Vous avez enfin trouvé le candidat idéal après avoir passé en revue des centaines de CV et mené des dizaines d’entretiens. Cette personne aspire à être plus qu’un simple employé parmi tant d’autres, elle souhaite produire un travail significatif qui aura un impact durable sur votre organisation. Vous pourriez penser qu’il est temps de sabrer le champagne et de célébrer, mais détrompez-vous : c’est lors du processus d’intégration des employés que les choses sérieuses commencent. Cette étape cruciale déterminera si le candidat idéal restera ou s’il décidera de faire volte-face et de partir.
Malheureusement, de nombreuses entreprises négligent cette phase essentielle. En fait, selon des études, 30 % des entreprises négligent le processus d’accueil. Elles ratent ainsi une occasion précieuse d’accueillir, d’impressionner et de retenir les meilleurs talents. Les nouveaux employés ne sont pas prêts à attendre indéfiniment pendant que vous vous débrouillez avec un processus d’accueil désorganisé. Une mauvaise première impression peut inciter 64 % des nouveaux employés à chercher un autre emploi.
Au-delà des snacks gratuits et des bureaux debout, la principale source de satisfaction, de loyauté et de productivité des employés est l’appréciation. En effet, les membres de l’équipe qui se sentent vraiment appréciés peuvent être jusqu’à 50 % plus productifs. L’intégration est donc votre première occasion de montrer à quel point vous appréciez le travail acharné de votre équipe. Un processus d’intégration inefficace ne laisse qu’un goût amer. Mais comment créer une expérience d’intégration qui positionne votre entreprise comme un lieu de travail exceptionnel ?
7 étapes pour mettre en place un processus d’intégration des employés qui plaira à chaque nouvelle recrue
Un processus d’intégration ne se résume pas à cocher une liste de tâches à accomplir. C’est un moment crucial pour mettre en valeur la culture et les valeurs de votre entreprise. Une expérience chaleureuse, accueillante et opportune permet aux nouvelles recrues de s’intégrer rapidement et de se faire une idée de la manière dont vous traitez vos employés. Voici comment procéder :
1. Établir un plan de match mesurable
Un processus d’intégration totalement ouvert est aussi mauvais qu’une absence totale de processus. Pour obtenir une expérience d’intégration spectaculaire, vous devez établir un calendrier et des objectifs clairs. Posez-vous les questions suivantes :
- Combien de temps durera l’ensemble du processus ? Fixez des points de départ et des limites pour chaque étape.
- Quels sont les points essentiels à retenir ? Qu’attendez-vous de votre nouvelle recrue pendant cette période ? Quelles compétences doit-elle acquérir à chaque étape ? Attribuez un résultat quantifiable à chaque phase.
- Quels sont vos indicateurs clés de performance ? Comment allez-vous mesurer le succès ? Fixez des objectifs concrets pour chaque étape afin de pouvoir facilement identifier les domaines qui ont été des réussites et ceux qui doivent être améliorés.
En définissant ces objectifs, vous serez prêt à mettre en place une expérience d’intégration que les nouveaux employés apprécieront.
2. Préparer un kit d’accueil complet
L’embauche d’un nouveau collaborateur nécessite une coordination étroite entre différentes équipes telles que l’informatique, la sécurité, la paie et les achats. Montrez aux nouvelles recrues que votre entreprise est bien organisée (et prévenante !) en préparant un kit de bienvenue complet. Ce kit devrait inclure :
- Les politiques de l’entreprise
- Les avantages offerts par le bureau
- Les présentations des membres de l’équipe et des personnes clés à connaître
- Une compréhension claire de la structure de gestion et des ressources à contacter en cas de questions
- Un récapitulatif détaillé des formalités administratives et des autres formulaires requis par les RH
- Une explication détaillée des responsabilités du poste
De plus, fournissez des informations sur le processus de formation, notamment un calendrier, des liens vers des vidéos et des horaires de réunion prévus à l’avance avec différents responsables.
3. Aménager un poste de travail prêt à l’emploi
Planifiez en amont la réussite de votre nouvelle recrue. Assurez-vous qu’elle ait accès aux bons logiciels, outils et équipements nécessaires. Rien de plus décourageant que d’arriver le premier jour et de trouver un bureau encombré de câbles et d’ordinateurs – ou pire encore, de ne pas avoir de poste de travail du tout.
Si vous voulez que les nouveaux employés soient opérationnels dès le premier jour, vous devez vous assurer que tout est prêt. Prenez rendez-vous avec les services informatiques et d’approvisionnement pour vous assurer que les ordinateurs, les téléphones et tous les périphériques nécessaires sont prêts bien à l’avance. Organisez les mots de passe des ordinateurs et des e-mails et assurez-vous que votre nouvelle recrue a un accès immédiat à toutes les applications, logiciels et bases de données dont elle aura besoin pour effectuer ses tâches.
Si vous embauchez un employé à distance, assurez-vous que tous les équipements sont livrés avant la date d’entrée en fonction, et définissez clairement les attentes concernant l’utilisation de son propre équipement personnel et les éventuelles allocations fournies pour combler les éventuelles lacunes.
