Un logiciel de GED est un outil essentiel pour la gestion efficace des documents au sein d’une entreprise. Il permet de stocker, classer et retrouver rapidement les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Il existe une variété de logiciels de GED sur le marché, offrant des fonctionnalités diverses. Il est donc crucial de choisir le logiciel de GED qui convient le mieux à vos besoins.
Pourquoi utiliser un logiciel de GED ?
L’utilisation d’un logiciel de GED présente de nombreux avantages. Ces logiciels vous permettent de gagner du temps et d’améliorer l’organisation des documents au sein de votre entreprise. Voici quelques raisons clés d’utiliser un logiciel de GED :
- Stockage sécurisé et organisé des documents
- Recherche facile des documents grâce à des outils de recherche performants
- Partage des documents en interne ou avec des partenaires extérieurs
- Gestion précise des droits d’accès aux documents
- Traitement automatisé des documents grâce à des outils de gestion des workflows
- Signature électronique des documents grâce à la gestion électronique des signatures
Zeendoc : Le meilleur logiciel de GED en France
Zeendoc est un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) en mode SaaS considéré comme le meilleur en France. Il offre aux entreprises de toutes tailles une solution complète pour dématérialiser leurs fichiers, archiver leurs dossiers et automatiser leurs processus métiers. En quelques clics, toutes les données sont accessibles en temps réel, où que vous soyez, ce qui permet de gagner un temps précieux dans votre travail quotidien.
Ce qui distingue Zeendoc, c’est son analyse et sa classification automatique des documents, qui permettent une organisation rapide des fichiers électroniques et une réponse rapide aux interlocuteurs sur le contenu des dossiers. De plus, Zeendoc est disponible sur plusieurs supports, tels que les ordinateurs, les tablettes ou même les smartphones, ce qui en fait une application pratique pour une utilisation en déplacement.
La sécurité des données est un aspect crucial de la gestion électronique des documents, et Zeendoc offre des solutions de sécurité avancées pour protéger les informations stockées. Les données sont accessibles tout en étant contrôlées et cryptées, minimisant ainsi le risque de violation des données d’entreprise.
Que votre entreprise soit une collectivité, une entreprise de transport, de logistique, de BTP, une profession réglementée, une entreprise immobilière, de e-commerce ou un professionnel de santé, Zeendoc offre une interface intuitive et personnalisable qui répondra aux spécificités de votre entreprise. C’est une solution complète, sécurisée et facile à utiliser, idéale pour les TPE et PME qui cherchent à optimiser leur temps et faire des économies.
Optimisez la gestion documentaire de votre entreprise grâce à Zeendoc, un logiciel de gestion électronique de documents dans le cloud qui offre des solutions personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Microsoft SharePoint by Alma : Une plateforme complète de GED
Microsoft SharePoint est une plateforme de gestion électronique de documents (GED) offrant une large gamme de fonctionnalités pour faciliter la collaboration, la gestion et la diffusion de l’information au sein des organisations.
SharePoint permet de stocker, d’organiser et de sécuriser les documents numériques, offrant un accès facile et rapide aux utilisateurs autorisés. Parmi les fonctionnalités clés de SharePoint, on retrouve la recherche avancée, la gestion des métadonnées, la co-édition, l’utilisation de modèles, la gestion des versions, la gestion des droits d’accès, la création d’espaces documentaires ainsi que le travail en mode projet, les workflows personnalisables et l’intégration avec d’autres applications Microsoft.
Alma est le partenaire idéal pour vous accompagner dans votre projet de GED sur SharePoint. Avec 10 ans d’expérience auprès des entreprises françaises, Alma propose une expertise, une écoute et une flexibilité pour vous proposer des solutions sur mesure afin d’optimiser la gestion documentaire au sein de votre entreprise. De plus, Alma dispose d’un centre de formation certifié Qualiopi pour renforcer les compétences sur SharePoint et bénéficier d’une prise en charge par votre OPCO.
Deltic : La gestion électronique des documents simplifiée
Deltic est un logiciel de gestion électronique des documents spécialement conçu pour les entreprises souhaitant dématérialiser leurs processus de gestion clients et fournisseurs. Simple, ergonomique et intuitif, il offre une solution 100% sécurisée pour dématérialiser et stocker tous les types de documents tels que les factures, bons de livraison, bons de commande, etc.
Deltic est flexible et entièrement personnalisable pour répondre aux exigences spécifiques de chaque processus et domaine d’activité. Il propose de nombreuses fonctionnalités et permet également de synchroniser les informations avec d’autres logiciels tels qu’un ERP, un logiciel de comptabilité ou un logiciel de paie grâce à l’intelligence artificielle. Il facilite la gestion des documents en les récupérant, les automatisant et les archivant avec une valeur juridique équivalente à celle d’un document papier. L’utilisation de la solution SaaS de Deltic présente de nombreux avantages pour les entreprises, tels que des gains de temps, des économies budgétaires, une augmentation de la productivité, une optimisation des flux de travail et une réduction de l’utilisation du papier. De plus, une équipe de support technique réactive est disponible 5 jours sur 7 pour répondre à toutes les demandes.
