L’analyse des processus est essentielle pour les opérations commerciales, car elle facilite l’exécution opérationnelle sans heurts et améliore la productivité. Il existe plusieurs outils et techniques qui peuvent faciliter et optimiser cette analyse. Découvrons ensemble les principales options qui s’offrent à vous et apprenez ce que vous devez savoir pour prendre une décision éclairée.
Qu’est-ce qu’un outil d’analyse des processus d’entreprise ?
Un outil d’analyse des processus d’entreprise est une application logicielle ou une plateforme qui aide les entreprises à visualiser, comprendre et améliorer leurs processus existants. Ces outils facilitent la cartographie des processus, la modélisation, l’automatisation, la mesure et l’amélioration, ce qui permet aux organisations de rationaliser leurs opérations pour gagner en efficacité et en productivité.
Les solutions d’analyse des processus d’entreprise offrent généralement des fonctionnalités telles que :
Cartographie des processus : Cette fonction permet de créer des représentations visuelles des processus d’entreprise, facilitant ainsi la compréhension et la communication des différentes tâches au sein de votre organisation.
Automatisation des flux de travail : Certains outils permettent d’automatiser les tâches répétitives, réduisant ainsi les erreurs humaines et libérant du temps pour des activités plus utiles.
Suivi des performances : Ces outils peuvent mesurer des paramètres clés liés à vos processus, tels que les délais d’exécution, les coûts et les taux de réussite. Ces données peuvent être utiles pour identifier les goulots d’étranglement et les domaines à améliorer.
Fonctions de collaboration : De nombreux outils offrent des fonctionnalités de collaboration, permettant à plusieurs membres de l’équipe de contribuer à l’analyse des processus et aux efforts d’amélioration.
Outils et techniques d’analyse des processus d’entreprise
Les outils d’analyse des processus d’entreprise sont des applications logicielles ou des plateformes utilisées pour cartographier, suivre et visualiser les processus d’entreprise. Ils offrent des méthodes tangibles, souvent automatisées, de saisie, d’analyse et de présentation des données. Par exemple, un outil de gestion des processus métier (BPM) peut aider à automatiser et à optimiser les flux de travail, tandis qu’un outil d’analyse de données comme Tableau peut traiter de vastes quantités de données pour en extraire des informations utiles.
D’autre part, les techniques d’analyse des processus sont des méthodologies ou des stratégies utilisées pour comprendre et interpréter les données obtenues à partir des outils. Elles fournissent un cadre pour l’analyse des processus et la prise de décisions éclairées.
Par exemple, un organigramme est une technique qui permet de visualiser les étapes d’un processus, ce qui facilite l’identification des goulots d’étranglement ou des inefficacités. De même, l’analyse SWOT est une technique de planification stratégique utilisée pour identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces liées à un processus, un projet ou une décision d’entreprise.
Les outils et les techniques d’analyse des processus d’entreprise sont interconnectés – les outils fournissent les moyens de collecter et de traiter les données, tandis que les techniques guident l’interprétation et l’application de ces données. L’utilisation combinée d’outils et de techniques appropriés peut conduire à une analyse plus efficace des processus et, par conséquent, à une amélioration des performances de l’entreprise.
Exemples d’outils d’analyse des processus d’entreprise
Les outils d’analyse des processus d’entreprise existent sous différentes formes et tailles. Certains s’adressent aux petites entreprises, tandis que d’autres sont spécialement conçus pour répondre aux besoins des grandes entreprises. Certains se concentrent sur l’analyse des causes profondes, tandis que d’autres offrent des fonctionnalités de simulation et de planification des processus.
Les types d’outils les plus courants sont :
Process intelligence logiciel : Ces outils offrent une visualisation en temps réel des processus d’entreprise grâce à des méthodes d’exploration de données. Ils combinent l’exploration de données, l’apprentissage automatique et le BPM pour analyser les processus et les flux de travail de bout en bout, permettant aux entreprises d’identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les opportunités d’optimisation.
Exemple d’outil d’analyse de processus – Workfellow Process Intelligence :
Logiciel de gestion des flux de travail : Ces outils sont conçus pour rationaliser et automatiser les opérations commerciales de routine. Ils aident à organiser et à coordonner les tâches et les activités au sein d’un flux de travail, permettant un transfert et une exécution fluides des tâches entre les individus ou les équipes.
