À une époque où la gestion administrative se dématérialise dans les entreprises, choisir un système d’archivage électronique n’est plus facultatif. Cependant, avant de procéder à un achat ou de souscrire à un abonnement SaaS, il est essentiel de vérifier si le modèle envisagé offre le niveau de sécurité adéquat et respecte les normes en vigueur.
Les éléments essentiels à prendre en compte pour choisir le meilleur coffre-fort numérique
Comment choisir parmi les différentes solutions de gestion électronique disponibles sur le marché pour stocker vos données de manière sécurisée ? Faisons le point sur les caractéristiques et les fonctionnalités des coffres-forts numériques.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Contrairement à un coffre-fort en acier qui utilise une clé, une serrure, voire un code de verrouillage pour les modèles électroniques, le coffre-fort numérique est virtuel. Hébergé sur le Cloud, il permet de sauvegarder, conserver et consulter toute la documentation de l’entreprise à distance et de n’importe où. Ce processus hautement sécurisé nécessite le respect des réglementations en matière de valeur probante ainsi qu’une gestion rigoureuse des accès et de la confidentialité.
Fonctionnalités et avantages des coffres-forts numériques
Un coffre-fort numérique présente de nombreux avantages :
- La dématérialisation apporte sécurité et fluidité aux processus administratifs des entreprises.
- En archivant électroniquement les données obligatoires ou sensibles, vous réduisez les risques tels que la perte de documents due au vol ou à un sinistre.
- Vous favorisez la collaboration des équipes, en permettant à chacun d’accéder en quelques clics, selon ses droits, aux informations stockées au même endroit.
- Vous réalisez des économies sur le plan administratif en vous débarrassant du papier.
- Vous facilitez la vie des salariés pour la consultation et l’archivage légal de leurs bulletins de paie, qui sont des raisons courantes d’utiliser un coffre-fort numérique en entreprise.
Critères de choix d’un coffre-fort numérique
Vous cherchez à déterminer quel est le meilleur coffre-fort numérique pour répondre aux besoins de votre entreprise ? Voici les éléments à prendre en compte lors de votre achat :
- Aptitude du logiciel à respecter la loi, les exigences de la CNIL et les normes AFNOR (archivage, conservation et intégrité des données, valeur probante, gestion de la confidentialité, etc.).
- Capacité de stockage dans un espace suffisamment dimensionné, voire illimité, avec des critères d’indexation de qualité pour retrouver facilement les documents dans cet espace virtuel.
- Fiabilité du prestataire, de la solution d’hébergement de ses serveurs, de la réversibilité de l’information, etc.
- Prix de la prestation généralement proposée en mode SaaS, en tenant compte des fonctionnalités offertes par le coffre-fort numérique.
Top 5 des meilleurs coffres-forts numériques
Digiposte, la solution de dématérialisation pour tous, entreprises et particuliers
Ce coffre-fort numérique du groupe La Poste convient à tous, que vous soyez professionnel en entreprise ou particulier à la maison. Ce produit peut même se connecter à des services publics, d’énergie ou de téléphonie afin d’extraire les factures et fichiers en vue de leur sauvegarde. Le stockage s’effectue en France, ce qui renforce la sécurité.
Cette solution de conservation de vos documents dématérialisés propose une version gratuite appelée “Basic”, qui convient également aux étudiants. Avec l’offre “Pro”, vous disposez d’un coffre-fort numérique d’une capacité de stockage de 1 To pour seulement 9,99 euros par mois.
E-coffre-fort.fr, une société agréée tiers de confiance
E-Coffre-fort.fr est la marque de coffre-fort numérique de la société OFSAD, basée à Montpellier et agréée Tiers de Confiance depuis 2003 par la FNTC. Cette entreprise spécialisée dans les solutions d’archivage dématérialisées à valeur probatoire propose des coffres-forts virtuels, en mode SaaS ou en licence.
L’avantage de cette société est d’offrir un processus complet pour la sécurité des documents, comprenant la GED et l’archivage à valeur probatoire. De plus, la solution peut se connecter aux applications des entreprises clientes par API.
Vous pouvez télécharger sur le site web la brochure tarifaire de ce coffre-fort numérique. Elle détaille les différents packs, de l’usage personnel gratuit “Essentiel” destiné aux particuliers, jusqu’à la formule “Dataroom” à 48 euros HT par mois.
Coffreo, un archivage numérique pour la gestion du personnel en toute sécurité
Entreprise française créée en 2007, Coffreo est spécialisée dans la gestion du personnel temporaire. Cette plateforme permet de dématérialiser l’ensemble de la documentation liée au processus RH. Recrutements, gestion et signature électronique des contrats, collecte des heures travaillées, suivi des missions, archivage des bulletins de paie, tout cela peut être effectué avec ce coffre-fort numérique.
Conforme à la réglementation, ce coffre-fort virtuel garantit la sécurité de vos documents. Il respecte la norme NF Z42-020 ainsi que le RGPD. Les tarifs de la solution ne semblent pas être affichés sur le site web de Coffreo.
Pagga Bulletin de paie, le coffre-fort numérique spécialisé de Lucca
Lucca, éditeur de logiciels RH et administratifs en mode SaaS, est une société parisienne qui compte près de 400 collaborateurs pour plus d’un million d’utilisateurs. Elle commercialise notamment un coffre-fort numérique appelé Pagga Bulletin de paie. Cette solution permet la distribution sécurisée des fiches de salaire au format électronique. Elle propose également l’importation directe des documents en provenance du logiciel de paie.
L’ensemble des tarifs est disponible sur le site internet, aussi bien pour le coffre-fort numérique que pour les autres modules RH proposés. Pour une offre limitée à Pagga Bulletin de paie, le prix est de 65 centimes d’euros HT par document distribué en ligne.
Cegid Box, le coffre-fort pour la gestion électronique des documents professionnels
Ce coffre-fort numérique est la solution proposée par l’éditeur de logiciels Cegid pour la digitalisation et l’archivage des factures ainsi que tous les autres documents de l’entreprise. Il effectue l’ensemble des opérations de dématérialisation, avec l’acquisition d’informations par téléchargement ou par scan. Il réalise également le traitement des données par océrisation.
Le coffre-fort numérique BOX est disponible pour chaque logiciel commercialisé par Cegid, comme Cegid Expert Box pour les experts-comptables et Cegid Quadra Box pour les entreprises. Les tarifs sont disponibles sur demande. Pour trouver le meilleur coffre-fort numérique qui convient à vos besoins, veillez à bien définir vos besoins, le nombre d’utilisateurs et la taille de l’espace de stockage nécessaire. Vérifiez également les capacités des produits à se connecter à vos propres applications par API. Et surtout, assurez-vous que l’éditeur du système dispose des certifications requises, en particulier la norme AFNOR NF Z42-020, qui est indispensable pour assurer la sécurité de vos documents.