DocuWare : Pour une transformation numérique réussie
DocuWare facilite la transformation numérique de votre entreprise. Cette solution de gestion documentaire (GED) se concentre sur la dématérialisation des documents, l’automatisation des processus métier (achats, RH, ventes, qualité, etc.) et la gestion de l’ensemble des contenus et flux de travail de l’entreprise. DocuWare propose des solutions cloud pour automatiser les workflows, ce qui permet de réduire les erreurs de traitement des contenus et d’automatiser les tâches répétitives. Il offre également une grande efficacité et flexibilité grâce à son intégration avec de nombreux autres outils tels que les ERP, CRM, messageries, etc. DocuWare permet également une gestion optimale des factures entrantes de l’entreprise, tout en respectant les normes de conformité et le RGPD.
PandaDoc : Simplifiez la gestion documentaire
PandaDoc est un logiciel de gestion électronique des documents qui facilite la conception, la modification et la signature de documents numériques. La rapidité et l’efficacité du processus de travail sont au cœur de cet outil, garantissant ainsi une productivité optimale.
PandaDoc propose une dématérialisation de la gestion électronique des documents grâce à l’approbation de la signature électronique. Cette procédure légale est simple et fiable, et peut même être effectuée depuis votre téléphone portable. L’intégration de ce mécanisme dans la gestion des flux de travail permet d’accélérer les procédures.
De plus, PandaDoc facilite la gestion d’un workflow documentaire en offrant une interface intuitive pour la création de propositions, devis et contrats dans une seule interface conviviale. En bref, c’est un logiciel d’automatisation du document.
Alfresco : Une gestion de contenu sécurisée
Alfresco est un logiciel de gestion de contenu sécurisé qui propose des solutions innovantes pour renforcer la protection des informations dans les documents. Une bonne gestion des données importantes permet à la fois d’optimiser la productivité et de garantir une expérience client réussie.
L’utilisation de cet outil est possible à tout moment, sur tous les appareils que vous disposez. L’ECM (Enterprise Content Management) basé sur le cloud d’Alfresco vous permet d’effectuer diverses activités, ce qui accélère le processus de traitement des contenus et réduit les coûts d’exploitation de l’entreprise. Alfresco favorise également le travail d’équipe en proposant des options intéressantes, comme la simplification de l’accès aux contenus.
Oodrive : Une plateforme simple et sécurisée
Oodrive est une plateforme de gestion des documents simple et sécurisée. Elle permet la centralisation des informations dans une interface unique, en garantissant également la modification sereine des contenus. De plus, les fichiers sensibles sont fortement protégés par Oodrive.
Le partage de documents se fait à partir d’un espace de travail personnalisé, garantissant ainsi un transfert de fichiers sécurisé et sans limite de taille. Oodrive favorise la collaboration en permettant le partage avec le personnel de l’entreprise ou les partenaires. C’est un outil collaboratif qui vise à optimiser le travail en équipe.
Nuxeo : Des solutions adaptées aux évolutions technologiques
Nuxeo propose la création d’applications de gestion de contenus, une véritable solution numérique qui apporte un processus innovant. Cette plateforme renforce les expériences clients de l’entreprise et permet une bonne gestion des contenus de la société. Les solutions proposées par Nuxeo permettent de faire face aux défis des évolutions technologiques et reposent sur des informations essentielles, offrant des solutions pragmatiques adaptées à vos besoins. Les services cloud de Nuxeo sont également très intéressants, notamment avec leur modèle SaaS simple et efficace.
Huddle : Une collaboration documentaire en ligne
Huddle est un logiciel de collaboration documentaire en ligne conçu principalement pour les télétravailleurs, mais également ouvert aux clients qui souhaitent accéder à l’information. Il permet également le travail en équipe sur une plateforme dédiée.
Huddle propose une solution de portail qui permet aux clients et partenaires de participer aux réunions, grâce à un espace de travail partagé pour tous les interlocuteurs. Huddle rassemble tous les participants en un seul endroit, leur permettant de gérer les contenus importants, de les modifier, de les réviser, et de mener des approbations et des discussions sur les informations partagées. Les avantages d’utiliser Huddle sont donc un télétravail fluide et un partage de contenus sécurisé.
M-files : Une gestion de contenus performante
La gestion de contenus par M-Files permet d’accroître la performance et la productivité des travailleurs. Le circuit du document se fait de manière constante et sécurisée, et le partage des contenus se fait instantanément et à la bonne personne.