Le Gestion des Processus Métier (BPM) plates-formes : Ces outils permettent de concevoir, de modéliser, de mettre en œuvre, de contrôler et d’optimiser les processus opérationnels afin d’en accroître l’efficacité et l’efficience.
Outils de modélisation des processus : Ces outils aident à cartographier les processus actuels d’une organisation, souvent à l’aide de représentations graphiques. Ils facilitent l’identification des inefficacités, des goulots d’étranglement et des étapes inutiles d’un processus, fournissant ainsi une base pour l’amélioration et l’optimisation du processus.
Ce qu’il faut rechercher dans les outils d’analyse des processus
Il est crucial de choisir le bon logiciel d’analyse des processus, car cela peut avoir un impact significatif sur les activités de votre entreprise. Voici quelques facteurs à prendre en compte :
Fonctionnalités : Le logiciel doit posséder les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, telles que la modélisation des processus, la simulation, l’automatisation, le suivi des performances et les capacités de collaboration. Un bon outil répondra à vos besoins spécifiques et rationalisera votre flux de travail.
Convivialité : Le logiciel doit être intuitif et facile à utiliser. Votre équipe doit pouvoir l’apprendre rapidement et s’y adapter. Une courbe d’apprentissage abrupte peut retarder la mise en œuvre et réduire la productivité globale.
Intégration : Le logiciel doit s’intégrer harmonieusement aux autres systèmes et outils déjà utilisés par votre entreprise. Cela permet d’assurer une circulation fluide des données et d’éviter les silos d’informations.
Évolutivité : À mesure que votre entreprise se développe, vos besoins en matière d’analyse des processus peuvent évoluer. Le logiciel doit être évolutif pour répondre à cette croissance et s’adapter à l’évolution des besoins.
Soutien du fournisseur : Un service clientèle fiable est essentiel. Le fournisseur du logiciel doit proposer une formation adéquate, une assistance technique et des mises à jour régulières.
Sécurité : Le logiciel doit disposer de mesures de sécurité solides pour protéger les données de l’entreprise. Ces mesures comprennent le cryptage, l’authentification des utilisateurs et la sauvegarde des données.
Coût : Le prix du logiciel doit correspondre à ses fonctionnalités et à la valeur qu’il apporte à votre entreprise. Prenez en compte les coûts initiaux et les coûts à long terme, y compris les mises à jour et la maintenance.
N’oubliez pas que le meilleur logiciel d’analyse des processus est celui qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise et qui contribue à la réalisation de vos objectifs organisationnels. Essayez toujours de tester le logiciel, si possible, avant de prendre une décision finale.
Questions clés à se poser avant de rechercher des outils d’analyse de processus
Avant de rechercher des outils d’analyse de processus, posez-vous les questions suivantes :
- Avons-nous réellement besoin d’un outil d’analyse des processus d’entreprise ?
- Avons-nous mis en place les mesures de performance des processus pour configurer l’outillage ?
- Comment les outils d’analyse des processus peuvent-ils nous aider à mieux répondre aux besoins de nos clients ou de nos entreprises ?
- Disposons-nous de la connaissance des processus et des données nécessaires pour exploiter les outils d’analyse des processus ?
- Sommes-nous prêts à mener à bien la gestion du changement et les changements opérationnels induits par l’analyse des processus ?
- Pourrions-nous effectuer une analyse des écarts, une analyse de la valeur ajoutée ou d’autres méthodes d’analyse des processus pilotées par des experts pour compléter l’approche axée sur les données fournie par les outils ?
Principaux outils d’analyse des processus à prendre en considération
Passons en revue cinq des principaux types d’outils utilisés pour l’analyse des processus d’entreprise, en commençant par le logiciel process intelligence.
Process intelligence logiciel
Process intelligence offre une visualisation et un aperçu en temps réel des processus d’entreprise grâce à des méthodes d’exploration de données. Il combine l’exploration de données, l’apprentissage automatique et le BPM pour analyser les processus et les flux de travail de bout en bout, ce qui permet aux entreprises d’identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les possibilités d’optimisation. Les types les plus courants de process intelligence comprennent les outils process mining et task mining.
Workfellow
Workfellow est la première plateforme hybride de process intelligence qui intègre les meilleurs éléments de process mining et de task mining dans une solution alimentée par l’IA. Elle est particulièrement appréciée par les entreprises numérisées à forte intensité de connaissances, où de nombreuses applications et outils professionnels sont utilisés dans les flux de travail et les processus de base. La technologie unique de Work API est jusqu’à 10 fois plus rapide à mettre en œuvre que les solutions conventionnelles de process mining, tout en assurant une couverture totale des processus, des tâches et de l’analyse des systèmes.
