Les services administratifs jouent un rôle crucial au sein des organisations en collaborant avec tous les autres départements de l’entreprise. C’est dans ces services que les gains potentiels liés à l’optimisation des processus sont souvent les plus importants.
Qu’est-ce que l’optimisation des processus administratifs ?
L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée est souvent associée aux actions administratives, telles que les saisies manuelles fastidieuses. Cependant, les processus administratifs occupent une place centrale au sein des entreprises. Ils structurent une grande partie de l’organisation, incluant l’audit, la gestion du courrier, les réservations des salles de réunion, le secrétariat, le traitement des dossiers, les conditions de travail, et bien d’autres encore ! Derrière ce terme générique, les actions et les processus sont extrêmement diversifiés.
Il est essentiel de différencier les tâches chronophages et sans valeur ajoutée des actions qui doivent rester pilotées par des êtres humains. L’optimisation des processus permet donc de valoriser le personnel administratif tout en augmentant la qualité et la productivité. Pour l’entreprise dans son ensemble, cela permet également de se libérer des goulots d’étranglement que certains de ces processus peuvent représenter. En effet, ces goulots ralentissent l’ensemble de l’organisation.
Les principaux axes de l’optimisation des processus administratifs sont les suivants :
- Prendre du recul et améliorer vos méthodes de travail en modélisant les processus à leur niveau métier.
- Se dégager des saisies manuelles et éliminer les actions non nécessaires.
- Dématérialiser les informations et les flux pour faciliter l’utilisation et la consolidation des données.
- Sécuriser l’accès, garantir la pérennité des données et tracer les opérations.
- Automatiser et accélérer les flux, la transmission des informations et des alertes.
- Intégrer les processus administratifs au sein du système d’information global.
La gestion des carnets de commandes : un exemple courant d’optimisation des processus administratifs
Prenons l’exemple des processus liés à la consolidation des carnets de commandes au sein d’entreprises de négoce ou de sous-traitants industriels. Les équipes administratives doivent régulièrement se connecter aux sites des différents donneurs d’ordres, clients et partenaires, et consolider les nouvelles données avec celles déjà collectées, tout en tenant compte des éventuelles modifications.
Ces opérations impliquent généralement de nombreuses tâches manuelles, des vérifications répétitives ou des modifications mineures. Il faut récupérer des données sources sous différents formats (Excel, captures d’écran, ressaisie des informations), les comparer avec le carnet de commandes en cours ou celui de la période précédente, puis effectuer les ajustements dans l’ERP, commande par commande. Toutes ces opérations peuvent être grandement automatisées avec la plateforme Blueway, qui associe BPM (Business Process Management) avec des solutions de bus applicatif, de MDM (Master Data Management) et d’API Management.
De même, le traitement des contrôles (disponibilité des stocks ou prévisions de réceptions) et des cas particuliers, appelés “exceptions”, peuvent être pris en compte grâce au moteur de règles métiers complexes et affichés aux utilisateurs.
L’orchestration des flux est particulièrement utile pour les équipes administratives, car elle leur permet de diminuer rapidement le temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée, afin de se consacrer davantage au traitement des cas plus compliqués et plus utiles pour la performance de l’entreprise.
Le retour sur investissement de la plateforme Blueway grâce à l’optimisation des processus administratifs
Avec une plateforme telle que Blueway, la collecte des données, leur formatage, leur comparaison avec les données de l’ERP, ainsi que leur présentation dans des écrans clairs et pratiques, permettent d’ajuster beaucoup plus rapidement les données par les équipes administratives. Cela leur permet ensuite de mener les actions nécessaires pour mettre à jour les commandes ouvertes dans l’ERP ou les autres applicatifs concernés.
Le retour sur investissement de la plateforme Blueway se mesure généralement en moins d’un an. Au-delà de ce gain quantifiable, l’utilisation de cette plateforme permet d’améliorer la qualité de service, de garantir la traçabilité des échanges et d’obtenir des statistiques sur les modifications des demandes fournisseur par fournisseur. Cela permet à l’entreprise de s’adapter plus facilement aux modifications de son portefeuille et d’être plus proactive.
Enfin, la plateforme Blueway intègre des processus administratifs pré-paramétrés, tels que l’automatisation de l’intégration des commandes ou le lancement de la facturation en masse.
N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez discuter davantage !
