Quelle que soit la taille de votre entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE, ETI, PME ou d’un grand groupe, il est fort probable que vous cherchiez une solution pour contrôler la gestion des frais professionnels de votre entreprise.
Les cartes Business ou cartes Corporate offrent la possibilité aux collaborateurs d’une entreprise d’effectuer des paiements au nom de cette dernière, sans avoir à avancer les frais liés à ces dépenses professionnelles.
Ces dépenses peuvent concerner divers aspects tels que des déplacements professionnels (carburant, péage, etc.), des repas d’affaires, des fournitures ou du matériel nécessaires à la réalisation d’une mission ou encore le paiement de fournisseurs ou prestataires.
🔎 Notez : il existe deux types de cartes bancaires professionnelles :
- Les cartes à débit société (Business) : ce sont des cartes dont les montants sont prélevés directement sur le compte de l’entreprise. Elles sont moins fréquemment utilisées par les salariés, car leur gestion comptable est plus complexe.
- Les cartes à débit salarié (Affaires) : ces cartes sont associées au compte personnel de l’employé. À débit différé, elles permettent au salarié de prendre le temps de faire sa note de frais. C’est également plus simple si celui-ci a dépassé les plafonds ou réalisé des dépenses non remboursables.
Quels sont les différents types de cartes bancaires professionnelles ?
Il existe plusieurs types de cartes Business, chacune avec ses avantages et ses inconvénients. Selon les besoins et le fonctionnement spécifique de votre entreprise, vous pourrez choisir le type qui convient le mieux.
Vous pouvez également opter pour l’utilisation de plusieurs types de cartes, en fonction, par exemple, des fonctions des collaborateurs qui les utiliseront.
💸 Carte de débit
Fonctionnant comme une carte bancaire classique, avec prélèvement des fonds sur le compte bancaire, la carte de débit présente plusieurs caractéristiques :
- Les avantages : il n’y a aucun risque de découvert, puisqu’il est impossible de dépenser plus que le solde du compte courant. Cette carte permet de consulter facilement les dépenses professionnelles ainsi que les mouvements sur le compte courant.
- Les inconvénients : la gestion peut être complexe lorsque la carte arrive à expiration, est perdue ou doit être bloquée. Imaginez la situation si les licences des outils et logiciels que vous utilisez sont prélevées mensuellement sur cette carte et qu’elle est bloquée !
👛 Cartes de crédit
Les cartes de crédit fonctionnent par débit différé et sont souvent privilégiées par les entreprises, car elles permettent d’avoir une vision préalable des dépenses qui seront effectuées.
- Les avantages : elles sont peu ou pas commissionnées, selon les établissements bancaires, et offrent souvent de nombreux services complémentaires et des assurances intéressantes pour sécuriser les entreprises.
- Les inconvénients : le suivi différé des dépenses peut être plus laborieux pour l’entreprise.
💰 Cartes prépayées
Les cartes prépayées ne sont pas directement liées au compte courant de l’entreprise, mais doivent être rechargées par un référent désigné au sein de l’entreprise, tel qu’un comptable ou un DAF.
- Les avantages : il n’y a aucun risque de découvert, puisqu’il s’agit d’un plafond, et il est plus simple d’en distribuer à différents collaborateurs. Selon la solution choisie, la gestion des notes de frais est simplifiée, avec la collecte des justificatifs, les paiements en temps réel et l’extraction en comptabilité.
- Les inconvénients : le paiement de dépenses imprévues peut être complexe si celles-ci dépassent le plafond. De même, un suivi constant et efficace des dépenses est plus difficile si la solution choisie n’est pas parfaitement adaptée à l’entreprise.
Gestion des dépenses professionnelles : pourquoi choisir les cartes professionnelles ?
#1 – La facilité d’utilisation
L’un des principaux avantages mis en avant par les services administratifs pour l’utilisation des cartes bancaires professionnelles est le gain de temps ! Les collaborateurs sont autonomes pour les paiements qu’ils doivent effectuer, ce qui décharge les services de support de la tâche de réserver un billet de train ou une nuit d’hôtel à tout moment.
