Votre association loi 1901 a besoin d’argent pour fonctionner, même si elle n’est pas là pour en gagner. Quelle que soit la taille et l’activité de votre association, il est nécessaire d’avoir un minimum d’argent pour la faire tourner. Et qui dit argent, dit contrôle et obligations légales. Ainsi, chaque association doit mettre en place une comptabilité, ne serait-ce que pour des raisons de transparence et pour éviter les fraudes. La question de choisir le bon outil pour gérer la comptabilité de votre association se pose rapidement.
Les meilleurs logiciels de comptabilité en ligne pour association
Sans plus tarder, voici notre sélection des meilleures solutions de gestion comptable en ligne pour les associations.
AssoConnect
AssoConnect est sans doute le logiciel en ligne le plus complet pour gérer la comptabilité de votre association, ainsi que toutes ses activités : gestion des adhésions, collecte de dons, communication et même création de votre site internet.
En ce qui concerne la comptabilité, ce logiciel intègre toutes les fonctionnalités nécessaires, de la plus basique à la plus avancée : saisie comptable, gestion de la TVA, rapprochements bancaires, comptabilité analytique, bilan et compte de résultat… Si vous utilisez AssoConnect pour collecter des paiements en ligne (adhésions, dons, boutique en ligne), ceux-ci seront directement intégrés à votre comptabilité. De plus, ce logiciel est facile à utiliser et adapté aux débutants.
Interface AssoConnect
Le prix est abordable puisque les tarifs commencent à 19 € TTC par mois. Pour en savoir plus, consultez notre avis sur AssoConnect.
macompta.fr
macompta.fr est un logiciel de comptabilité en ligne très adapté aux associations.
Ce logiciel nous a séduit pour plusieurs raisons : plusieurs versions (simplifiée ou complète) permettent aux associations de gérer elles-mêmes leur comptabilité, à des tarifs abordables (surtout en prenant l’abonnement annuel). La synchronisation bancaire vous fait gagner du temps (ce qui manque souvent aux associations !), tout comme la gestion des formulaires et des écritures de dons.
Interface macompta.fr
macompta.fr convient à de nombreux types d’associations, qu’elles soient culturelles, sociales, sportives, CE, syndicats, etc. Les tarifs, à partir de 6,25 €/mois, sont compétitifs. Pour en savoir plus, lisez notre avis sur MaCompta.
Pep’s Up
Pep’s Up est un logiciel de gestion complet et polyvalent dédié aux associations. Il trouve toute sa place dans notre sélection.
Il propose une solution tout-en-un pour les associations de tous secteurs : gestion des membres et des adhésions, comptabilité, création de site internet, billetterie et événements. Grâce à un plan comptable spécifiquement adapté aux associations, Pep’s Up vous permet de tenir la comptabilité de votre association, même si vous êtes novice en comptabilité.
Interface Pep’s Up
Ce logiciel est très complet et propose des tarifs compétitifs, à partir de 25 €/mois pour la comptabilité. Pour en savoir plus, lisez notre avis sur Pep’s Up.
Macotisation
Macotisation est un logiciel dédié spécifiquement aux associations, tout comme AssoConnect. Il propose de nombreuses fonctionnalités : gestion des adhérents, collecte de dons, boutique en ligne, billetterie et comptabilité.
Grâce à un partenariat avec macompta.fr, Macotisation propose un module de comptabilité performant. Cet outil est adapté pour gérer la comptabilité de votre association sportive ou de loisirs. La comptabilité de trésorerie ou d’engagements, les rapprochements bancaires et le téléchargement des documents comptables sont parmi les fonctionnalités de base disponibles sur ce logiciel facile à utiliser.
Interface Macotisation
L’option Comptabilité est accessible à partir de 14 €/mois. Vous obtenez non seulement un logiciel de comptabilité, mais également un outil de gestion d’association performant. Pour en savoir plus, lisez notre avis sur MaCotisation.
