Nous passons beaucoup de temps au travail à communiquer avec nos collègues. Le déroulement de notre processus de communication peut avoir un impact non négligeable sur notre efficacité.
Les réunions de groupe, souvent considérées comme toxiques, sont particulièrement critiquées par l’équipe de 37signals. Elles peuvent fragmenter notre journée de travail, se concentrer sur des idées abstraites plutôt que sur des réalités tangibles, et manquer d’informations transmises efficacement. De plus, elles peuvent facilement dévier du sujet, avoir des ordres du jour flous et nécessiter une préparation minutieuse.
La communication est cruciale pour que chacun avance dans la même direction, surtout lorsque l’équipe est grande. Pour faire face à la complexité croissante, il est essentiel d’optimiser nos processus de communication.
Le modèle du processus de communication comprend les étapes suivantes:
La phase de l’idée
Avant de communiquer quoi que ce soit, il faut avoir quelque chose à communiquer. A ce stade, le plus grand défi est de cristalliser les idées. Pour y parvenir, il est conseillé de tenir un carnet de notes pour capturer les idées qui nous traversent l’esprit. Cela permet de développer les idées intéressantes et de les libérer de notre mémoire.
Partager une liste de réunions est également utile pour organiser les idées. Chez Userlike, nous utilisons Asana pour rassembler nos réunions récurrentes et leurs points à l’ordre du jour.
La phase de cryptage
Dans cette étape, il s’agit de structurer le message à transmettre. Pour communiquer clairement, il est important d’encourager la sincérité et la méritocratie. Les cultures favorisant l’honnêteté et la transparence surpassent celles qui sont indirectes. De plus, la brièveté et la structuration du message améliorent sa compréhension. Utiliser des techniques de rhétorique comme le steel-manning (résumer l’argumentation de l’interlocuteur de manière avantageuse avant de montrer ses faiblesses) permettent également une communication plus efficace.
La phase signal
Cette étape concerne la manière dont le message parvient au destinataire. Il est important de choisir le bon canal de communication, que ce soit une conversation individuelle, une réunion de groupe, une annonce publique, ou un message électronique. De plus, l’environnement où le message est annoncé joue un rôle important. Il est recommandé de sélectionner un environnement approprié pour favoriser une communication efficace.
La phase de décodage
C’est à ce stade que le destinataire décrypte le message, que ce soit par la lecture ou l’écoute. Pour mieux comprendre le message, il est conseillé de s’entraîner à l’écoute en évitant les distractions. Entraîner sa compréhension auditive et se méfier de ses préjugés sont également des moyens de donner du sens au message.
La phase sémantique
Dans cette phase, le destinataire ajoute un sens au message. Il est important de se détacher des idées pour éviter les réactions émotionnelles et de rester vigilant face aux distorsions cognitives. En évaluant rationnellement chaque argument, il est plus facile de donner du sens au message.
La phase de rétroaction
La dernière phase du processus de communication est la rétroaction entre le destinataire et l’expéditeur. Le feedback est essentiel pour évaluer si le message a été compris et se rapprocher d’une compréhension mutuelle. Les questions, le langage corporel et les indicateurs d’écoute sont des mécanismes de rétroaction importants.
En optimisant chaque étape du processus de communication, nous pouvons améliorer notre efficacité et la compréhension commune au sein de notre équipe.
