La pandémie de COVID-19 a contraint de nombreuses entreprises à annuler leurs événements et réunions en personne. Face à cette situation, une solution se démarque : les événements hybrides. Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est un événement hybride et quels avantages il offre aux entreprises. Nous vous présenterons également la conférence annuelle 2020 de notre entreprise, quer.kraft, qui est un exemple de ce type d’événements.
Qu’est-ce qu’un événement “hybride” ?
Un événement hybride combine différents types d’événements, lieux, domaines culturels ou interactions pour créer un nouveau type d’événement. À l’heure actuelle, marquée par la pandémie de COVID-19 et le travail à domicile qui en découle, cela signifie la combinaison d’un événement en ligne et en présentiel.
Différents services de streaming et de visioconférence sont utilisés pour permettre aux participants d’assister à l’événement en direct ou depuis leur ordinateur à domicile. Les modérateurs et les speakers agissent comme s’ils étaient sur scène devant un public en direct, afin d’impliquer également les participants en ligne. Ainsi, le risque d’infection en cas de pandémie est atténué, sans exclure personne de l’événement.
Les avantages des événements hybrides
Un événement hybride présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Économies de matériel, d’argent et de temps.
- Possibilité de générer des revenus supplémentaires.
- Image de l’organisateur en tant qu’acteur durable et visionnaire.
- Suppression des limites spatiales grâce à la virtualité.
La principale raison d’opter pour un événement hybride est sans doute sa portée plus large, rendue possible grâce à la flexibilité spatiale. Non seulement le risque d’infection est réduit, mais les annulations dues au temps de déplacement et aux coûts sont également évitées.
Les défis
Organiser un événement hybride complet peut rapidement devenir très complexe et demande souvent beaucoup plus de travail. Dans ce contexte, il est important que l’expérience soit interactive et captivante pour tous les participants. Tant les participants sur place que ceux derrière leur écran doivent pouvoir prendre activement part à l’événement. Cela peut parfois sembler difficile à réaliser en ligne, surtout compte tenu de la capacité d’attention souvent plus courte. Lors de l’organisation d’un événement hybride, il est donc essentiel de ne jamais simplement copier des événements en ligne déjà organisés, mais plutôt d’analyser ses propres besoins et limites, et de planifier en conséquence. Il est également utile de prévoir différents rôles tels qu’un animateur sur place et un animateur technique pour les discussions en ligne.
La première conférence hybride de quer.kraft – la conférence annuelle 2020
quer.kraft a également relevé les défis posés par la pandémie et a adapté sa conférence annuelle aux circonstances actuelles. Ainsi, le nombre de participants sur place est limité à 80 personnes pour pouvoir respecter un concept d’hygiène spécialement développé. Les autres intéressés ont la possibilité de participer virtuellement à la conférence, avec des capacités suffisantes pour cela. Tous les participants, y compris les invités virtuels, pourront travailler ensemble lors d’ateliers et seront intégrés à tous les niveaux. La mise en œuvre technique sera assurée par les collaborateurs de quer.kraft et des experts externes. Les outils suivants seront utilisés :
- Mural pour le travail collaboratif dans les ateliers.
- Bluejeans comme outil de visioconférence.
- Un animateur sur place + un animateur technique.
En résumé, les événements hybrides ne sont pas seulement l’avenir des entreprises, mais ils offrent également de nombreux avantages. Ils permettent de mettre en place de nouveaux concepts intéressants et une organisation d’événements flexible.