Les autres logiciels de comptabilité en ligne pour association
Basicompta est un logiciel de comptabilité en ligne dédié aux dirigeants et trésoriers d’association qui n’ont pas de connaissances en comptabilité. Il a été créé à l’origine par une association loi 1901, le Comité Départemental Olympique et Sportif de la Vienne. C’est un logiciel plutôt complet, avec un suivi de trésorerie, des amortissements, des produits constatés d’avance, etc. Il compte 4 232 utilisateurs. Il se distingue par son réseau de référents régionaux qui forment et accompagnent les utilisateurs. La formation est obligatoire.
Le prix du logiciel n’est pas public, car il varie selon les régions. Selon nos informations, comptez de 50 à 60 € par an d’adhésion pour utiliser Basicompta, auxquels vous devrez ajouter 30 € la première année pour la formation et le paramétrage. Notez que l’interface utilisateur de Basicompta peut sembler un peu vieillotte si vous êtes habitué à des outils plus modernes.
D’autres solutions de gestion comptable en ligne pour les associations existent. On peut citer B-Association, qui propose une version en ligne (mais limitée, nous y reviendrons par la suite).
Les logiciels de comptabilité gratuits pour association
Si votre budget est limité, nous avons sélectionné pour vous quelques logiciels gratuits de comptabilité pour association.
AssoConnect
Dans la catégorie des logiciels de comptabilité gratuits pour association, AssoConnect revient à nouveau, mais dans sa version gratuite (mais limitée).
La version gratuite d’AssoConnect s’adresse aux petites associations, avec un maximum de 30 membres. Cette version gratuite est limitée à 100 écritures comptables par exercice, 500 emails envoyés par mois et 5 Go de stockage. De nombreuses fonctionnalités sont également inaccessibles dans cette version gratuite. En ce qui concerne la comptabilité, vous ne pourrez pas gérer les rapprochements bancaires, la comptabilité analytique, la TVA ni les produits constatés d’avance. Il vous sera également impossible de collecter des paiements en ligne sur votre site internet. Cette version d’AssoConnect convient donc aux très petites associations ayant des besoins limités en matière de comptabilité.
B-association
B-association est un logiciel de gestion complet qui intègre un module de gestion de la comptabilité pour les associations. Avec AssoConnect, il fait partie des seuls logiciels à proposer une version gratuite.
Cette version gratuite est réservée aux associations de moins de 40 membres et propose des fonctionnalités comptables basiques, en plus de la gestion des adhérents et des cotisations : édition de bilan, création de budget prévisionnel, suivi des stocks. De plus, la version gratuite de B-association n’est pas accessible en ligne : vous devrez l’installer sur un ordinateur et les données ne seront accessibles que depuis cet ordinateur.
Les logiciels de comptabilité gratuits pour association, aussi attractifs soient-ils, sont souvent très limités. Ils peuvent être intéressants pour les toutes petites associations qui démarrent, avant de passer à une formule payante plus complète. Si vous choisissez un logiciel gratuit, nous vous conseillons d’anticiper vos besoins futurs et d’opter pour un outil qui pourra vous accompagner lorsque votre association se développera.
Les logiciels libres de comptabilité pour association
Si vous avez un budget limité ou si vous préférez utiliser un logiciel libre et open source pour la comptabilité de votre association, sachez que deux des meilleurs logiciels de gestion pour association intègrent également la gestion comptable :
Garradin : ce logiciel libre et accessible en ligne permet de saisir les opérations comptables et d’éditer tous les documents comptables obligatoires, tels que le bilan, le compte de résultat, le grand livre, etc.
Diacamma : Diacamma est un logiciel libre et open source de gestion pour associations sportives, culturelles et syndicats de copropriété. Attention, vous devrez l’installer vous-même et prévoir les frais d’hébergement. Pour utiliser Diacamma, vous devrez disposer de compétences techniques, c’est pourquoi nous ne recommandons ce logiciel qu’aux utilisateurs expérimentés. En ce qui concerne la comptabilité, Diacamma propose les fonctionnalités classiques pour la gestion comptable, administrative et financière d’une association.
