L’enregistrement comptable d’un abonnement

L’enregistrement comptable d’un abonnement permet de répartir une charge ou un produit récurrent tout au long de l’exercice comptable. Conformément au Plan Comptable Général, cette méthode diffère de la comptabilisation habituelle des factures en comptabilité d’engagement. Découvrez comment effectuer cette opération de manière simple et efficace.

Qu’est-ce qu’un abonnement en comptabilité ?

Certains produits et certaines charges, dont les montants sont connus d’avance, font l’objet d’une facturation semestrielle ou annuelle. Cependant, pour une gestion optimale et une analyse précise des coûts et des recettes, un chef d’entreprise a besoin de disposer de situations intermédiaires régulières. Généralement, elles sont établies de manière mensuelle, trimestrielle ou semestrielle.

Le dirigeant a la possibilité de répartir les charges et les produits de manière extra-comptable dans un tableau si cela lui convient. Toutefois, la réglementation comptable autorise, sur option, le recours à la méthode de l’abonnement des charges et des produits.

Cette technique permet d’étaler les charges et les produits de manière équitable entre les différentes périodes comptables. Elle offre plusieurs avantages, notamment :

• Obtenir un résultat fidèle à la réalité économique ;
• Contrôler, examiner et comparer l’évolution des charges et des produits d’une période à l’autre au cours de l’année comptable ;
• Respecter le principe d’indépendance des exercices comptables ;
• Faciliter le rapprochement entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique.

Quels sont les différents types d’abonnements ?

L’enregistrement comptable d’un abonnement s’applique principalement aux charges d’exploitation et de structure, telles que :

• Sous-traitance générale ;
• Redevances de crédit-bail ;
• Locations ;
• Charges locatives et de copropriété ;
• Entretien et réparations ;
• Primes d’assurances ;
• Rémunérations d’intermédiaires et honoraires ;
• Publicité, publications, relations publiques ;
• Impôts, taxes et versements assimilés ;
• Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires ;
• Jetons de présence ;
• Charges d’intérêts ;
• Dotations aux amortissements et aux provisions.

Pour les produits, l’enregistrement comptable d’un abonnement s’applique principalement aux comptes suivants :

• Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires ;
• Revenus des immeubles non affectés aux activités professionnelles ;
• Jetons de présence et rémunérations d’administrateurs, gérants, etc. ;
• Produits des participations ;
• Produits des autres immobilisations financières ;
• Revenus des valeurs mobilières de placement ;
• Quote-part des subventions d’investissement virée au résultat de l’exercice.

Comment procéder à l’enregistrement comptable d’un abonnement ?

L’enregistrement comptable d’un abonnement nécessite la saisie d’écritures comptables pour chaque période faisant l’objet d’une situation intermédiaire, ainsi que lors des travaux de clôture de l’exercice comptable.

Au cours de l’année comptable

Dès lors qu’une charge ou un produit concerne une période supérieure à celle des situations intermédiaires, l’entreprise doit procéder à l’enregistrement comptable d’un abonnement. A cet effet, le Plan Comptable Général (PCG) prévoit deux comptes de régularisation :

• Compte de répartition périodique des charges (4886) ;
• Compte de répartition périodique des produits (4887).

Le montant à comptabiliser dans ces comptes dépend de la période couverte par la facture et de la fréquence des situations intermédiaires. Par exemple, pour une facture annuelle de primes d’assurances, il convient de procéder à la saisie comptable suivante :

• 1/12ème en cas de situations mensuelles ;
• 1/4 en cas de situations trimestrielles ;
• 1/2 en cas de situations semestrielles.

Si la facture d’achat est disponible dès le début de l’exercice comptable, l’enregistrement comptable de l’abonnement se fait de la manière suivante :

• Débit du compte de charges correspondant pour la première période ;
• Débit du compte 4886 pour le solde ;
• Crédit du compte 401 “Fournisseurs”.

Dans le cas où l’entreprise reçoit la facture d’achat en cours d’année, elle enregistre les charges en avance pour chaque période de la manière suivante :

• Débit du compte de charges correspondant ;
• Crédit du compte 4886.

Ensuite, lorsque la facture d’achat est reçue, cela entraîne l’annulation du solde créditeur du compte 4886 et l’enregistrement des charges pour les périodes restantes. Voici l’écriture comptable correspondante :

• Débit du compte 4886 ;
• Débit du compte 44566 “TVA sur autres biens et services”, le cas échéant ;
• Crédit du compte 401 “Fournisseurs”, ou 512 “Banque” pour une comptabilité de trésorerie.

Il est fréquent que la facture finale ne corresponde pas exactement aux enregistrements comptables déjà effectués pour l’abonnement. Dans ce cas, le cabinet comptable dispose de deux options :

1. Conserver le même montant pour les périodes restantes et l’ajuster à la clôture de l’exercice ;
2. Modifier le montant de l’enregistrement comptable de l’abonnement afin de le répartir équitablement sur les périodes futures.

À la clôture de l’exercice

La clôture de l’exercice comptable implique la réalisation des travaux d’inventaire comptables. Conformément au principe comptable de rattachement des charges et des produits à l’exercice qui les concernent, certains comptes doivent faire l’objet d’un ajustement.

C’est notamment le cas des comptes 4886 et 4887 qui sont des comptes de transfert. Par conséquent, ils doivent obligatoirement être soldés pour l’établissement du bilan comptable.

Par ailleurs, si les charges ou les produits concernent en partie l’exercice suivant, l’enregistrement comptable de l’abonnement donne lieu à la saisie de charges ou de produits constatés d’avance dans le journal comptable. Voici l’écriture comptable à passer pour la quote-part relative à l’année N+1 dans le cas d’une charge :

• Débit du compte 486 “Charges constatées d’avance” ;
• Crédit du compte 4886 “Compte de répartition périodique des charges”.

Exemple de comptabilisation d’un abonnement

Prenons l’exemple de l’entreprise Durand S.A.S. qui commence son exercice comptable le 1er janvier N et le clôture le 31 décembre N. Elle souhaite établir des situations intermédiaires mensuelles au cours de l’année N.

Pour ce faire, elle estime que son loyer pour l’année N s’élèvera à 48 000 euros en se basant sur son contrat de bail. Ainsi, le montant de la charge abonnée sera de 4 000 euros par mois (48 000/12). Chaque clôture mensuelle nécessitera donc la comptabilisation d’une charge de 4 000 euros de la manière suivante :

• Débit du compte 613 “Locations” ;
• Crédit du compte 4886 “Compte de répartition périodique des charges”.

De plus, Durand S.A.S. effectue le paiement de son loyer trimestriellement auprès de son bailleur commercial. Cela entraîne la comptabilisation suivante à chaque règlement :

• Débit du compte 4886 “Compte de répartition périodique des charges” pour 12 000 euros ;
• Crédit du compte 512 “Banque” pour 12 000 euros.

En septembre N, la société Durand S.A.S. reçoit un courrier de son propriétaire l’informant de la révision du loyer commercial à partir du 1er octobre. Le nouveau montant sera de 51 000 euros par an. Le comptable décide de répercuter cette augmentation dans les situations intermédiaires et passe les écritures suivantes pour les trois derniers mois de l’année :

• Débit du compte 613 “Locations” pour 4 250 euros ;
• Crédit du compte 4886 “Compte de répartition périodique des charges”.

À la clôture de l’exercice, le compte de résultat affiche une charge de 48 750 euros pour les locations, et le compte 4886 est soldé.