L’utilisation de votre véhicule personnel lors de vos déplacements professionnels vous donne droit au remboursement des frais kilométriques par votre employeur. Cependant, il existe certaines conditions et normes strictes à respecter. Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur le sujet.
Remboursement des frais kilométriques par l’employeur
Qu’est-ce que les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par les salariés et dirigeants lors de l’utilisation de leur véhicule personnel pour des missions professionnelles. Ces dépenses comprennent le carburant, l’usure du véhicule, l’assurance, etc.
Conditions pour bénéficier de l’indemnité kilométrique
Pour pouvoir prétendre au remboursement des frais kilométriques, certaines conditions doivent être remplies. Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise, le salarié doit justifier ses déplacements et ceux-ci doivent être effectués dans le cadre professionnel.
Indemnisation des trajets domicile-travail
En général, les trajets domicile-travail ne sont pas remboursés en tant que frais professionnels. Cependant, dans certains cas, lorsque le salarié est contraint de prendre son véhicule personnel en raison de problèmes d’horaires ou de transports en commun inadaptés, il peut prétendre à une indemnisation.
Frais réels ou indemnité kilométrique forfaitaire ?
Lorsque vous déclarez vos frais kilométriques, vous avez le choix entre deux options : les frais réels ou l’indemnité kilométrique forfaitaire.
Les frais réels
Les frais réels correspondent aux dépenses exactes que vous avez engagées pour vos déplacements professionnels. L’administration fiscale vous accorde automatiquement une déduction forfaitaire de 10% sur vos revenus imposables. Si vos dépenses sont supérieures à cette déduction, vous pouvez déduire les frais kilométriques réellement engagés en utilisant le barème fiscal.
L’indemnité kilométrique forfaitaire
L’indemnité kilométrique forfaitaire est une somme forfaitaire calculée en fonction du nombre de kilomètres parcourus. Elle couvre les dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule lors de vos déplacements professionnels, telles que l’usure du véhicule, l’assurance et le carburant.
Barème de frais kilométriques 2023
Chaque année, l’administration fiscale publie un barème des indemnités kilométriques pour calculer vos frais kilométriques. Ce barème tient compte de la puissance fiscale de votre véhicule et des tarifs du carburant. Il est important de tenir compte de ce barème pour éviter tout redressement fiscal.
Remboursement des frais kilométriques hors voitures
Outre les remboursements pour les déplacements en voiture, il existe également des possibilités de remboursement pour d’autres moyens de transport.
Remboursement des trajets à vélo
Depuis 2016, il est possible de se faire rembourser les frais kilométriques pour les déplacements à vélo. Cependant, depuis la loi d’orientation des mobilités de 2020, un forfait mobilités douces a été mis en place pour promouvoir les moyens de transport propres et peu coûteux. Ce forfait peut également s’appliquer aux trajets en trottinette ou en covoiturage.
Remboursement des trajets en trottinette
Les trottinettes électriques en location ou en libre-service peuvent bénéficier du forfait mobilités douces, tout comme les scooters en libre-service.
Remboursement des trajets en covoiturage
Le covoiturage est également considéré comme une solution de mobilité douce et peut être pris en charge par le forfait mobilités douces.
Simplifiez votre gestion des frais kilométriques avec N2F
La gestion des frais kilométriques peut être fastidieuse et représenter une charge administrative importante. Pour simplifier cette tâche, vous pouvez utiliser l’application N2F. Cette application complète intègre un module Google Maps pour calculer automatiquement la distance parcourue et le montant des frais kilométriques. Elle vous permet également de sauvegarder vos trajets favoris et de personnaliser les paramètres de votre véhicule.
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