- Avantages : La technologie plug-and-play unique rend process intelligence plus rapide et plus accessible sans avoir besoin de ressources en science des données et en intégration.
- Inconvénients : En tant que nouveau fournisseur, Workfellow n’a pas encore le plus grand nombre de partenaires, en particulier en dehors de l’Europe et de l’Amérique du Nord.
Celonis
Celonis est un logiciel leader sur le marché du process mining, connu pour sa plateforme Execution Management d’outils d’analyse des processus, y compris les processus et le task mining. Il aide les entreprises à visualiser leurs opérations, à identifier les goulots d’étranglement et à découvrir les domaines d’amélioration des processus. Les fonctionnalités avancées d’exploration des données des journaux d’événements et le large éventail de solutions complémentaires font de Celonis un choix de premier ordre pour de nombreuses entreprises.
- Avantages : Celonis est un puissant outil de process mining qui excelle dans la visualisation des flux de processus et l’identification des goulots d’étranglement. Il s’intègre également bien à de nombreux systèmes, en particulier à l’écosystème de données SAP.
- Inconvénients : Le logiciel peut être complexe pour les débutants et nécessiter une formation approfondie. De plus, certains utilisateurs ont signalé des difficultés à traiter de grands volumes de données.
UiPath Process Mining (anciennement ProcessGold)
UiPath Process Mining, anciennement connu sous le nom de ProcessGold, est une solution complète qui permet aux entreprises de comprendre en profondeur leurs processus, en mettant en évidence les inefficacités et en proposant des recommandations d’optimisation. Cette solution, qui fait partie de la suite UiPath, s’intègre parfaitement aux outils d’automatisation des processus par la robotique (RPA) d’UiPath, ce qui permet aux entreprises d’automatiser facilement leurs processus améliorés. Il est particulièrement utile pour les grandes entreprises qui cherchent à rationaliser leurs flux de travail.
- Avantages : UiPath Process Mining offre une interface intuitive et une excellente intégration avec les autres produits UiPath. Il prend en charge la surveillance des processus en temps réel et offre de solides fonctions d’analyse.
- Inconvénients : L’outil peut nécessiter des améliorations en termes d’évolutivité et de capacité à gérer des structures de données complexes et différentes sources de données.
IBM Process Mining (anciennement myInvenio)
IBM Process Mining, précédemment connu sous le nom de myInvenio, est un outil puissant permettant aux entreprises d’analyser et d’optimiser leurs opérations. En s’appuyant sur des algorithmes avancés, ce logiciel fournit une représentation visuelle claire des processus d’entreprise, permettant aux organisations d’identifier les inefficacités et les risques de non-conformité. Il est conçu pour s’intégrer harmonieusement avec d’autres logiciels IBM, ce qui en fait une solution complète pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur stratégie de gestion des processus.
- Avantages : IBM Process Mining offre des fonctionnalités de process mining complètes, y compris la découverte des processus, la vérification de la conformité et l’amélioration. Il possède une interface conviviale et s’intègre bien aux autres produits IBM.
- Inconvénients : Les fonctions avancées de l’outil peuvent être compliquées pour les débutants, ce qui nécessite une formation. Les capacités de visualisation et d’intégration à différents systèmes sources pourraient être améliorées.
Microsoft Minit
Minit est un outil de process mining qui aide les organisations à visualiser et à analyser leurs processus d’entreprise, en mettant en évidence les goulots d’étranglement et les possibilités d’amélioration. Minit fournit une vue granulaire des opérations commerciales, facilitant la prise de décision éclairée et favorisant l’efficacité opérationnelle. Grâce à ses intégrations de plus en plus larges avec les solutions Power Automate de Microsoft et à ses solides capacités d’analyse, Minit est un excellent outil pour les entreprises de toutes tailles qui tirent parti de la plateforme de données et des solutions de Microsoft.
- Avantages : Minit offre de solides fonctionnalités de process mining, notamment la visualisation des processus, l’analyse des goulots d’étranglement et la vérification de la conformité. Il est réputé pour son interface conviviale et son bon support client.
- Inconvénients : Certains utilisateurs ont éprouvé des difficultés à gérer des cartes de processus complexes. Les fonctions d’analyse avancée et les capacités d’intégration des données pourraient être améliorées.
