Le Lean management est bien plus qu’une simple méthode ou boîte à outils. C’est le nouveau mode de management adopté par les entreprises les plus performantes du XXIe siècle. De Toyota à Mc Donald’s en passant par les établissements de santé, tous reconnaissent l’importance de cette approche révolutionnaire.
Tout comme nous cherchons à préserver nos ressources en matière de santé et d’environnement, l’entreprise doit également préserver ses ressources, notamment ses ressources humaines. Le Lean management consiste à supprimer les gaspillages afin de générer de la valeur, que ce soit sous forme pécuniaire ou de bien-être pour les parties prenantes.
Dans un monde concurrentiel, une entreprise ne peut plus se permettre de produire des gaspillages coûteux qui passent inaperçus, car inclus dans le prix de revient. Cependant, le Lean management est souvent mal utilisé, notamment dans le but de réduire le personnel ou de réorganiser sans raison valable. Ce genre d’approche nuit grandement à la compréhension réelle du Lean management.
Pour réussir à réduire les problèmes de gaspillages, il est crucial d’identifier les activités qui produisent plus de gaspillages que de valeur ajoutée pour le client. C’est là que le Value Stream Mapping (VSM) entre en jeu.
Qu’est-ce que le Value Stream Mapping ?
Le Value Stream Mapping ou Cartographie de la Chaîne de Valeurs est un outil visuel permettant de recenser toutes les activités réalisées dans le processus de production. Il distingue les activités à valeur ajoutée (VA) des activités à non valeur ajoutée (NVA).
La VSM permet de représenter de manière fluide l’ensemble du flux d’activités, qu’il s’agisse du flux de clients, d’informations, de pièces ou de soins. Elle est souvent confondue avec le processus, qui est une représentation statique. Cette confusion est importante à éviter.
Quand faut-il utiliser le Value Stream Mapping ?
Il est essentiel d’utiliser le Value Stream Mapping lorsqu’il répond à une question spécifique, plutôt que de l’utiliser de manière générale ou par simple conformité. Par exemple, vous pourriez vous poser la question suivante : “Quelle est la part de valeur ajoutée et la part de non valeur ajoutée lorsqu’on facture un client ?” Cette question peut s’appliquer à toutes les activités.
Dans certains cas, les activités à non valeur ajoutée peuvent représenter jusqu’à deux tiers du temps consacré à l’activité en question.
Qui est concerné par le Value Stream Mapping ?
La construction d’un Value Stream Mapping doit impliquer tous les acteurs concernés par chaque phase de l’activité étudiée. Il s’agit d’un travail collaboratif animé par le responsable de l’activité, qui doit rester neutre et écouter les remarques des participants. Il est important de reconnaître que ce sont souvent les personnes qui réalisent l’activité qui sont les mieux placées pour en parler, quelle que soit leur niveau hiérarchique.
Comment procéder pour réaliser un Value Stream Mapping ?
Pour réaliser un Value Stream Mapping, vous aurez besoin d’un mur pouvant accueillir au moins 2 mètres de papier craft ou de feuilles de tableau collées côte à côte dans le sens de la longueur.
En commençant par la fin du processus (de droite à gauche), utilisez des Post-It pour représenter chaque étape de l’activité. Écrivez les noms des étapes sous forme de verbes d’action à l’infinitif.
Sous chaque étape, notez toutes les informations nécessaires à sa compréhension, telles que le nombre de personnes impliquées, le temps de réalisation, le temps d’attente, etc.
Il est également important de se demander quelle est la valeur ajoutée pour le client à chaque étape. Commencez donc par la valeur attendue par le client et remontez de droite à gauche, même si les flèches vont dans le sens inverse du flux. Vous constaterez que cette approche est pertinente.
Reliez chaque étape du processus par une flèche et indiquez éventuellement les temps d’attente entre les étapes.
Une fois ce schéma établi, demandez aux acteurs eux-mêmes de fournir le temps réellement passé à chaque étape. Cette étape permet d’identifier les temps morts, comme dans l’exemple où rien ne se passe pendant 1 jour et 4 heures. L’objectif est de réduire ces temps morts afin de mieux satisfaire le client.
Il est important de noter que certains temps morts sont inévitables en raison de contraintes de sécurité, de législation, de tests en cours, etc. Néanmoins, même ces temps nécessaires doivent faire l’objet d’une réflexion. Par exemple, l’investissement dans un logiciel performant pourrait permettre de gagner du temps, malgré le budget limité.
De nombreux autres symboles peuvent être utilisés pour représenter visuellement la nature de l’activité. Les fournisseurs sont généralement positionnés à gauche et les clients à droite. Le système d’information doit également apparaître au-dessus du milieu du schéma, relié par des flèches à chaque étape.
Il est recommandé de commencer avec une activité simple et de travailler avec des personnes volontaires et motivées.
En utilisant le Value Stream Mapping, vous pourrez identifier les gaspillages et améliorer vos activités pour mieux satisfaire vos clients. Alors, êtes-vous prêt à vous lancer dans la cartographie de votre chaîne de valeur ?
