L’entretien annuel d’évaluation est un moment clé dans la gestion d’une entreprise. Il est essentiel de mettre en place un processus formalisé afin que vous et vos collaborateurs sachiez à quoi vous attendre. Ainsi, vous éviterez les surprises et vous vous assurerez que tout le monde est sur la même longueur d’onde avant la réunion.
1 – Accueillir le collaborateur
La réussite de cette première étape dépend du manager. Dès les premières minutes, il doit créer un climat de confiance et accueillir chaleureusement son collaborateur pour un entretien individuel en tête-à-tête réussi. Pour cela, il est important de choisir une salle fermée, à l’abri des regards et des oreilles indiscrètes. Des consignes de ne pas déranger, sauf en cas d’urgence, doivent être données. Les notifications des smartphones doivent être désactivées et le lieu doit être confortable et paisible.
Tous ces éléments contribuent à créer une atmosphère rassurante, où le salarié se sentira à l’aise et ouvert au partage, facilitant ainsi la communication. C’est également à ce moment que le manager rappelle l’objectif de l’entretien et son déroulement, en précisant les points qui seront abordés et les suites à donner à l’échange.
2 – Faire le bilan de l’année écoulée
Il s’agit de faire un point annuel sur l’atteinte des objectifs, les éventuels problèmes rencontrés, les situations difficiles, les attentes, les retours d’expérience, la satisfaction, l’accompagnement, etc. L’évaluation repose sur une grille d’évaluation préalablement établie et remise aux deux parties, afin que chacun puisse la remplir (l’évalué s’auto-évalue) de manière objective.
Cette étape est primordiale, notamment dans le cadre de la distribution des primes en fonction des résultats individuels.
Évaluation du collaborateur dans son poste
L’objectif est de vérifier que l’évalué remplit correctement ses fonctions et répond aux attentes de son poste. Il s’agit également de mettre en évidence d’éventuelles lacunes ou une certaine lassitude dans sa mission, afin d’y remédier de la manière la plus adéquate et d’échanger sur les axes d’amélioration.
- Mesure des résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés lors du dernier entretien d’évaluation : l’évalué présente son auto-évaluation à son supérieur, qui lui laisse s’exprimer avant de donner sa propre vision des choses. En cas de désaccord sur certains points, les deux parties remettent la situation dans son contexte et mènent une analyse basée sur des faits précis, évitant tout jugement ou perception erronée.
- Mesure des compétences nécessaires pour le poste : à quel niveau se situe l’évalué (et ses aptitudes) par rapport aux missions qui lui sont confiées (“Point d’amélioration prioritaire”, “En dessous du niveau attendu”, “Atteinte du niveau attendu”, “Au-dessus du niveau attendu”, “Excellence”) ?
Évaluation globale du collaborateur
Il s’agit d’évaluer le comportement du collaborateur au sein de son équipe, de son service, voire de l’entreprise dans son ensemble, et de détecter d’éventuelles tensions ou signes de burn-out.
3 – Fixer de nouveaux objectifs et prévoir un plan d’action
Cette phase, également appelée phase d’engagement, consiste à définir ensemble de nouveaux objectifs pour l’année à venir, ainsi que les moyens et actions à mettre en œuvre pour progresser sur les points faibles identifiés, améliorer la performance, développer les talents et maximiser les points forts. Il est important de laisser le collaborateur s’exprimer et trouver des solutions par lui-même, en faisant des propositions ou des suggestions. Il peut s’agir de besoins de formation, de coaching, de réunions régulières pour suivre les progrès, etc.
Comment fixer des objectifs ?
- Limiter le nombre d’objectifs : se concentrer sur les plus importants et les plus motivants pour éviter le découragement et la dispersion.
- Définir des objectifs SMART (simples, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels) : ils doivent être clairs, précis, adaptés au poste et à la qualification du salarié, compréhensibles, atteignables et motivants, et avoir une échéance définie.
- Fixer des objectifs quantifiables en termes de résultats : l’évaluation doit être objective et mesurable, basée sur les résultats plutôt que sur les moyens mis en œuvre pour les atteindre.
- Déterminer des objectifs stables pour l’année : en cas de difficultés passagères liées au marché ou à la conjoncture, ils pourront toutefois être révisés.
4 – Réaliser la synthèse de l’entretien
La clôture de l’entretien se fait par la rédaction d’une synthèse de tout ce qui a été dit et décidé au cours de la rencontre : évaluation, points positifs, points à améliorer, engagements mutuels, éventuelles prochaines rencontres prévues. Le salarié est également invité à donner son impression sur cet échange. D’autres sujets peuvent être abordés, tels que le projet professionnel du collaborateur et les perspectives d’évolution, même si ces thèmes sont normalement traités lors de l’entretien professionnel.
Ce compte rendu d’entretien, comprenant un contrat d’objectifs, est rédigé et signé par les deux parties. Il servira de base pour l’entretien annuel de l’année suivante.
Cet échange formel et privilégié entre un manager et ses collaborateurs doit être soigneusement préparé pour en maximiser le succès. Mené par le supérieur hiérarchique direct de l’évalué, cet exercice, parfois délicat, requiert un savoir-faire et un savoir-être tant dans sa préparation que dans sa mise en œuvre.