M-Files permet également de travailler de manière transparente dans une expérience numérique. Une connexion automatique aux contenus importants est possible grâce à cet outil, offrant un accès à tout moment aux contrats, aux dossiers CRM et aux documents de projet. L’automatisation des tâches assure la continuité des activités et favorise des contenus cohérents et rationnels, réduisant ainsi les risques commerciaux. M-Files renforce également la collaboration de l’équipe grâce à son mécanisme de partage des documents.
Open Bee : La dématérialisation de la gestion des contenus
Open Bee est une plateforme de dématérialisation de la gestion des contenus d’une entreprise, offrant une transformation digitale de l’entreprise. Il permet aux dirigeants d’atteindre leurs objectifs et de réaliser des gains financiers en réduisant les tâches répétitives grâce à l’automatisation.
Open Bee permet de partager les informations au sein de l’entreprise ou à l’extérieur de l’organisation, en garantissant une réelle sécurité de ce processus. La collaboration en équipe est simplifiée grâce à la création d’un espace de travail privé, favorisant ainsi les échanges de contenus.
Qualios : La gestion documentaire et le contrôle du système d’informations
Qualios excelle dans la gestion des documents et le contrôle du système d’informations. Cette solution se présente sous forme de tableau de bord, de formulaires et d’indicateurs. L’interface claire de Qualios vous permet de suivre précisément votre workflow. Les outils performants de Qualios Doc et Qualios Manager permettent un pilotage efficace du système d’informations.
Avec Qualios, vous pouvez contrôler vos documents et suivre leur progression. Les formulaires de Qualios sont concis et clairs, et peuvent être personnalisés selon vos priorités. Les indicateurs instantanés vous aident à prendre les bonnes décisions concernant votre processus. Qualios met en avant ses services pour améliorer la productivité de votre entreprise.
Tilkee : Partagez vos documents en toute simplicité
Tilkee est un logiciel de GED qui facilite le partage des documents. Les maîtres mots de ce logiciel sont la simplicité, la sécurité et l’intelligence, englobant ainsi tous les avantages d’un outil de gestion de documents.
Avec Tilkee, vous n’avez plus besoin d’envoyer les documents en pièces jointes. Il vous suffit d’utiliser un moyen moderne, performant et sécurisé pour le partage des dossiers. Tilkee vous guide dans la dématérialisation de vos documents.
De plus, Tilkee facilite la collaboration avec vos interlocuteurs en vous permettant de communiquer de manière fluide et organisée avec vos partenaires et prospects. Il existe un espace Tilkee dédié aux collaborateurs pour accéder aux documents avant de les signer.
Quels sont les logiciels GED open-source ?
Il existe plusieurs logiciels GED open-source sur le marché qui sont généralement gratuits ou proposés à un prix très abordable. Ces logiciels peuvent offrir moins de fonctionnalités que les logiciels GED commerciaux, mais ils sont tout de même très pratiques pour les entreprises à budget réduit. Voici quelques exemples de logiciels GED open-source :
- OpenKM : un logiciel GED open-source permettant de stocker, classer et partager vos documents. Il offre une interface intuitive et des fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows et la gestion électronique des signatures.
- Alfresco : un logiciel GED open-source offrant une interface web conviviale et simplifiée pour la gestion efficace de vos documents.
- Nuxeo : un logiciel GED open-source complet offrant de nombreuses fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows, la gestion électronique des signatures et le stockage en ligne de vos documents.
- eXo Platform : un logiciel GED open-source entièrement gratuit offrant une interface conviviale pour une gestion simplifiée de vos documents.
Comment choisir un logiciel GED ?
Lors du choix d’un logiciel GED, il est important de prendre en compte plusieurs critères pour sélectionner celui qui correspond le mieux à vos besoins. Voici quelques critères à considérer :
- La taille de votre entreprise : certains logiciels GED sont plus adaptés aux petites entreprises, tandis que d’autres conviennent mieux aux grandes entreprises.
- Vos besoins en matière de gestion documentaire : certains logiciels GED offrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows et la gestion électronique des signatures. Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, il est important de choisir un logiciel GED qui les propose.
- La compatibilité avec vos autres logiciels : il est crucial que le logiciel GED choisi soit compatible avec les autres logiciels que vous utilisez déjà dans votre entreprise. Cela évite tout problème de compatibilité et facilite l’intégration du logiciel GED à votre environnement informatique existant.
- La fiabilité du fournisseur : il est essentiel de choisir un fournisseur de logiciel GED fiable et expérimenté. Cela garantit que le logiciel GED sera régulièrement mis à jour et bénéficiera d’un support technique efficace en cas de problème.
- Le prix : les logiciels GED sont disponibles à différents prix. Il est important de comparer les différentes offres afin de choisir celui qui correspond le mieux à votre budget.
En conclusion, le choix du logiciel de GED adapté à votre entreprise est essentiel pour optimiser la gestion documentaire. Une comparaison attentive des différentes offres sur le marché vous permettra de trouver le logiciel GED idéal pour répondre à vos besoins.
