Le procès-verbal d’assemblée générale d’une association a une grande importance. Rédigé lors d’une réunion, il remplit plusieurs fonctions essentielles :
- Il constitue une preuve en cas de litige ;
- Il permet à l’association de mieux orienter ses actions et d’anticiper ses besoins ;
- Il informe fidèlement les associés absents lors de l’assemblée.
Pour remplir ces fonctions, le procès-verbal doit être clair, précis et compréhensible, et contenir certaines mentions obligatoires.
Quand faut-il établir un procès-verbal d’assemblée générale d’une association ?
Le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association est élaboré lors de cette assemblée. On distingue deux types d’assemblées générales :
L’assemblée générale ordinaire (AGO)
L’AGO est convoquée pour prendre des décisions relatives au fonctionnement de l’association. Elle est sanctionnée par un procès-verbal d’assemblée générale ordinaire.
L’assemblée générale extraordinaire (AGE)
L’AGE concerne des décisions exceptionnelles telles que la dissolution de l’association, l’élection d’un nouveau président ou le changement de bureau. Contrairement à l’AGO, elle a lieu de façon exceptionnelle.
Que ce soit pour une AGO ou une AGE, l’association est tenue de prendre en compte l’avis de ses membres lors des assemblées générales.
Le PV d’assemblée générale, est-il obligatoire ?
Bien qu’aucune disposition n’impose l’établissement d’un PV d’assemblée générale, il est obligatoire pour certaines formes d’associations, notamment celles qui sont reconnues d’utilité publique, soumises à l’impôt sur les sociétés ou bénéficiaires d’emprunt.
Même si ce n’est pas obligatoire, il est fortement recommandé aux associations loi 1901 d’établir un procès-verbal de leur assemblée générale, car il permet d’enregistrer les décisions prises.
Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale d’une association
Le législateur définit clairement les mentions obligatoires sur le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association :
- L’identification de l’association : sa dénomination, son sigle et son siège ;
- L’organe qui délibère : le bureau de l’association, le conseil d’administration, etc. ;
- Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
- L’ordre du jour : les sujets débattus pendant la réunion ;
- Le nom et la qualité des membres présents ;
- Le nom des personnes absentes, mais représentées par un mandataire ;
- Le nom du président de l’association et du secrétaire de l’assemblée générale ;
- Le résumé des points abordés, les positions des associés et les incidents survenus ;
- Les résolutions soumises au vote ;
- Le résultat des votes ;
- L’heure de clôture de l’assemblée générale ;
- Le nom et la qualité des personnes signataires du procès-verbal.
Le procès-verbal peut également être accompagné de copies des documents soumis à l’avis des participants, ainsi que d’un document compilant les avis, interventions et discussions secondaires.
Il est crucial de bien rédiger un PV d’assemblée générale d’une association, car un document mal rédigé peut entraîner l’annulation des décisions prises et des contestations. De plus, pour avoir une valeur probante, le PV doit être signé.
Qui doit rédiger et signer le PV d’assemblée générale d’une association ?
Le PV d’assemblée générale d’une association doit être rédigé par un rapporteur désigné lors de l’assemblée, généralement le secrétaire de l’association. Les statuts juridiques de l’association déterminent les signataires du PV. Dans le cas des associations reconnues d’utilité publique, les signataires sont obligatoirement le président et le secrétaire de l’association. En leur absence, d’autres membres de rang équivalent peuvent signer le PV.
Une fois rédigé, complété et signé, le PV doit être classé et archivé, et mis en libre accès pour les membres de l’association. Il peut être conservé dans un registre dédié.
Le PV d’assemblée générale d’une association a une valeur juridique en cas de litige, à condition qu’il soit rédigé conformément aux exigences légales, numéroté et signé.
En cas de litige, le PV permet de prévenir les conflits et de servir de preuve. Il facilite le suivi des sujets abordés, informe les membres absents, et atteste du bon fonctionnement de l’association.
Pour rédiger un PV d’assemblée générale d’une association, il est possible de trouver des modèles sur Internet, mais il est préférable de les adapter aux spécificités de son association. Il est également recommandé de faire appel à des professionnels tels que des avocats pour garantir la conformité du PV aux exigences légales.
En conclusion, un procès-verbal d’assemblée générale d’une association est un document essentiel qui permet de consigner les décisions prises, d’orienter les actions futures de l’association et de prévenir les litiges. Sa rédaction rigoureuse et sa valeur juridique en font un élément clé de la vie associative.
