Créer un processus d’intégration qui répond à tous les critères mentionnés précédemment et qui convient parfaitement à votre organisation peut être un véritable défi, surtout pour un service des ressources humaines déjà occupé par une multitude de tâches quotidiennes. Les étapes suivantes peuvent vous aider à créer un processus d’intégration adapté aux besoins de votre entreprise et à vos employés actuels et futurs.
1. Envisagez d’Investir dans un Logiciel RH avec des Fonctionnalités d’Intégration
L’intégration peut être réalisée manuellement, mais de nombreux services des ressources humaines ont constaté qu’elle est beaucoup plus facile après l’adoption d’un logiciel d’intégration qui automatise les étapes et regroupe les éléments importants dans un emplacement centralisé. Un logiciel d’intégration peut réduire la charge de travail du personnel des ressources humaines et offrir une expérience engageante et optimisée aux nouveaux employés. Il existe de nombreuses options en matière de logiciels d’intégration, alors assurez-vous de passer en revue vos choix et de choisir celui qui conviendra le mieux à votre équipe.
2. Déterminez la Durée du Processus d’Intégration
La première étape de l’intégration concerne la paperasserie et l’administration, l’introduction sur le lieu de travail, ainsi que la formation et la période d’orientation. Vous devez déterminer comment la formation sera dispensée (modules, tutorat, etc.) et combien de temps durera l’orientation de l’employé, en fonction de ses performances, avant le premier jour. Après l’orientation, l’employé devrait avoir une compréhension ferme de son rôle et savoir comment l’accomplir avec un minimum d’aide. Cela dit, l’intégration ne doit pas se terminer après l’orientation initiale.
Les besoins de chaque organisation sont différents, mais en général, l’intégration d’un nouveau employé devrait durer au moins six mois et idéalement se poursuivre pendant la première année. Les points de contrôle, le suivi des performances et l’évaluation continue des progrès de l’employé sont tout aussi, voire plus, importants que la paperasserie initiale et la période d’orientation. Certains experts suggèrent qu’il est bon de suivre régulièrement les nouveaux employés pendant la première année de leur emploi pour s’assurer qu’ils s’intègrent bien.
3. Structurez le Processus de Pré-intégration
Il y a généralement un délai entre l’acceptation d’une offre d’emploi et la date de début de l’employé. Avec une bonne planification, ce temps peut être consacré à la réalisation des tâches administratives nécessaires, de sorte que plus de temps puisse être consacré aux tâches en personne une fois que l’emploi commence. Établir une liste définie de tâches et de paperasserie à accomplir avant le premier jour peut aider à rendre cette première journée moins stressante et chaotique pour l’employé. Il peut être utile d’avoir une checklist d’intégration à consulter lors de l’attribution de ces tâches à votre nouvel employé.
De plus, assurez-vous de communiquer les instructions du premier jour à votre nouvel employé pendant la période de pré-intégration. Gagnez du temps en ayant un e-mail concis préformulé avec les dates, les heures, les lieux et les coordonnées, ainsi que des instructions sur ce qu’il faut apporter et comment s’habiller. Informez-les de ce à quoi ils peuvent s’attendre lorsqu’ils se présenteront sans les submerger d’informations. Envoyer cet e-mail avec les tâches et la paperasserie nécessaires donnera aux nouveaux employés le temps de poser des questions ou de faire part de leurs préoccupations.
Il est également conseillé d’informer l’équipe existante de l’arrivée du nouveau membre avant son arrivée. Les employés actuels devront également s’adapter à l’arrivée de la nouvelle recrue, il est donc utile de leur fournir des informations préalables sur le rôle et l’intégration de leur nouveau collègue. Les types de personnalité qui trouvent difficile de travailler avec quelqu’un de nouveau dans leur routine sont plus susceptibles d’accueillir le nouvel employé à bras ouverts s’ils ont été suffisamment préparés à son arrivée.
4. Premier Jour
Peu importe à quel point un candidat est bien préparé, nous pouvons à peu près garantir qu’au premier jour, il ressentira un mélange sain d’excitation et de stress. Votre travail devrait consister à le mettre plus à l’aise et à faciliter son adaptation à son nouvel environnement physique et social. Cela aidera vos nouveaux employés à se concentrer davantage sur leur formation future.