N’oubliez pas de prendre en compte tous les aspects du travail. Y a-t-il des zones d’accès restreint auxquelles ils devront accéder ? Travaillez en étroite collaboration avec votre équipe de sécurité pour vous assurer que les clés ou les autorisations appropriées sont prêtes pour leur premier jour. N’oubliez pas non plus les aspects plus amusants du travail : si vous envoyez un e-mail pour recueillir les commandes de repas du vendredi après-midi, assurez-vous d’ajouter les nouvelles recrues au groupe de messagerie ou au canal Slack.
4. Créer une expérience accueillante le premier jour est essentiel lors du processus d’intégration des employés
Laisser une bonne impression le premier jour est la priorité absolue pour favoriser une relation durable avec un nouveau salarié. De la même manière que les agents immobiliers accueillent les acheteurs potentiels en mettant en scène une maison avec des plantes en pot et une atmosphère chaleureuse, les bons processus font de votre entreprise un lieu de travail exceptionnel. Efforcez-vous de faire en sorte qu’un environnement inconnu ressemble à un foyer accueillant. Après tout, le travail occupe un tiers de notre vie.
Profitez de cette occasion pour mettre en valeur ce qui rend votre entreprise spéciale. Si vous êtes fier de votre dynamisme, assurez-vous que vos documents d’accueil et vos activités du premier jour le reflètent. Si vous attachez de l’importance à la technologie et à l’innovation, faites des efforts concertés pour numériser les documents d’accueil plutôt que de vous encombrer de formulaires imprimés nécessitant des signatures manuscrites.
Avec un peu de chance, vous avez déjà informé votre personnel de l’arrivée d’une nouvelle recrue. Encouragez-les à passer dire bonjour en personne ou à contacter la nouvelle recrue par le biais d’un appel vidéo pour mettre un visage amical sur ce nom. Allez plus loin en organisant à l’avance un brunch de bienvenue ou un café virtuel, et inscrivez-le dans le calendrier de tout le monde. Fixez la date et l’heure bien à l’avance pour éviter de vous précipiter à la dernière minute pour trouver un moment qui convient à tous.
5. Choisissez un mentor pour chaque nouvelle recrue et impliquez toute l’équipe
Dans l’excitation de préparer l’arrivée d’un nouveau membre de l’équipe, n’oubliez pas de coordonner avec votre personnel actuel. Assurez-vous que chacun connaisse le nom, le poste et la date d’entrée en fonction de la nouvelle recrue. Tous les managers ne sont pas des experts en mentorat individuel, alors jouez sur vos forces et déléguez les membres de l’équipe qui sont les mieux placés pour apporter leur soutien.
Il est également important que chacun comprenne les responsabilités du nouveau membre de l’équipe afin de savoir exactement comment l’aider pendant le processus de formation. Certaines grandes entreprises mettent même en place une forme de jumelage de co-working, en fournissant aux nouvelles recrues un guide qui correspond à leur personnalité et à leur style de travail.
À ce stade, il est essentiel de fixer des objectifs à atteindre dans les 30, 60 et 90 premiers jours de travail. Chaque objectif doit être intégré dans le flux de travail de l’organisation afin de pouvoir être suivi et mesuré à la fin de chaque mois.
6. Assurer une participation continue de l’équipe et un accès à la formation continue
Les personnes les plus performantes ont un grand appétit pour les opportunités de formation continue, que ce soit en matière de leadership, de collaboration ou de communication. Proposez donc des séminaires et des ateliers chaque fois que cela est possible. Demandez aux employés quelles sont les formations qui leur seraient le plus utiles. Quels sont les sujets ou les technologies qui, selon eux, leur permettraient d’améliorer leurs performances au travail ? En créant des opportunités de formation qui répondent aux besoins des employés, vous montrez à quel point vous appréciez leur contribution.
Certaines organisations craignent que la formation des employés les qualifie uniquement pour trouver un meilleur emploi ailleurs. N’ayez pas peur : 94 % des employés affirment qu’ils resteraient en réalité plus longtemps dans une entreprise qui investit avec enthousiasme dans leur formation professionnelle.
7. Mesurez les indicateurs clés de performance de votre processus d’intégration des employés
Vous vous souvenez des objectifs que vous avez fixés au début ? C’est maintenant le moment de faire le point sur vos progrès et de vous assurer que vous et votre équipe avez atteint avec brio tous les indicateurs clés de performance. Dans tout processus d’intégration d’un employé, il y a toujours moyen de s’améliorer. Identifiez les étapes que vous devez renforcer et celles que vous pouvez supprimer complètement.
Un processus d’intégration bien pensé ne se limite pas à cocher une liste de tâches à accomplir. C’est un moment crucial pour mettre en valeur la culture et les valeurs de votre entreprise. Une expérience chaleureuse, accueillante et opportune permet aux nouvelles recrues de s’intégrer rapidement et de se faire une idée de la manière dont vous souhaitez que vos collègues et vos clients soient traités. Ne laissez pas votre recrue idéale partir aussi rapidement qu’elle est arrivée. Préparez l’avenir de votre entreprise en offrant une expérience d’intégration exceptionnelle que les nouveaux employés adoreront.
