Vous avez passé des heures à trier des centaines de CV et à mener de nombreux entretiens. Enfin, vous avez trouvé le candidat idéal – quelqu’un qui ne veut pas simplement être un employé parmi tant d’autres, mais qui aspire à faire un travail significatif ayant un impact durable sur votre organisation. Vous pensez pouvoir siroter du champagne et célébrer ? Détrompez-vous : c’est lors du processus d’intégration des employés que les choses se concrétisent réellement, une étape cruciale qui déterminera si le candidat idéal restera ou s’en ira précipitamment.
Des études révèlent que 30 % des entreprises négligent le processus d’accueil. Beaucoup d’organisations manquent ainsi une précieuse occasion d’accueillir, d’impressionner et de retenir les meilleurs talents. Malheureusement, les nouveaux employés ne sont pas disposés à attendre tandis que vous vous débattez avec un processus d’accueil désorganisé – une mauvaise première impression peut inciter 64 % des nouveaux employés à chercher un autre emploi.
Les managers citent souvent les snacks gratuits et les bureaux ergonomiques comme avantages les plus recherchés sur le lieu de travail. Toutefois, l’appréciation est en réalité le principal moteur de satisfaction, de loyauté et de productivité des employés. Les experts révèlent que les membres de l’équipe qui se sentent véritablement appréciés au travail sont jusqu’à 50 % plus productifs. L’intégration constitue votre première occasion de montrer à quel point vous appréciez les efforts de votre équipe. Un processus chaotique et inefficace ne laisse qu’un goût amer. Alors, comment créer une expérience d’intégration qui positionne votre entreprise comme un lieu de travail phénoménal ?
Les 7 étapes pour mettre en place un processus d’intégration des employés qui séduit chaque nouvelle recrue
Un processus d’intégration ne se limite pas à cocher une liste de tâches à accomplir. C’est un moment crucial pour mettre en valeur la culture et les valeurs de votre entreprise. Une expérience d’intégration chaleureuse, accueillante et opportune permet d’intégrer les nouvelles recrues et de leur donner un aperçu immédiat de la manière dont vous traitez vos employés. Voici comment procéder.
1. Établir un plan de match clair et mesurable
Un processus d’intégration totalement ouvert est aussi inefficace qu’une absence totale de processus. Pour tirer pleinement parti d’une expérience d’intégration spectaculaire, vous devez établir un calendrier et des objectifs clairs. Posez-vous les bonnes questions :
- Combien de temps durera l’ensemble du processus ? Le processus d’intégration typique peut s’étendre sur une période de 90 à 120 jours. Il est essentiel de fixer des points de départ et des limites pour chaque étape.
- Quels sont les éléments essentiels à retenir ? Que souhaitez-vous que votre nouvelle recrue apprenne pendant cette période ? Comment doit-elle se sentir ? Quelles compétences doit-elle maîtriser à la fin de chaque phase ? Attribuez des objectifs quantifiables à chaque étape.
- Quels sont vos indicateurs clés de performance ? Comment allez-vous mesurer le succès ? Établissez des objectifs concrets pour chaque étape afin de pouvoir identifier facilement les domaines qui ont connu un succès retentissant et ceux qui nécessitent des améliorations.
Ces objectifs constituent la base de votre stratégie. Vous êtes maintenant prêt à mettre en place une expérience d’intégration que les nouveaux employés apprécieront.
2. Préparer un kit d’accueil complet
L’intégration d’un nouvel employé nécessite une coordination étroite avec différents services, tels que l’informatique, la sécurité, la paie et les achats. Montrez aux nouvelles recrues que votre entreprise est bien organisée (et prévenante !) en préparant un kit d’accueil complet. Ce kit devrait inclure :
- Les politiques de l’entreprise
- Les avantages du bureau
- Une présentation des membres de l’équipe et des personnes clés à connaître
- Une compréhension de la structure de gestion et des référents à contacter en cas de questions
- Un récapitulatif clair des formalités administratives et autres documents requis par les ressources humaines
- Une explication détaillée des responsabilités du poste : près d’un quart des personnes qui quittent leur emploi affirment l’avoir fait à cause d’un manque de clarté sur les attentes. Battez cette statistique en fournissant un dossier détaillé des responsabilités.