Idéalement, la plupart des tâches administratives pour le nouvel employé auront été effectuées pendant la période de pré-intégration, de sorte que le premier jour de l’employé puisse être un événement amusant et relaxant. Rien n’est pire que d’arriver à un nouvel emploi et de devoir immédiatement se plonger dans des présentations PowerPoint ennuyeuses ou remplir de la documentation fiscale. S’il y a un peu de paperasserie supplémentaire nécessaire à compléter, elle devrait être préparée à l’avance et aussi courte que possible.
Fournir un dossier de bienvenue à l’employé contenant le manuel de l’employé, des informations sur les avantages, les politiques et les procédures, les attentes concernant la technologie, etc. est un bon moyen de leur fournir les informations nécessaires sans les accabler de paperasserie. Ce dossier peut également inclure leur emploi du temps d’orientation et une checklist d’orientation pour qu’ils sachent à quoi s’attendre dans les semaines à venir.
Pendant le premier jour, concentrez-vous sur la visite guidée des locaux de travail de l’employé, fournissez-leur l’équipement et les codes d’accès nécessaires et apprenez à les connaître en tant que personne. Présentez-les à leur équipe et à leur responsable, faites-leur visiter les lieux, aidez-les à installer leur bureau/espace de travail et demandez-leur s’ils ont des questions. Faire de votre mieux pour faciliter l’intégration du nouvel employé avec vos employés actuels contribuera grandement à la création d’une équipe collaborative et solidaire.
5. Définition du Poste, Fixation des Objectifs, Indicateurs de Performance et Culture de Travail
Au cours de la première semaine, il est important de transmettre les descriptions de poste, les attentes, les objectifs de performance, les indicateurs suivis et la culture de travail à votre nouvel employé. Ce faisant, vous lui fournirez une clarté et une confiance dans ce qu’il fait et réduirez la confusion et le stress.
Les attentes liées à leur poste doivent être clairement définies, sans équivoque et mises par écrit. Les employés doivent avoir la possibilité de clarifier et de poser des questions sur leur rôle. Les objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporellement définis) et les employés doivent savoir comment et quand ils seront évalués. La culture de travail doit être expliquée, mais aussi reflétée dans les actions des autres employés.
Détailler ouvertement ces attentes au cours des premiers jours d’emploi montre aux employés que votre entreprise est ouverte, honnête et sait ce qu’elle représente.
6. Points de Contrôle Réguliers
Décider à quelle fréquence vous allez rencontrer votre nouvel employé et respecter ce plan est une composante essentielle d’un processus d’intégration complet. Les retours d’information et le soutien continu aux nouveaux employés sont essentiels et doivent être inclus dans tous les programmes d’intégration.
Vous pouvez utiliser des critères préétablis pour évaluer les performances et planifier régulièrement des réunions individuelles avec les nouveaux employés afin de discuter de leur progression et de répondre à leurs questions et préoccupations. Cela vous donnera un aperçu précieux de la performance de cet employé et de ce que vous pouvez attendre de lui à l’avenir. Un soutien et des retours d’information continus tout au long de la première année peuvent également contribuer à améliorer la fidélisation et la satisfaction au travail des nouveaux employés. Les employés qui sentent que leurs responsables se soucient de leur bien-être et s’investissent dans leur développement sont plus susceptibles d’être productifs et de rester dans l’entreprise.
7. Apporter des Révisions et des Améliorations au Besoin
Tous les plans d’intégration ne seront pas parfaits, surtout s’il s’agit de la première expérience d’intégration de votre entreprise ou si vous essayez un nouveau processus ou logiciel. Suivez ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et ajustez votre stratégie en conséquence. Certains services des ressources humaines peuvent constater que leur plan doit varier en fonction de la personnalité de l’employé, tandis que d’autres peuvent découvrir qu’un processus standard fonctionne mieux. Les deux stratégies sont légitimes. À la fin de la journée, faites ce qui convient le mieux à votre organisation et n’ayez pas peur de faire des changements pour le bénéfice de tous.
Conclusion
La mise en place d’un processus d’intégration efficace est essentielle pour accueillir et former de nouveaux employés avec succès. Suivez les étapes décrites dans cet article pour créer un processus d’intégration adapté aux besoins de votre entreprise. N’oubliez pas d’apporter des ajustements en fonction des besoins individuels et de recueillir des commentaires réguliers pour améliorer continuellement le processus. N’oubliez pas de prendre soin de vos employés et de leur offrir un soutien constant tout au long de leur première année pour favoriser leur intégration, leur satisfaction et leur succès professionnel.