L’entreprise dispose également d’un meilleur contrôle des flux de trésorerie, car les dépenses sont centralisées sur un compte unique, ce qui les rend plus facilement traçables.
#2 – Éviter les avances de frais des salariés
Les cartes professionnelles permettent aux salariés qui ont besoin de réaliser des dépenses liées à leurs missions d’éviter les avances de frais. En cas de contrôle fiscal, il est facile de retrouver l’ensemble des dépenses effectuées par les salariés en mission, d’autant plus si la solution que vous choisissez permet de conserver les justificatifs avec une valeur légale.
#3 – Bénéficier des avantages bancaires
Les banques proposent souvent des avantages aux entreprises qui choisissent d’utiliser des cartes professionnelles. Parmi ces avantages, on peut citer :
- Le débit différé sans intérêts pendant un ou deux mois.
- Les paiements échelonnés.
- Des assurances complémentaires (voyage, assistance 24h/24, assurance matériel, etc.).
- Des services supplémentaires (programmes de fidélité, accès aux salons Business dans les aéroports, etc.).
Inconvénients des cartes bancaires professionnelles
Usage frauduleux des cartes professionnelles
Il peut arriver que les cartes bancaires d’entreprise soient utilisées de manière frauduleuse par les salariés, notamment pour réaliser des dépenses personnelles. Pour l’entreprise, cela représente un risque d’enregistrer plus de dépenses que nécessaire pour l’activité professionnelle, de perdre de l’argent et d’avoir des problèmes en cas de contrôle.
De plus, si les cartes professionnelles ne sont pas nominatives, il sera difficile de détecter quel collaborateur a fait ses courses avec la carte de l’entreprise !
Limites annuelles de dépenses et coût des cartes
Les cartes bancaires professionnelles ont un coût ! Avant de vous engager, vérifiez attentivement si cela est avantageux pour votre entreprise de supporter les coûts de ces cartes ou les frais qui y sont associés.
Par exemple, pour les cartes de crédit permettant des remboursements échelonnés, le TAEG (taux annuel effectif global) peut être assez élevé.
Prenez également en compte la limite annuelle de dépenses imposée par la banque.
Cartes bancaires professionnelles ou notes de frais ?
Dans de nombreuses entreprises, seuls le CEO et/ou le service administratif détiennent une carte professionnelle à débit société vers laquelle les salariés se tournent lorsqu’ils ont besoin de réaliser un achat dans le cadre de leurs missions.
En réalité, le choix d’une carte professionnelle pour une entreprise dépendra grandement de son activité, mais aussi de ses demandes et de ses besoins. Les cartes sont-elles adaptées à votre entreprise et aux habitudes de vos collaborateurs ? Le coût (en termes d’argent et de temps) est-il intéressant ?
Sachez qu’une solution de notes de frais telle que N2F utilise le rapprochement bancaire pour faciliter la comptabilisation des dépenses effectuées avec les cartes professionnelles.
Le rapprochement bancaire, qu’est-ce que c’est ?
Le rapprochement bancaire concerne à la fois les cartes professionnelles à débit société et les cartes professionnelles à débit salarié.
- Cartes bancaires à débit société : il permet d’éviter le pointage manuel des dépenses en comptabilité et d’attendre le relevé bancaire pour vérifier la concordance entre le justificatif du salarié et le montant bancaire.
- Cartes bancaires à débit salarié : le collaborateur peut consulter directement toutes ses dépenses professionnelles sur son application de notes de frais, ainsi que les justificatifs associés à ces dépenses.
Le connecteur bancaire associé à une application de gestion de notes de frais permet d’avoir toutes les informations centralisées au même endroit ! Sur N2F, toutes les transactions réalisées avec la carte professionnelle sont actualisées quotidiennement. L’utilisateur n’a plus qu’à prendre une photo de son justificatif pour que la dépense soit prise en compte !
Vous l’aurez compris, le temps économisé en comptabilité est considérable, et les erreurs sont réduites. De plus, en adoptant une solution de notes de frais telle que N2F, vous vous assurez que les justificatifs sont conservés avec une valeur probante, conformément à la loi.