- Ce à quoi le processus de formation ressemblera : un calendrier, des liens vers des vidéos, des réunions prévues à l’avance avec différents responsables.
Si vous travaillez au sein d’une grande organisation, ces documents peuvent être sujets à des modifications fréquentes. Une bonne plateforme de gestion de flux de travail peut vous aider à garder votre kit d’accueil constamment à jour. Avec les changements apportés par la pandémie, de nombreuses organisations adoptent le télétravail et les restrictions de voyage d’affaires, il est donc crucial de tenir les employés informés des dernières politiques.
Plus besoin de tout gérer manuellement, l’automatisation vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les étapes du processus par lesquelles chaque employé passe, et leur donne également l’occasion de fournir des commentaires précieux tout au long du processus. Un système de gestion de documents entièrement numérisé garantit également l’exactitude des formulaires et permet aux professionnels des ressources humaines d’accéder rapidement aux documents nécessaires, même en travaillant à domicile.
3. Préparer un poste de travail opérationnel dès le premier jour
Prévoyez un succès assuré pour votre nouvelle recrue. Elle doit avoir accès aux bons logiciels, outils et équipements nécessaires. Rien n’est plus décourageant que d’arriver le premier jour et de trouver un bureau encombré d’ordinateurs et de câbles en pagaille – ou pire encore, de découvrir qu’aucun poste de travail n’a été préparé.
Si vous souhaitez que les nouveaux employés soient opérationnels dès leur premier jour, vous devez prendre les mesures nécessaires. Prenez rendez-vous avec les services informatiques et d’approvisionnement pour vous assurer que les ordinateurs, les téléphones et tous les périphériques nécessaires sont prêts bien à l’avance. Organisez les mots de passe pour les ordinateurs et les emails, et veillez à ce que la nouvelle recrue ait un accès immédiat à toutes les applications, logiciels et bases de données dont elle aura besoin pour accomplir ses tâches. Une étude de Microsoft souligne l’importance de ces “petits efforts” : un ordinateur en état de marche et une adresse e-mail prête à l’emploi sont des moyens rapides de convaincre les nouveaux arrivants.
Si vous engagez un employé à distance, assurez-vous que tous les équipements arrivent à sa disposition bien avant la date de prise de poste. De plus, définissez clairement les attentes en termes d’équipements personnels qu’il pourrait utiliser, ainsi que les allocations offertes pour combler les éventuelles lacunes.
Prenez en compte tous les aspects du travail. Y a-t-il des zones d’accès restreintes auxquelles ils devront se rendre ? Collaborez activement avec votre équipe de sécurité pour vous assurer que les clés ou les autorisations appropriées sont prêtes pour leur premier jour. N’oubliez pas non plus les aspects plus ludiques du travail : si vous envoyez un e-mail pour recueillir les commandes pour le déjeuner du vendredi après-midi, assurez-vous d’inclure les nouvelles recrues dans le groupe de diffusion ou le canal Slack.
4. Créez une expérience accueillante dès le premier jour
Laisser une bonne impression dès le premier jour est la priorité absolue pour établir une relation solide avec un nouveau collaborateur. Tout comme les agents immobiliers créent une ambiance chaleureuse en disposant des plantes en pot et un décor agréable dans une maison, les bons processus transforment votre entreprise en un environnement de travail exceptionnel. Faire en sorte qu’un environnement inconnu soit perçu comme un foyer accueillant est le meilleur moyen de plaire à un nouvel employé, puisque nous passons un tiers de notre vie au travail.
