Un logiciel de GED est un outil essentiel pour gérer les documents d’une entreprise. Il permet de stocker, classer et retrouver rapidement les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Sur le marché, il existe plusieurs logiciels de GED, chacun offrant des fonctionnalités spécifiques. Il est donc crucial de bien choisir le logiciel de GED qui répondra le mieux à vos besoins.
Pourquoi utiliser un logiciel de GED ?
Il existe de nombreuses raisons de se tourner vers un logiciel de GED. Ces outils permettent notamment de gagner du temps et d’améliorer l’organisation des documents au sein de votre entreprise. Les logiciels de GED vous permettent de :
- Stocker vos documents de manière sécurisée et bien organisée.
- Retrouver facilement les documents recherchés grâce à des outils de recherche performants.
- Partager vos documents en interne ou avec des partenaires externes.
- Gérer les droits d’accès aux documents de manière précise.
- Traiter automatiquement vos documents grâce à des outils de gestion des flux de travail.
- Signer électroniquement vos documents grâce à la gestion électronique des signatures.
1. Zeendoc
Zeendoc est considéré comme le meilleur logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) en mode SaaS en France. Il permet aux entreprises de toutes tailles de dématérialiser facilement leurs fichiers, d’archiver leurs dossiers et d’automatiser leurs processus métiers. En quelques clics, toutes les données sont accessibles en temps réel, où que vous soyez, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux au quotidien.
Zeendoc offre un avantage majeur : l’analyse et la classification automatique des documents, ce qui permet une organisation rapide des fichiers électroniques et des réponses rapides aux demandes de renseignements. De plus, Zeendoc est disponible sur plusieurs supports tels que les ordinateurs, les tablettes et même les smartphones, rendant l’application pratique pour une utilisation en déplacement.
La sécurité des données est essentielle dans la gestion électronique des documents, et Zeendoc propose des solutions de sécurité avancées pour protéger les informations stockées. Les données sont accessibles tout en étant contrôlées et cryptées, minimisant ainsi le risque de violation des données d’entreprise.
En tant qu’utilisateur de Zeendoc, vous bénéficierez d’une interface intuitive et personnalisable qui répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise, que vous soyez une collectivité, une entreprise de transport, de logistique, du BTP, une profession réglementée, une entreprise immobilière, de e-commerce ou un professionnel de santé. Zeendoc est une solution complète, sécurisée et facile à utiliser, idéale pour les TPE et PME qui cherchent à optimiser leur temps et faire des économies.
Optimisez la gestion documentaire de votre entreprise grâce à Zeendoc, un logiciel de gestion électronique de documents dans le cloud qui offre des solutions personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
2. Microsoft SharePoint by Alma
Microsoft SharePoint est une plateforme de gestion électronique de documents (GED) qui offre une gamme de fonctionnalités pour faciliter la collaboration, la gestion et la diffusion de l’information au sein des organisations.
En tant que solution GED, SharePoint permet de stocker, organiser et sécuriser les documents numériques. Il garantit un accès facile et rapide aux utilisateurs autorisés. Les fonctionnalités clés de SharePoint incluent :
- La recherche avancée et plein-texte.
- La gestion des métadonnées.
- La co-édition.
- L’utilisation de modèles.
- La révision et la gestion des versions.
- La gestion des droits d’accès.
- La création d’espaces documentaires et le travail en mode projet.
- Les workflows personnalisables.
- L’intégration avec d’autres applications Microsoft.
Alma est le partenaire idéal pour vous accompagner dans votre projet de GED sur SharePoint. Forte de 10 ans d’expérience auprès des entreprises françaises, Alma vous propose des solutions sur mesure pour optimiser la gestion documentaire au sein de votre entreprise. En faisant appel à Alma, vous bénéficiez de l’expertise, de l’écoute et de la flexibilité d’une équipe expérimentée. De plus, Alma dispose d’un centre de formation certifié Qualiopi pour renforcer les compétences sur SharePoint et bénéficier d’une prise en charge par votre OPCO.
3. Deltic
Deltic est un logiciel de gestion électronique des documents destiné aux entreprises souhaitant dématérialiser leurs processus concernant la gestion des clients et des fournisseurs. Conçu pour être simple, ergonomique et intuitif, cet outil offre une solution 100% sécurisée pour dématérialiser et stocker tous les documents tels que les factures, bons de livraison, bons de commande, etc.
Le logiciel Deltic est flexible et 100% personnalisable afin de répondre aux exigences spécifiques de chaque processus et domaine d’activité. Il permet également de synchroniser les informations avec d’autres logiciels tels qu’un ERP, un logiciel de comptabilité ou un logiciel de paie grâce à l’intelligence artificielle. Il facilite ainsi la gestion des documents en les récupérant, les automatisant et les archivant avec une valeur juridique équivalente à celle d’un document papier. L’utilisation de cette solution SaaS offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment des économies de temps, budgétaires, une augmentation de la productivité, une optimisation des flux de travail et une réduction de l’utilisation du papier. De plus, une équipe de support technique réactive est disponible 5 jours sur 7 pour répondre à toutes les demandes.