Logiciel de gestion de flux de travail
Un logiciel de gestion de flux de travail est un ensemble d’outils conçus pour rationaliser et automatiser les opérations commerciales de routine. Il aide à organiser et à coordonner les tâches et les activités au sein d’un flux de travail, permettant un transfert et une exécution transparents des tâches entre les individus ou les équipes. Le logiciel établit la séquence des tâches, les attribue aux membres appropriés de l’équipe et suit leur état d’avancement jusqu’à leur achèvement.
Lundi.com : Monday.com est un système d’exploitation du travail qui permet aux organisations de créer en quelques minutes des applications de flux de travail personnalisées pour gérer leurs projets et leur travail quotidien.
Kissflow : Kissflow est une plateforme de travail numérique unifiée qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leur travail sur une seule plateforme unifiée.
Zoho Creator : Zoho Creator est une plateforme à code bas qui vous permet de créer et de lancer des applications personnalisées pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Process Street : Process Street est une plateforme de gestion des processus qui offre aux entreprises une approche robuste et directe de la gestion des procédures et des listes de contrôle répétitives.
Trello : Trello est un outil de gestion des tâches et de collaboration qui organise vos projets en tableaux.
Le Gestion des Processus Métier (BPM) plates-formes
Les plates-formes de Gestion des Processus Métier (BPM) permettent aux entreprises de concevoir, de modéliser, de mettre en œuvre, de contrôler et d’optimiser leurs processus opérationnels afin d’en accroître l’efficacité et l’efficience.
SAP Signavio : SAP Signavio combine la modélisation des processus, l’exploration des données, la gestion des décisions en temps réel et la veille stratégique.
Appian : Appian est une plateforme low-code BPM qui permet aux entreprises de développer rapidement des applications. Elle intègre des capacités d’IA et de RPA, ce qui permet d’automatiser et d’optimiser les processus commerciaux.
Nintex : Nintex offre une interface facile à utiliser, par glisser-déposer, pour le process mapping et l’automatisation. Il fournit également des analyses avancées des flux de travail.
Bizagi : Bizagi propose une plateforme avec des fonctionnalités telles que la modélisation, l’automatisation et l’optimisation des processus. Il existe également une version gratuite pour les petites entreprises.
Camunda : Camunda est une plateforme open-source pour l’automatisation des flux de travail et des décisions qui permet aux organisations de modéliser, d’automatiser et d’optimiser leurs processus d’entreprise.
Outils de modélisation des processus
Les outils de modélisation des processus d’entreprise aident à cartographier les processus actuels d’une organisation, souvent à l’aide de représentations graphiques. Ils sont utilisés pour créer un plan visuel des étapes d’un processus commercial, ce qui permet de mieux comprendre et analyser le processus. Ces outils facilitent l’identification des inefficacités, des goulots d’étranglement et des étapes inutiles d’un processus, fournissant ainsi une base pour l’amélioration et l’optimisation du processus.
Lucidchart : Lucidchart fournit une plateforme intuitive et collaborative pour la création d’une large gamme de diagrammes, y compris des modèles de processus d’affaires.
Visio : Visio est une application de création de diagrammes et de graphiques vectoriels de Microsoft. Elle comprend une série de modèles pour la modélisation des processus d’entreprise et prend en charge le BPMN.
ProcessMaker : ProcessMaker est un outil open-source de gestion des processus et des flux de travail (BPM). Il offre des fonctionnalités permettant de concevoir, d’automatiser et de déployer des processus d’entreprise.
Creatio : Creatio, anciennement connu sous le nom de Bpm’online Studio, permet de modéliser, d’automatiser et de contrôler les processus. Il comprend des fonctions de CRM et d’automatisation des forces de vente.
ARIS Express : ARIS Express est un outil de modélisation gratuit de Software AG. Il prend en charge une série de notations de modélisation, y compris BPMN.
En conclusion, l’efficacité de l’analyse des processus au sein d’une organisation dépend de l’utilisation appropriée des outils et des techniques. Il est important de choisir les bons outils en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, de la complexité de vos processus et des capacités de votre équipe. N’oubliez pas que la combinaison d’outils et de techniques peut conduire à une analyse plus efficace des processus et à une amélioration des performances de l’entreprise. Prenez le temps de tester les outils et de vous familiariser avec leurs fonctionnalités avant de prendre une décision finale.
