La fonction des achats est de plus en plus considérée comme étant primordiale dans de nombreuses entreprises. Dans un environnement concurrentiel grandissant, la préservation de la marge constitue une priorité. À cet égard, réaliser des gains en termes de productivité et d’achats devient une stratégie majeure. Afin de rester compétitives, les entreprises ont tout intérêt à tirer parti de ce contexte concurrentiel. Voici les 6 étapes clés du processus d’achat permettant d’identifier les axes d’amélioration.
Étape 1 : Identifier le besoin
Lorsqu’une problématique se présente, l’entreprise identifie un besoin qui se traduit par l’achat d’un produit ou d’un service. Ce besoin peut survenir à l’interne, par exemple lorsqu’une entreprise a besoin de nouveaux équipements pour lancer un nouveau produit ou pour remplacer une machine défectueuse. Il peut également émerger à l’externe, par le biais d’une publicité, d’une visite de salon professionnel ou d’une présentation d’un représentant commercial. L’identification du besoin est dictée par une politique de performance axée sur l’amélioration des produits existants, l’innovation ou la réduction des coûts d’achat.
Étape 2 : Décrire les caractéristiques du produit
En précisant le besoin, l’entreprise établit un cahier des charges exhaustif et rigoureux, qui servira de base pour le reste du processus d’achat. À cette étape, il est important de détailler les caractéristiques et les spécifications techniques recherchées afin de répondre à la problématique de la meilleure façon possible. Plusieurs questions se posent alors : s’agit-il d’un produit standard ou complexe ? Quels sont les composants centraux du produit et ceux qui peuvent être standardisés ? En examinant ces éléments, l’entreprise peut réduire les coûts en modifiant, standardisant ou fabriquant certains composants de manière plus économique, sans compromettre la qualité globale du produit.
Étape 3 : Rédiger le cahier des charges
La rédaction du cahier des charges est une étape cruciale, car un bon cahier des charges facilite les étapes suivantes du processus d’achat. Celui-ci doit permettre aux fournisseurs de proposer plusieurs solutions tout en spécifiant clairement les attentes en termes de satisfaction, de volume annuel et de contexte. Selon les besoins, le cahier des charges peut prendre différentes formes : technique, fonctionnel, ou une combinaison des deux. Il est important de décrire le besoin sous tous les angles en utilisant la méthode QQOQCCP (qui, quoi, où, quand, comment, combien, pourquoi).
Étape 4 : Sélectionner les fournisseurs
La sélection des meilleurs fournisseurs est essentielle pour le succès du processus d’achat. Pour ce faire, il est primordial de recueillir toutes les informations nécessaires sur le marché. Dresser une liste exhaustive des fournisseurs référencés et élargir la recherche aux fournisseurs potentiels non identifiés est une première étape importante. Soumettre des demandes d’informations (RFI) aux fournisseurs potentiels identifiés permet de collecter des informations supplémentaires. Contrôler les homologations des fournisseurs est également nécessaire pour minimiser les risques financiers et s’assurer de la fiabilité technique et des capacités logistiques.
Étape 5 : Analyser en profondeur les candidatures
Une fois les candidatures reçues, il est important de les filtrer en utilisant des critères d’élimination avant d’analyser plus en détail les offres restantes. Commencez par définir des critères d’élimination, comme une compétence technique particulière ou une localisation géographique spécifique. Ensuite, procédez à une analyse détaillée de chaque proposition en évaluant la performance de chaque entreprise sur chaque critère. Il est également important de prendre en compte le coût global d’acquisition, les conditions commerciales et la sécurité financière de l’entreprise.
Étape 6 : Préparer la négociation
Grâce aux informations recueillies lors des étapes précédentes, il est possible de développer une stratégie de négociation. En se concentrant sur des aspects tels que la situation économique du fournisseur, ses prévisions d’activité, ses moyens de production et son positionnement concurrentiel, il est possible de déterminer les clauses à négocier ainsi que les objectifs à atteindre. Il est recommandé d’adopter une approche séquentielle lors de la négociation en traitant les clauses l’une après l’autre. Il est également essentiel de prendre en compte les caractéristiques techniques du produit, ainsi que la dépendance de l’entreprise vis-à-vis du fournisseur.
En conclusion, réussir le processus d’achat est un travail minutieux qui nécessite une attention particulière. Faire le bon choix de fournisseur est crucial pour la pérennité de l’entreprise. Si vous avez besoin d’aide pour tout ou partie de ce processus, vous pouvez compter sur l’expertise en sourcing de ISP Group. Forts de 15 ans d’expérience dans l’optimisation des coûts d’achat, nous pouvons vous accompagner dans vos problématiques d’achat en identifiant les meilleurs fournisseurs répondant à vos exigences de qualité, prix, délais et gestion des risques. Faire appel à ISP Group vous fera gagner du temps, vous évitera un travail fastidieux et vous permettra d’améliorer vos performances tout en établissant une relation durable avec votre nouveau partenaire commercial.
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