4. PandaDoc
PandaDoc traite les informations numériques de trois manières : la conception, la modification et la signature de documents. Pour cet outil, la rapidité et l’efficacité du processus de travail sont les clés d’une productivité optimale.
PandaDoc propose une dématérialisation de la gestion électronique des documents grâce à l’approbation de la signature électronique. Cette procédure légale est simple et fiable, vous permettant de la réaliser même depuis votre téléphone portable. L’intégration de ce mécanisme dans la gestion des flux de travail permet d’accélérer le processus.
Ensuite, PandaDoc aide ses utilisateurs à gérer un flux de travail documentaire. Cela comprend la création de propositions, devis et contrats dans une seule interface intuitive. En résumé, il s’agit d’un logiciel d’automatisation des documents.
5. Alfresco
Alfresco est un logiciel de gestion de contenu sécurisé. Les solutions innovantes offertes par cet outil renforcent la protection des informations contenues dans les documents. Une bonne gestion des données importantes permet à la fois d’optimiser la productivité et de garantir une expérience client réussie.
Vous pouvez utiliser cet outil à tout moment sur tous les appareils dont vous disposez. En effet, l’ECM (Enterprise Content Management) d’Alfresco basé sur le cloud vous permet d’effectuer diverses activités. Les résultats sont une rapidité accrue du processus de traitement des contenus et une diminution des coûts d’exploitation globaux de l’entreprise.
Alfresco favorise également le travail d’équipe en proposant des options intéressantes. Par exemple, une fonctionnalité facilite l’accès aux contenus.
6. DocuWare
DocuWare assure la transformation numérique de votre entreprise. Il travaille sur la dématérialisation de la gestion des documents, des contenus de la société et de tous les flux de travail. Pour ce faire, il utilise des solutions cloud pour automatiser les workflows. L’avantage de ce mécanisme est de réduire les erreurs de traitement des contenus et d’apporter une grande efficacité.
De plus, DocuWare permet une bonne gestion des factures entrantes de l’entreprise. Ce traitement des paiements respecte les normes de conformité et offre une automatisation du processus. Ainsi, les tâches répétitives des employés sont enregistrées par cette application. De plus, les salariés peuvent se concentrer sur la productivité.
7. Oodrive
Oodrive est une plateforme de gestion des documents simple et sécurisée. Tout d’abord, la centralisation des informations dans une interface unique nécessite des conditions d’accès strictes. Ensuite, elle permet de modifier les contenus en toute sérénité. Enfin, les fichiers sensibles sont fortement protégés par Oodrive.
De plus, le partage de documents se fait à partir d’un espace de travail personnalisé. Le transfert de fichiers est sécurisé et sans limite de taille. Ce partage peut être effectué à tout moment avec le personnel de l’entreprise ou les partenaires. Oodrive favorise ainsi le travail d’équipe et vise à optimiser les processus de collaboration.
8. Nuxeo
Nuxeo propose la création d’applications de gestion de contenus. Cette véritable solution numérique offre un processus innovant. Celui-ci renforce l’expérience client et la gestion efficace des contenus de l’entreprise. Ce processus vous accompagne dans la prise de décisions et le lancement de votre produit sur le marché.
Les solutions proposées par Nuxeo permettent de relever les défis des évolutions technologiques. De plus, les réponses intelligentes de ce logiciel s’appuient sur les informations essentielles. Vous bénéficierez de solutions pragmatiques adaptées à vos besoins. Les services cloud de Nuxeo sont également intéressants, vous offrant le modèle SaaS simple mais efficace.
9. Huddle
Huddle est un logiciel de collaboration documentaire en ligne. Il a été conçu pour les travailleurs à distance, mais il est également ouvert aux clients qui souhaitent accéder aux informations. De plus, le travail en équipe peut également être effectué sur cette plateforme.
Il propose une solution de portail permettant aux clients et aux partenaires de participer aux réunions. Pour cela, un espace de travail partagé a été créé au profit de tous les interlocuteurs.
Huddle regroupe tous les participants en un seul endroit pour gérer les contenus importants, les modifier et les réviser. Cette approche collaborative permet également de soumettre des approbations et de mener des discussions sur les informations. En bref, les avantages d’utiliser Huddle sont la facilitation du travail à distance et le partage sécurisé des contenus.
10. M-Files
La gestion des contenus par M-Files permet d’accroître la performance et la productivité des travailleurs. Le circuit du document est constant et sécurisé. De plus, le partage des contenus est instantané et ciblé.