En choisissant un logiciel de comptabilité libre, vous n’aurez pas accès à l’accompagnement et au support proposés par les éditeurs de logiciels payants, et vous devrez probablement disposer de compétences internes plus avancées. À vous de décider si vous vous sentez prêt à vous débrouiller avec la documentation et si cette solution convient à votre structure.
Comment choisir son logiciel de comptabilité pour association
Un logiciel de comptabilité pour association doit répondre au minimum aux besoins suivants :
- Saisir les écritures comptables (recettes et dépenses) et les affecter aux comptes correspondants dans le plan comptable de l’association.
- Éditer les documents comptables (bilan, compte de résultat, grand livre, livre-journal, etc.).
Cependant, en fonction de la taille, de l’organisation et de l’activité de votre association, vous pouvez avoir besoin de fonctionnalités plus avancées. Faisons le point sur les fonctionnalités les plus attendues dans un bon logiciel de comptabilité.
Comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement
Un logiciel de comptabilité pour association doit vous permettre de choisir entre deux modes de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement.
La comptabilité de trésorerie est souvent choisie par les petites associations. Avec ce mode de fonctionnement, vous gérez vos finances en enregistrant les entrées et sorties d’argent de votre compte bancaire. Vous enregistrez les dépenses et les recettes au fur et à mesure des transactions sur votre compte bancaire. Cela est pratique, car les dates d’encaissement et de décaissement correspondent aux dates des écritures comptables. Cependant, ce mode de suivi ne vous permet pas d’avoir une vue complète de la situation financière de votre association, car il ne tient pas compte de vos créances, de vos dettes, des immobilisations, etc.
En revanche, la comptabilité d’engagement enregistre les écritures comptables en fonction de la date d’émission des factures, et non de la date d’encaissement. Ce mode de comptabilité permet d’avoir une vision plus complète de votre bilan prévisionnel. Il vous permet également de prendre en compte les provisions sur charges, les produits constatés d’avance et l’amortissement de vos équipements.
Rapprochement bancaire
Si les flux financiers de votre association sont importants, le logiciel que vous choisissez doit vous faire gagner du temps lors des rapprochements bancaires, c’est-à-dire lors de la conciliation des écritures comptables avec les flux enregistrés sur votre compte bancaire. Certains outils, comme macompta.fr, peuvent même se connecter directement à votre compte bancaire. Cela représente un gain de temps considérable et garantit une plus grande fiabilité.
Gestion de la TVA
Si votre association exerce une activité commerciale ou si vos recettes globales dépassent 62 250 €, vous êtes assujetti à la TVA. Cela signifie que vous devez facturer vos ventes en TTC (toutes taxes comprises) et reverser la TVA à l’État. Cela signifie également que vous pouvez récupérer la TVA sur vos achats. Le logiciel que vous choisissez doit faciliter l’établissement de vos déclarations de TVA, sinon cela peut vite devenir un casse-tête.
Gestion commerciale
Si vous avez besoin d’émettre des devis, des factures, des bons de commande, de gérer des clients et des fournisseurs, il est préférable de choisir un logiciel de comptabilité qui intègre ces fonctionnalités, généralement regroupées sous le terme de gestion commerciale. Cela est d’autant plus nécessaire si vous gérez des stocks.
Intégration avec la gestion des adhésions et des dons
Il peut être très intéressant de choisir un logiciel de comptabilité qui intègre également la gestion des adhésions et la collecte de dons, notamment si vous souhaitez accepter des paiements en ligne ou par le biais d’un terminal de paiement électronique (TPE) pour association. Cela vous permettra de gagner du temps, d’être plus efficace et fiable, en évitant les ressaisies. Si vous recevez de nombreux dons, vérifiez que le logiciel est capable d’émettre le reçu fiscal réglementaire (Cerfa 11580_03). Enfin, si vous utilisez une cagnotte en ligne pour association, assurez-vous que sa gestion avec votre logiciel comptable (actuel ou futur) n’est pas trop complexe.