Profitez de cette occasion pour mettre en valeur ce qui rend votre entreprise unique. Si vous mettez en avant votre dynamisme, assurez-vous que vos documents de bienvenue et vos activités du premier jour le reflètent. Si vous êtes fier de la technologie et de l’innovation, faites des efforts pour numériser les documents d’accueil au lieu de vous encombrer de formulaires imprimés nécessitant des signatures manuscrites.
Si vous avez déjà informé votre personnel de l’arrivée d’une nouvelle recrue, encouragez-les à venir la saluer ou à communiquer avec elle via Zoom pour mettre un visage amical sur un nom. Allez encore plus loin en organisant à l’avance un brunch de bienvenue ou un café virtuel, et inscrivez cette activité dans l’agenda de tous. Il est inutile de courir à la dernière minute pour trouver un créneau qui convienne à tout le monde, fixez plutôt une date et une heure bien à l’avance.
5. Choisissez un mentor pour accompagner chaque nouvelle recrue et impliquez toute l’équipe
Dans l’excitation de préparer l’arrivée d’un nouveau membre dans l’équipe, ne négligez pas non plus la coordination avec le reste de votre personnel. Assurez-vous que chacun connaît le nom, le poste et la date de prise de fonction de la nouvelle recrue. Tous les managers ne sont pas forcément des experts en mentorat individuel, il est donc important de jouer sur les forces de chacun et de confier des missions d’accompagnement à des membres de l’équipe aptes à les remplir.
Chaque membre de votre équipe doit également comprendre les responsabilités du nouveau collaborateur afin de savoir exactement comment l’aider pendant la période de formation. Les grandes entreprises mettent même en place une forme de parrainage, en associant les nouvelles recrues à un guide qui s’accorde bien avec leur personnalité et leur style de travail.
À cette étape, il est particulièrement important de fixer des objectifs à 30, 60 et 90 jours, c’est-à-dire des étapes tangibles à atteindre au cours des trois premiers mois de travail. Chaque objectif doit être intégrée dans le flux de travail de l’organisation pour qu’il puisse être suivi et évalué à la fin de chaque mois.
6. Assurez une participation continue de l’équipe et un accès à la formation continue
Que ce soit en matière de leadership, de collaboration ou de communication, les personnes les plus performantes ne cessent jamais de se perfectionner. Elles ont un grand appétit pour les opportunités de formation continue. Par conséquent, proposez des séminaires et des ateliers dès que cela est possible. Demandez aux employés quel genre de contenu serait le plus utile pour eux. Quels sujets ou technologies, selon eux, les aideraient à mieux agir sur le lieu de travail ? En créant des opportunités de formation qui répondent aux besoins des employés, vous montrez à quel point vous appréciez leur contribution.
Certaines organisations craignent que la formation des employés ne les qualifie uniquement pour des emplois meilleurs ailleurs. Ne vous inquiétez pas : 94 % des employés affirment qu’ils resteraient effectivement plus longtemps au sein d’une entreprise qui investit activement dans leur formation professionnelle.
7. Mesurez les indicateurs clés de performance de votre processus d’accueil des employés
Vous vous souvenez des objectifs que vous avez fixés au début ? C’est ici que vous examinez vos progrès et vous vous assurez que vous et votre équipe avez brillamment atteint tous les indicateurs clés de performance. Dans tout processus d’intégration des employés, il y a toujours moyen de s’améliorer. Identifiez les étapes qui nécessitent un renforcement et celles qui peuvent être supprimées complètement.
Un processus d’intégration bien ficelé ne se contente pas de cocher une liste de tâches à accomplir. C’est une occasion cruciale de mettre en valeur la culture et les valeurs de votre entreprise. Une expérience d’intégration chaleureuse, accueillante et opportune permet d’intégrer les nouvelles recrues et de leur donner immédiatement un aperçu de la manière dont vous souhaitez que vos collègues et vos clients soient traités. Ne laissez pas votre recrue star s’essouffler aussi rapidement qu’elle a rejoint votre équipe – préparez l’avenir de votre entreprise au succès en offrant une expérience d’intégration exceptionnelle que les nouveaux employés vont adorer.
