Si votre métier vous amène souvent à vous déplacer, que vous soyez commercial, travailleur du bâtiment ou tout simplement indépendant devant vous rendre chez vos clients, il est essentiel d’intégrer et d’optimiser les frais de déplacement dans la comptabilité de votre entreprise. Avec l’aide d’un expert-comptable en ligne, découvrez comment calculer ces frais, les facturer à vos clients et gérer la TVA associée.
Comment calculer les frais de déplacement à refacturer ?
Lorsqu’il s’agit de refacturer les frais de déplacement à vos clients, il est important de savoir comment les calculer. Deux possibilités s’offrent à vous :
Choisissez librement le montant des frais de déplacement à facturer
En tant qu’entrepreneur indépendant, vous pouvez fixer vous-même le prix à refacturer. Votre expert-comptable en ligne peut vous conseiller sur trois points importants :
Tenez compte des kilomètres parcourus
Pour décider du montant à facturer, basez-vous sur le nombre de kilomètres parcourus. Le coût ne sera évidemment pas le même pour un client situé à 5 km ou à 50 km de distance.
Vous pouvez également appliquer une somme forfaitaire valable pour tous les clients, indépendamment de la distance parcourue. Cette somme forfaitaire peut être complétée par tranche de kilomètres supplémentaires, dans la limite du raisonnable.
Informez vos clients du montant des frais de déplacement professionnels
Il est obligatoire d’informer votre clientèle sur la facturation des frais de déplacement, que ce soit sur un devis ou lors de la prestation. Cela permet de faire preuve de transparence envers vos clients.
Définissez le montant des frais de déplacement en fonction de vos concurrents
Pour fixer vos tarifs, prenez en compte les pratiques de vos concurrents. Des frais de déplacement trop élevés peuvent dissuader les clients de choisir votre devis.
Calculez vos frais de déplacement à refacturer selon le barème fiscal
Une autre méthode consiste à se baser sur le barème fiscal, qui tient compte du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule.
Qu’il s’agisse d’une voiture ou d’un deux-roues, si vous optez pour cette méthode, vous devez également indiquer le montant des frais professionnels sur vos devis, car il s’agit d’une mention obligatoire.
Comment facturer les frais de déplacement à vos clients ?
Une fois que vous avez calculé le montant de vos frais, il est temps de les facturer à vos clients. Plusieurs éléments doivent être pris en compte, notamment en ce qui concerne la TVA.
Établissez la facturation des frais de déplacement professionnels
Les frais de déplacement professionnels peuvent être facturés de deux manières différentes : intégrés dans la facture ou présentés sur une facture à part.
Si vous avez déjà communiqué un devis détaillant la prestation, le montant des frais doit y apparaître. Dans ce cas, vous pouvez directement les facturer sur la facture envoyée au client.
Facturation des frais de déplacement, avec ou sans TVA ?
La TVA est appliquée sur les frais de déplacement pour toutes les entreprises qui y sont assujetties. Les frais sont assujettis aux mêmes taux de TVA que la prestation et apparaissent généralement sur la même facture.
Il est important de ne pas confondre les frais de déplacement et les débours. Les frais de déplacement peuvent être soumis à TVA, tandis que les débours représentent tous les frais avancés pour le compte du client et ne sont donc pas soumis à TVA.
La gestion des frais de déplacement professionnels dans votre comptabilité
La comptabilité d’une entreprise, quelle que soit sa taille, impose de suivre des règles strictes, y compris pour les frais de déplacement professionnels.
Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnels
Il est essentiel de conserver les justificatifs liés à vos frais de déplacement afin de faciliter leur traitement comptable. Ces pièces comptables peuvent être conservées en version papier ou numérique, et peuvent être transmises à votre expert-comptable en ligne.
L’application mobile pour optimiser le suivi des dépenses
L’utilisation d’une application de gestion de notes de frais peut grandement faciliter le suivi de vos dépenses liées aux déplacements. Cette application mobile permet un suivi en temps réel, simplifie l’enregistrement des notes de frais dans la comptabilité et améliore la visibilité de l’ensemble des frais engagés pour les déplacements.
Avec FIZEN, l’application de suivi fournie dans toutes les offres d’accompagnement d’Amarris Direct, vous pouvez gérer vos frais directement depuis votre téléphone mobile. Un expert-comptable en ligne est également disponible pour répondre à toutes vos questions.
En résumé, les frais de déplacement professionnels doivent être pris en compte dans la comptabilité de votre entreprise. Il est essentiel de facturer ces frais de manière proportionnée et cohérente par rapport au marché.