M-Files permet également de travailler dans une expérience numérique transparente. Une connexion automatique aux contenus importants peut être établie avec cet outil. En effet, les contrats, les dossiers CRM et les documents de projet seront accessibles à tout moment.
Pour assurer la continuité des activités, l’automatisation des tâches est également importante. Cela permet d’obtenir des contenus cohérents et rationnels. De plus, cette approche réduit les risques commerciaux. M-Files renforce la collaboration au sein de l’équipe en facilitant le partage des documents.
11. Open Bee
Open Bee est une plateforme de dématérialisation de la gestion des contenus d’une entreprise. C’est un moyen de transformation digitale de l’entreprise. Il aide les dirigeants à atteindre leurs objectifs et à réaliser des gains financiers en réduisant les tâches répétitives grâce à l’automatisation.
Open Bee permet de partager les informations au sein de l’entreprise ou à l’extérieur de l’organisation. Ce logiciel intervient en apportant une sécurité réelle dans ce processus. La collaboration entre les équipes est simplifiée grâce à la création d’un espace de travail privé, favorisant ainsi les échanges de contenus.
12. Qualios
Qualios excelle dans la gestion des documents et le contrôle du système d’informations. Il se présente sous forme de tableaux de bord, de formulaires et d’indicateurs. Son interface claire vous permet de suivre votre workflow avec précision. Qualios Doc et Qualios Manager sont des outils performants pour piloter votre système d’informations.
Ils vous donnent la possibilité de contrôler vos documents et leur progression. Les formulaires de Qualios sont concis et clairs, et vous pouvez les personnaliser selon vos priorités. Les indicateurs vous permettent de prendre des décisions éclairées sur vos processus. En conclusion, Qualios met en avant ses services pour améliorer la productivité.
13. Tilkee
Tilkee est un logiciel de GED qui se concentre sur le partage des documents. La simplicité, la sécurité et l’intelligence sont les maîtres mots de cet outil de gestion de documents.
Avec Tilkee, vous n’avez plus besoin d’envoyer des documents en pièces jointes. Il vous suffit d’utiliser un moyen moderne, performant et sécurisé pour le partage des dossiers. Tilkee vous guide ainsi dans la dématérialisation de vos documents.
De plus, Tilkee facilite la collaboration avec vos interlocuteurs. Il vous permet de communiquer avec vos partenaires et prospects de manière fluide et organisée. Un espace Tilkee dédié aux collaborateurs vous permet d’accéder aux documents avant de les signer.
Quels sont les logiciels de GED open-source ?
Il existe plusieurs logiciels de GED open-source sur le marché. Ces logiciels sont généralement gratuits ou proposés à un prix très abordable. Ils peuvent cependant offrir moins de fonctionnalités que les logiciels de GED commerciaux.
Voici quelques exemples de logiciels de GED open-source :
- OpenKM : ce logiciel de GED open-source permet de stocker, classer et partager vos documents. Il offre une interface intuitive et des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures.
- Alfresco : ce logiciel de GED open-source offre une interface web conviviale et permet de gérer vos documents de manière simple et efficace. Il propose également des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures.
- Nuxeo : ce logiciel de GED open-source est très complet et offre une multitude de fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows, la gestion électronique des signatures ou le stockage en ligne de vos documents.
- eXo Platform : ce logiciel de GED open-source est entièrement gratuit et offre une interface conviviale. Il permet également de gérer vos documents de manière simple et efficace.
Comment choisir un logiciel de GED ?
Voici quelques critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de GED :
- La taille de votre entreprise : certains logiciels de GED sont plus adaptés aux petites entreprises, tandis que d’autres conviennent mieux aux grandes entreprises.
- Vos besoins en matière de gestion documentaire : certains logiciels de GED offrent des fonctionnalités avancées comme la gestion des workflows ou la gestion électronique des signatures. Si vous avez besoin de ces fonctionnalités, il est important de choisir un logiciel de GED qui les propose.
- La compatibilité avec vos autres logiciels : il est important que le logiciel de GED que vous choisissez soit compatible avec les autres logiciels que vous utilisez dans votre entreprise. Cela évitera tout problème de compatibilité et facilitera l’intégration du logiciel de GED à votre environnement informatique existant.
- La fiabilité du fournisseur : il est important de choisir un fournisseur de logiciels de GED fiable et expérimenté. Vous pourrez ainsi être sûr que le logiciel de GED sera régulièrement mis à jour et bénéficiera d’un support technique efficace en cas de problème.
- Le prix : il existe des logiciels de GED à tous les prix. Il est important de comparer les différentes offres avant de choisir le logiciel de GED qui conviendra le mieux à votre budget.
En conclusion, il est essentiel de choisir soigneusement votre logiciel de GED en fonction de vos besoins et de votre budget. La comparaison des différentes offres disponibles sur le marché est un excellent moyen de trouver le logiciel de GED qui répondra le mieux à vos attentes.
