Le processus de maîtrise des modifications est essentiel pour garder le contrôle du contenu et de la portée de votre projet. Vous devez communiquer efficacement avec les différentes parties prenantes telles que les demandeurs de modifications, les membres de l’équipe projet chargés d’étudier les changements et les donneurs d’ordre.
Schéma de processus de maîtrise des modifications
Pourquoi l’utiliser ?
Objectif
- Structurer les activités visant à maîtriser la portée, le budget et les délais du projet dès le début.
- Définir une instance unique pour recueillir les demandes de modifications.
- Centraliser les décisions du chef de projet pour assurer la cohérence du projet, quel que soit le nombre de modifications apportées.
- Séparer les modifications relevant uniquement du chef de projet de celles nécessitant l’approbation du donneur d’ordre et des ajustements financiers.
- Optimiser le traitement des modifications en les regroupant pour bénéficier de synergies.
Contexte
Le processus de maîtrise des modifications utilise les formulaires de demande de modification et d’ordre de modification déjà décrits. Il est mis en place dès le début du projet et doit s’aligner sur les pratiques de gestion de l’organisation. Il est essentiel de maintenir une homogénéité des pratiques entre les différentes équipes projet afin de faciliter la mise en œuvre du processus.
Comment l’utiliser ?
Étapes
- Adapter le processus en fonction de l’organisation et de la complexité du projet.
- Former les membres de l’équipe projet au processus et au concept de modification.
- Rappeler régulièrement, lors des réunions d’avancement, le fonctionnement du traitement des modifications.
- Surveiller les temps de traitement du processus pour veiller à sa fluidité et prévenir tout comportement d’évitement de la part des membres de l’équipe projet.
Méthodologie et conseils
- Il est possible d’outiller ce processus en utilisant une base de données ou un intranet.
- Le chef de projet doit animer le processus en en parlant régulièrement lors des réunions d’avancement et en maintenant un tableau de bord des modifications en cours et traitées.
- Les audits et les revues de projet peuvent également être utilisés pour vérifier l’efficacité de ce processus.
Comment être plus efficace ?
Les principes de gestion des modifications
- Une évolution se caractérise par un changement entre deux états tout en préservant la stabilité de ces états. En revanche, la réalisation progressive d’un dossier d’étude ou d’une note de calcul ne constitue pas une évolution. Une évolution entraîne un changement sur une caractéristique d’entrée validée.
- Les évolutions se classent en deux catégories : les amendements et les modifications. Les amendements sont des évolutions mineures n’affectant pas les caractéristiques du projet et ne nécessitant pas l’approbation du chef de projet. Les modifications, quant à elles, sont des opérations à caractère définitif qui doivent être approuvées par le chef de projet.
Les modifications identifiées doivent faire l’objet d’une demande. Il n’est pas nécessaire de rédiger une demande de modification lorsque les impacts prévus sont minimes.
Limiter la prise en compte des modifications
Outre les avantages attendus de la prise en compte des modifications, il existe souvent des inconvénients qui sont généralement négligés : désorganisation, altération des relations avec le donneur d’ordre, sentiment d’avoir travaillé pour rien, attente d’une éventuelle modification avant de traiter un point particulier, etc.
La décision de prendre en compte une modification doit tenir compte de ces inconvénients et garantir une amélioration globale du projet.
Il est également important de se rappeler que certaines modifications sont optionnelles.
Rendre le processus incontournable
Afin de garantir que chaque modification soit bien prise en compte dans ce processus, il est essentiel de le faire vivre en respectant certaines règles :
- Aucune demande de modification n’est négligeable. Les demandes non pertinentes sont éliminées dès le début du processus, avec un impact minime.
- Les écarts par rapport aux données de référence ne sont acceptés que s’ils sont justifiés par un ordre de modification approuvé.
- Chaque demande de modification doit systématiquement passer par le processus et donner lieu à une communication sur la décision prise.
Ainsi, avec ces règles de vie sécurisantes, le processus de maîtrise des modifications devient incontournable pour assurer le succès de votre projet.
