La digitalisation des processus d’achat est devenue un puissant levier de performance économique et concurrentielle. Mais qu’est-ce qui explique ce phénomène ? Et comment le numérique a-t-il permis aux équipes d’achat d’améliorer leur efficacité, leur agilité et leur sécurité dans le traitement quotidien de leurs opérations ? Découvrez les principaux avantages de cette démarche innovante.
Augmenter la productivité
La gestion manuelle des achats, encore trop courante dans de nombreuses entreprises, demande beaucoup de temps pour effectuer des tâches à faible valeur ajoutée qui pourraient être automatisées. La digitalisation de la fonction d’achat permet de décharger les équipes de ces tâches chronophages et répétitives. Concrètement, en utilisant une solution numérique pour gérer le cycle d’achat, vous pouvez multiplier par deux la productivité de votre équipe, ce qui élargit le champ d’action des achats réalisés par votre service.
Renforcer l’autonomie des équipes
L’un des grands atouts de la digitalisation des achats est d’aider les responsables achats et les chefs d’entreprise à intégrer les achats dans les processus métiers, afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle. La traçabilité des opérations offerte par un système d’information dédié aux achats permet de garantir le respect de la politique d’achat. Vous pouvez ainsi déléguer certaines tâches à vos équipes tout en gardant le contrôle.
Fluidifier le cycle d’achat
Sélectionner les fournisseurs, signer les contrats, gérer les factures, suivre les stocks… Il est parfois difficile de savoir qui s’occupe de quoi et si les opérations liées aux achats sont traitées rapidement. La digitalisation du processus d’achat permet de fluidifier les échanges de documents et d’informations entre les acheteurs, les opérationnels, la comptabilité et les fournisseurs.
Réduire les risques fournisseurs
L’entreprise est responsable des partenaires avec lesquels elle travaille, y compris ses fournisseurs. Cependant, chercher des informations légales sur les plateformes spécialisées prend du temps, tout comme collecter l’ensemble des données fournisseurs. En digitalisant votre processus d’achat, vous pouvez avoir une vision à 360° des informations sur vos fournisseurs et être directement connecté aux bases de données d’informations légales. De plus, les documents sont automatiquement intégrés dans le référentiel fournisseurs. L’entreprise et les fournisseurs peuvent également y enregistrer des documents, des informations et des évaluations.
Garantir le respect des contrats
A quoi servirait-il de négocier des tarifs avantageux ou d’allouer des budgets à des fournisseurs si les collaborateurs de l’entreprise, qu’ils soient acheteurs ou opérationnels, ne les utilisent pas ? De la personne en charge des commandes à l’assistante de direction, en passant par le comptable, rares sont ceux qui connaissent les clauses des contrats qui lient le client à un fournisseur. En digitalisant le processus d’approvisionnement, vous pouvez donner accès à toutes les données utiles pour aider vos collaborateurs à respecter les contrats et les accords conclus. Fini l’engagement sans commande qui encadre la relation avec le fournisseur, votre système d’achat devient le garant du respect des conditions contractuelles.
Créer une stratégie d’achat
Une fois que les tâches récurrentes sont automatisées, vos équipes disposent de temps libre pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. La digitalisation des achats permet également de mettre en place et de piloter une stratégie d’achat. Un logiciel d’achat complet vous permet de créer des plans d’action d’achat et de les suivre en fonction des objectifs stratégiques et financiers de votre entreprise. Vous pouvez ainsi générer des rapports détaillés pour prendre des décisions éclairées.
Respecter les réglementations
L’adoption de lois et de règlements a un impact sur les fonctions achats et finance, leur conférant un rôle décisif dans leur application au sein de l’entreprise. Les lois Sapin 2 et Devoir de vigilance imposent des mesures strictes de lutte contre la corruption. La digitalisation des achats permet de mieux suivre les fournisseurs et les sous-traitants pour garantir leur conformité.
En conclusion, la digitalisation du processus d’achat est un élément clé pour accompagner votre entreprise dans une croissance à long terme.
Par Laurent Guillot, Directeur Général chez Oxalys
