L’intégration des nouveaux salariés, communément appelée “onboarding”, est une étape cruciale dans le processus de recrutement. Toutefois, elle ne s’improvise pas. De la signature du contrat à la clôture de l’onboarding, plusieurs étapes importantes doivent être suivies pour garantir une intégration réussie.
Les 3 grandes étapes d’un onboarding réussi
Le pré-boarding
Le pré-boarding est la période qui suit l’acceptation de l’offre d’emploi par le candidat et précède son arrivée officielle dans l’entreprise. Il est essentiel de “créer du lien” avec la recrue pendant cette période, afin de renforcer son engagement envers l’entreprise. Pour ce faire, une communication régulière par e-mail, SMS ou même en l’invitant à des événements de l’entreprise est primordiale. Chez Stacklabs, par exemple, les futurs salariés sont conviés à des réunions informelles pour qu’ils puissent se familiariser avec leurs futurs collègues et la culture de l’entreprise. Restez également disponible pour répondre à toutes les questions du candidat et expliquez-lui en détail le déroulement de son arrivée. Cette période permet également de gagner du temps administratif en envoyant au préalable certains documents à lire et à signer.
L’arrivée dans l’entreprise
Le jour J est enfin arrivé, et le nouveau salarié fait son entrée officielle dans l’entreprise. Cette journée d’intégration s’articule autour de 4 piliers fondamentaux : visite du site, rencontre avec les collaborateurs, premiers échanges avec le manager, et documentation/remise du matériel. Il est essentiel de prévoir un accueil chaleureux pour mettre le collaborateur à l’aise, car l’arrivée dans une nouvelle entreprise peut être source de stress. Un petit-déjeuner convivial avec les collègues ou un pack de bienvenue peut contribuer à créer une impression positive dès le premier jour. En parallèle, il est important de permettre au salarié de commencer rapidement sa formation pour l’accompagner vers l’autonomie.
Suivi et montée en compétences
Une fois les premiers jours passés, il ne faut pas négliger le suivi régulier du nouvel employé. Organisez des points de suivi pour recueillir ses feedbacks, l’encourager à s’exprimer librement et poser des questions. Ces échanges, combinés aux réunions one-to-one avec le manager, permettent de suivre l’évolution de la formation et des compétences acquises. Cela facilite également la détection précoce de problèmes d’intégration et permet de les résoudre avant que le salarié ne décide de quitter l’entreprise. Selon une étude réalisée par Cadremploi en 2019, 65 % des cadres démissionnent dans les 6 premiers mois en raison d’un mauvais parcours d’intégration. Un suivi régulier permet donc de prévenir ces départs prématurés.
Quels outils pour faciliter l’onboarding ?
De plus en plus d’entreprises utilisent des outils technologiques pour automatiser leur processus d’onboarding. Voici quelques exemples :
Plateforme de messagerie : Slack
Slack est une plateforme de messagerie en ligne qui facilite la communication entre les collaborateurs. Elle permet d’échanger des documents et des liens facilement, ce qui est utile pendant la période d’intégration. N’hésitez pas à inviter le nouveau salarié dans les canaux Slack de vos équipes dès le pré-boarding, pour qu’il puisse s’immerger progressivement dans votre environnement de travail.
Logiciel d’onboarding : HeyTeam
HeyTeam est un logiciel d’onboarding qui propose des programmes personnalisés. Chaque entreprise peut créer son propre template en fonction de ses besoins. L’objectif est de rendre l’onboarding plus ludique grâce à des jeux, des visites virtuelles et une interactivité poussée. Le logiciel peut également se connecter à d’autres outils externes tels que Slack, Microsoft Teams ou DocuSign pour faciliter les échanges de documents et la communication virtuelle.
Automatisation : Arondor
Arondor propose une solution d’automatisation des processus d’onboarding grâce à des bots RPA (Robotic Process Automation). Ces bots permettent d’automatiser les tâches administratives les plus lourdes et répétitives liées à l’onboarding. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’optimiser les coûts liés à l’onboarding.
Exemple d’onboarding réussi : Google
Google est connu pour son processus d’onboarding original basé sur une checklist “just in time”. La veille de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, le manager reçoit un email qui contient les 5 tâches à effectuer le jour J. Cette approche joue sur l’effet de primauté et permet au manager de mieux mémoriser les tâches à réaliser. La checklist met particulièrement l’accent sur la culture d’entreprise, car Google considère que ce sont les personnes qui font de l’entreprise ce qu’elle est. Un environnement de travail agréable et des relations interpersonnelles sont essentiels pour la satisfaction et la productivité des employés.
En conclusion, une intégration réussie des nouveaux salariés repose sur une approche structurée. En accordant du temps à la familiarisation du collaborateur avec son nouvel environnement de travail et en instaurant un suivi régulier, vous favoriserez la rétention des talents et augmenterez la productivité de votre entreprise. Alors, qu’attendez-vous pour devenir un pro de l’intégration ?
