Gérer les processus d’achat est essentiel pour optimiser la rentabilité de votre entreprise et augmenter sa productivité. Mais avant de commencer, comprenons d’abord ce qu’est réellement un processus d’achat.
Un processus d’achat regroupe toutes les opérations permettant à une entreprise d’acquérir les biens et services nécessaires à son activité. Cela implique de se fournir à l’extérieur de l’entreprise.
Cependant, la construction d’un processus d’achat doit être méthodique et rigoureuse, sans pour autant être trop chronophage pour les équipes, afin de ne pas devenir onéreux et complexe à gérer. Souvent perçues comme contraignantes, ces étapes peuvent entraver l’autonomie et la rapidité de gestion des achats pour les entreprises. Dans cet article, nous vous présentons les différentes étapes pour mettre en place un processus d’achat performant.
Étape 1 : Identifier les besoins
Chaque collaborateur n’a pas toujours la même vision des enjeux liés à l’achat. C’est pourquoi la première étape d’un processus d’achat consiste à identifier les besoins.
Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la solution la plus adaptée, bien que fastidieuse au premier abord.
Étape 2 : Trouver les meilleurs fournisseurs
Une fois les besoins de l’entreprise identifiés, la deuxième étape du processus d’achat consiste à réaliser un sourcing pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela permet de faciliter et d’accélérer les achats. Voici ce qu’il faut faire :
- Collecter les informations nécessaires pour chaque fournisseur
- Réaliser un inventaire détaillé pour comparer les fournisseurs
- Contrôler les homologations afin de s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise
Étape 3 : Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection effectuée, il est temps d’entrer directement en relation avec les fournisseurs potentiels. Déléguez une équipe qui se chargera de s’assurer de la bonne compréhension des besoins et des thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Ensuite, envoyez un dossier aux fournisseurs par courrier électronique ou postal. Ce dossier doit contenir :
- L’ensemble des règles et des dates régissant l’appel d’offres
- Le cahier des charges à remplir
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs
- Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise
Des annexes supplémentaires peuvent être ajoutées en fonction du type de produit ou du secteur d’activité.
Étape 4 : Analyser et sélectionner le partenaire idéal
Le choix du partenaire le plus adapté doit se baser sur l’analyse de plusieurs critères :
- La qualité du produit livré
- Le coût total proposé
- La conformité du délai de fabrication et de livraison par rapport aux besoins
- La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise
Étape 5 : Négocier le meilleur contrat
Il est essentiel d’établir une stratégie d’achat claire en interne avant de commencer les négociations. Il ne faut pas se lancer dans cette étape sans préparation préalable. Il est nécessaire d’identifier toutes les clauses administratives et techniques à négocier et les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus favorables pour la réussite de votre relation d’affaires.
Étape 6 : Conclure et signer le contrat
La dernière étape du processus d’achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous les termes des accords convenus lors des étapes précédentes, sans exception, afin qu’aucune faille ne soit relevée par la suite et puisse nuire à votre relation d’affaires.
Il est important de ne pas oublier de préciser les conditions de rupture du contrat, le service après-vente et la juridiction compétente en cas de litige. La signature du contrat peut intervenir après l’acceptation du contenu par les deux parties. Ainsi, la relation commerciale est scellée jusqu’à la rupture du contrat.
Suivre à la lettre ce processus d’achat peut parfois être complexe pour les entreprises. C’est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent, permettant d’optimiser les processus d’achat pour toutes les équipes. Si vous souhaitez en savoir davantage à ce sujet, consultez notre livre-blanc sur le sujet.