Accessibilité
Un critère important pour choisir un logiciel de comptabilité pour votre association est son accessibilité. Faut-il le télécharger sur votre ordinateur ? L’installer sur un serveur ? Ou bien est-il accessible en ligne ?
Un logiciel installé sur votre ordinateur peut convenir, mais nous vous déconseillons d’utiliser votre ordinateur personnel pour gérer les comptes de votre association. Vous devez disposer d’un poste informatique dédié dans les locaux de votre association. Pensez également à mettre en place un système de sauvegarde. De plus, cela ne permet pas de collaborer à plusieurs sur l’outil.
Un logiciel en ligne nécessite une connexion internet, mais c’est la solution la plus simple à mettre en œuvre, la plus sécurisée (vous n’aurez pas à gérer les mises à jour du logiciel) et la plus collaborative. Certains logiciels comptables proposent même une application mobile.
Accompagnement et support
Peu d’associations peuvent se permettre d’embaucher un comptable expérimenté. Le plus souvent, la personne en charge de la comptabilité est un trésorier bénévole ou un employé multitâches. Dans ce cas, vous apprécierez certainement de pouvoir compter sur le support client de votre logiciel de comptabilité.
Il est très utile de pouvoir contacter un service client en cas de problème technique, de bug ou de question sur une fonctionnalité de l’outil. Le support et l’accompagnement font partie des raisons pour lesquelles certains de nos lecteurs, qui étaient initialement intéressés par des solutions gratuites, finissent par allouer quelques euros par mois à leur budget associatif pour s’équiper d’un logiciel de comptabilité. Certes, cela représente un coût, mais en contrepartie :
- Vous gagnez du temps.
- Vous limitez les risques d’erreurs.
- Vous disposez d’un support inclus.
Les alternatives aux logiciels de comptabilité pour association
Est-il possible de se passer d’un logiciel pour gérer la comptabilité de son association ? Voici différentes options à considérer.
Faire votre comptabilité sur papier
Si vous préférez gérer vous-même la comptabilité de votre association, vous pouvez opter pour la version papier-crayon en utilisant un simple cahier pour enregistrer les recettes et les dépenses de votre association, ainsi que deux classeurs pour conserver les factures.
Il va sans dire que cette solution, aussi simple soit-elle, est réservée aux très petites associations ayant un flux d’entrées et de sorties très limité. Si vous choisissez cette solution, veillez à être rigoureux, car la moindre erreur pourrait poser de gros problèmes lors d’un contrôle, sans parler des difficultés pour établir le bilan de fin d’année.
Excel
Certains optent pour le suivi de la comptabilité de leur association sur Excel. Vous pouvez trouver gratuitement sur internet des modèles de comptabilité pour les associations, tels qu’un bilan comptable ou un rapprochement bancaire. L’avantage d’un tableur par rapport à un cahier, c’est qu’il permet de mettre en place un certain nombre de contrôles et d’améliorer la fiabilité de vos données.
Cependant, le suivi de la comptabilité de votre association sur Excel présente plusieurs inconvénients :
- Excel ne permet pas le travail collaboratif : impossible de travailler à plusieurs sur un même fichier Excel.
- Excel n’est pas toujours sécurisé : le logiciel peut planter, vous pouvez perdre vos données à la suite d’une mauvaise manipulation ou d’un crash de votre disque dur.
- Puisqu’il ne permet pas de figer les mouvements comptables, Excel ne respecte pas les obligations comptables.
Gérer la comptabilité de votre association sur Excel comporte donc des risques, et nous ne le recommandons que pour de très petites structures ayant des besoins de base en suivi de trésorerie.
Un expert-comptable en ligne
Terminons en évoquant les experts-comptables en ligne, une alternative aux logiciels de comptabilité pour association.
Ils sont nombreux à s’être lancés sur le marché ces dernières années, et certains d’entre eux acceptent les associations. Leur principe est simple : ils proposent une comptabilité tout compris, un paiement mensuel et un comptable dédié à l’association, joignable par chat ou téléphone. Citons par exemple Livli, mais d’autres options sont disponibles dans notre comparatif des experts-comptables en ligne.
