Le sourcing est une étape cruciale pour les acheteurs. Mais qu’est-ce que cela signifie exactement ? Pour les acheteurs, le sourcing consiste à entrer en contact avec un panel de fournisseurs potentiels afin d’évaluer leur intention d’achat. En analysant les réponses obtenues, l’acheteur peut ajuster sa stratégie d’achat avant même de lancer un appel d’offres. Il est donc primordial de prévoir et d’anticiper cette étape.
Le sourcing du point de vue des fournisseurs
Le sourcing permet aux fournisseurs d’être informés des intentions d’achat. Ils ont ainsi l’opportunité de se faire connaître auprès de l’acheteur et de valoriser leur expertise.
Les avantages du sourcing
Le sourcing permet aux acheteurs d’identifier les fournisseurs capables de répondre à leurs besoins. Grâce à un dialogue établi avec les fournisseurs, l’acheteur peut effectuer une étude de marché complète et ajuster les éléments de la future consultation si nécessaire, tels que le cahier des charges, l’allotissement, les exigences en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE) et l’analyse des risques.
Première étape du sourcing : Identifier les fournisseurs à interroger
Cette étape est souvent longue et délicate. Il est nécessaire de qualifier le fichier obtenu afin de partir sur de bonnes bases, en recueillant les noms et coordonnées des personnes qui recevront l’invitation à participer au sourcing. Les fédérations professionnelles, les chambres de commerce ainsi que les contacts spontanés ou les rencontres lors de salons professionnels sont des sources d’informations fiables pour cette étape. Le benchmarking auprès d’autres acheteurs est également une source d’information pertinente.
Deuxième étape du sourcing : Définir les modalités d’échange avec les fournisseurs interrogés
En fonction du nombre de fournisseurs à interroger, de l’importance du marché futur et du délai imparti pour réaliser le sourcing, plusieurs solutions sont possibles, comme les interviews par téléphone, les entretiens en personne ou l’envoi de questionnaires par email. Dans tous les cas, une traçabilité écrite est nécessaire. De plus, l’acheteur doit définir dès cette étape les acteurs internes qui seront associés au sourcing, tels que les prescripteurs et les juristes.
Troisième étape du sourcing : Définir le contenu du questionnaire
Le fournisseur questionné doit être présenté au préalable de manière simple et précise, en décrivant le projet d’achat dans sa globalité (délais, zones géographiques, contenu de la prestation, exigences techniques incontournables, etc.). Les informations fournies aux fournisseurs doivent être suffisamment précises pour qu’ils comprennent le contexte, sans toutefois leur donner un avantage concurrentiel. Ensuite, les questions sont définies pour collecter les données essentielles à l’analyse du marché et afin de mieux connaître les fournisseurs, leur savoir-faire et leur capacité.
Quatrième étape du sourcing : Organiser et planifier les échanges
Une invitation par email avec accusé de réception est généralement utilisée pour inviter les fournisseurs. En cas d’interview téléphonique ou d’entretien en personne, il est important de préciser les limites de l’échange et de se concentrer sur le besoin exprimé plutôt que sur une présentation commerciale. Dans le cas de l’envoi d’un questionnaire par email, un délai de réponse doit être fixé et des relances doivent être effectuées régulièrement pour obtenir les réponses nécessaires.
Cinquième étape du sourcing : Analyser les résultats
Une analyse et une synthèse des réponses obtenues permettent de formuler des propositions pertinentes pour le futur appel d’offres. Ces propositions permettront de couvrir les risques qui auront été identifiés. Il est important de noter qu’un approfondissement de certaines réponses pourra être nécessaire, en particulier dans le cas d’un questionnaire.
Règle à respecter impérativement lors du sourcing
L’acheteur doit veiller à respecter et à faire respecter la confidentialité des échanges, que ce soit concernant la liste des fournisseurs questionnés, le contenu des échanges ou les résultats du sourcing. En bref, il faut garder le secret ! Il est également recommandé de faire signer des engagements de confidentialité tant en interne qu’en externe.
Et pour les fournisseurs ?
Depuis l’augmentation du seuil de passation des appels d’offres sur les marchés publics à 40 000 €, les fournisseurs doivent s’organiser davantage pour participer à cette démarche. Des plateformes d’échanges informatiques sont mises en place pour faciliter le sourcing. Un guide du sourcing destiné aux acheteurs publics est également disponible depuis 2019, constituant une bonne base de travail.
Si vous souhaitez gagner du temps et être efficace dans vos démarches de sourcing, faites appel à mes services ! Prenez rendez-vous en ligne pour bénéficier d’une consultation téléphonique gratuite de 30 minutes.
