Les achats sont fondamentaux au sein des entreprises. Ils engagent les dépenses mais offrent de nombreux leviers d’amélioration pour optimiser la création de valeur. Pour éviter les erreurs d’achat et bénéficier du meilleur rapport qualité/prix, il est essentiel de bien se renseigner sur le produit.
Qu’est-ce que le processus d’achat ?
Le processus d’achat regroupe toutes les opérations permettant à une entreprise de se procurer les biens et les services nécessaires à son activité. Il concerne les flux physiques et d’information.
Les objectifs du processus d’achat
Le processus d’achat vise à optimiser plusieurs aspects :
- Le prix (appel d’offres)
- La qualité (sans coûts inutiles)
- Les coûts (liés aux achats ou au stockage)
- Les délais (zéro délai)
Pourquoi mettre en place un processus d’achat ?
Comme les particuliers, les entreprises doivent régulièrement acheter des biens et des services pour répondre à leurs besoins. Un processus d’achat formalisé permet d’obtenir une valeur maximale pour chaque dollar dépensé. Il influence les dépenses, la compétitivité, la rentabilité et l’efficacité globale de l’entreprise.
Définition de la fonction d’approvisionnement
L’approvisionnement consiste à fournir les produits, biens et services extérieurs nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Cela nécessite de prévoir les besoins, de les planifier, de les exprimer clairement, de rechercher les produits correspondants, de les acquérir, de vérifier leur conformité et de payer leur prix.
Les apports de la version 2015 de l’ISO 9001
La norme ISO 9001:2015 étend les exigences relatives aux achats à la maîtrise des processus, produits et services fournis par des prestataires externes. Elle inclut la gestion de la propriété des prestataires externes et les contrôles liés à l’externalisation des processus et fonctions.
Les étapes du processus d’achat
Voici les 6 étapes clés du processus d’achat pour l’optimiser :
Étape 1 : le sourcing fournisseurs (fournisseurs potentiels)
La recherche des fournisseurs potentiels est une étape minutieuse. Selon les besoins, il peut être nécessaire de trouver de nouveaux partenaires. L’acheteur doit écouter les prescripteurs internes, gérer les relations avec les fournisseurs et anticiper les risques.
Étape 2 : Soigner son appel d’offre
L’appel d’offres doit être bien préparé et composé de plusieurs documents : une lettre d’introduction, un guide de l’appel d’offres, le cahier des charges, les termes et conditions, un questionnaire, un guide de réponses, et des annexes. Il peut être envoyé par courrier ou par portail électronique.
Étape 3 : Décortiquer les candidatures
Une analyse détaillée des candidatures est nécessaire. Il faut d’abord définir des critères éliminatoires avant d’analyser plus en détail les offres restantes.
Étape 4 : Employer une bonne grille de lecture
Après une première sélection, il est important d’utiliser une grille d’analyse pour évaluer les offres restantes. Les critères peuvent inclure la certification, le coût global d’acquisition, les conditions commerciales, etc.
Étape 5 : Mener la négociation
La négociation avec les fournisseurs sélectionnés est une étape cruciale. Il faut gagner leur confiance et les motiver à collaborer. La préparation technique du dossier et l’élaboration d’une stratégie de négociation sont essentielles pour réussir cette étape.
Étape 6 : Le lien juridique, le contrat, Acte d’achat
La rédaction du contrat est la dernière phase du processus d’achat. Il faut être vigilant pour éviter les mauvaises surprises après la signature. Le contrat doit mentionner les informations indispensables, comme les parties contractantes, l’objet du contrat, la qualité requise, le prix, les dates de livraison, les garanties, etc.
Qui est responsable du processus d’achat ?
Le responsable des achats, également connu sous le nom de directeur des achats, dirige un service chargé d’acquérir des produits et des services pour son organisation. Son rôle est de prendre des décisions stratégiques et de garantir la satisfaction des besoins de l’entreprise.
Politique, marketing achat, stratégies achat du service achat
La politique d’achat est définie en fonction de la politique générale de l’entreprise. Elle vise à réduire les coûts en optimisant les processus d’achat, en consolidant les volumes, en standardisant les besoins et en développant des partenariats. Elle guide les décisions tout au long du processus d’achat et est communiquée à tous les acteurs de l’entreprise.
En suivant ces 6 étapes clés du processus d’achat, vous pourrez optimiser vos achats, réduire les coûts inutiles et maximiser la valeur récupérée de chaque dollar investi.
