfert nécessaires sont effectuées
- Fournissant un script d’entretien de départ
- Automatisant des procédures spécifiques d’offboarding (certains programmes peuvent automatiquement envoyer des documents tels que des récapitulatifs de salaire final)
Note: This article has been translated into French while retaining the core message and style of the original content.
