En gestion du travail, il est crucial de pouvoir visualiser les tâches et de communiquer efficacement pour maintenir une bonne cohésion au sein de votre équipe. C’est là que les diagrammes de processus entrent en jeu.
Un diagramme de processus est une représentation graphique de vos objectifs et échéances en temps réel, conçu pour éviter tout écart par rapport à votre plan de projet et pour surmonter les obstacles qui se dressent sur votre chemin. Que vous ayez besoin d’intégrer de nouveaux membres dans votre équipe ou d’harmoniser les cas d’utilisation et les témoignages, ce type de diagramme est idéal pour visualiser les tâches et les flux de données.
Dans cet article, nous avons rassemblé pour vous les informations essentielles sur les diagrammes de processus : leur définition, des conseils pour créer vos propres diagrammes et des exemples concrets.
Qu’est-ce qu’un diagramme de processus ?
Un diagramme de processus, parfois appelé organigramme de processus, est une représentation graphique d’un processus métier ou d’un système d’entreprise. Ces outils sont utilisés pour visualiser des projets complexes une fois la phase de recherche initiale achevée. Une fois votre diagramme de processus créé, vous disposez d’une vue détaillée des tâches et des dépendances clés, en fonction de la chronologie du projet établie et de vos objectifs généraux.
Ces diagrammes sont étroitement liés au mapping des processus métier, qui consiste à représenter visuellement le fonctionnement d’un processus dans son intégralité. Cependant, la différence entre ces deux outils réside dans le niveau de détail : le mapping schématise chaque étape du processus de manière détaillée, tandis que le diagramme donne une représentation visuelle plus générale.
L’objectif d’un diagramme de processus est d’aider les membres de l’équipe à comprendre leurs tâches, leurs objectifs personnels, ainsi que leurs rôles et responsabilités dans le cadre du projet.
Processus et organigrammes
Il est courant de confondre les termes “processus” et “organigrammes”. Bien que ces deux outils puissent sembler similaires au premier abord, un organigramme n’est qu’un moyen parmi d’autres de visualiser des processus, comme les diagrammes de PERT ou la documentation de processus.
Dans quels cas utiliser un diagramme de processus ?
Les diagrammes de processus permettent de visualiser les processus. Ils peuvent être utilisés pour représenter un nouveau processus en cours de création ou pour modifier un processus existant. Voici quelques exemples d’utilisation :
- Simplifier le parcours client
- Améliorer la fidélisation et la satisfaction des clients
- Automatiser les tâches manuelles liées aux données clients
Un diagramme de processus fait suite au mapping et précède l’automatisation des processus métier. En effet, une carte de processus fournit des informations détaillées dont les parties prenantes ont besoin pour commencer à travailler. Un diagramme de processus constitue quant à lui une représentation visuelle globale qui aide à clarifier les objectifs généraux tout au long du processus.
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Les éléments d’un diagramme de processus
Pour comprendre le fonctionnement d’un diagramme de processus, vous devez connaître les éléments qui le composent et qui vous aideront à réaliser vos travaux de manière efficace : les intrants, les extrants, les transformations, etc.
Si vous comprenez le rôle de chaque élément, vous serez en mesure de lire correctement un diagramme de processus et de créer le vôtre. Voici les principaux éléments qui composent ce type d’outil :
- Intrant : toute action ayant des répercussions sur l’étape suivante.
- Transformation : toute modification d’un intrant.
- Extrant : le résultat de la transformation.
Ces éléments sont représentés visuellement par des symboles et des formes, tels que :
- Les ovales : ils marquent le début et la fin d’un processus.
- Les rectangles : ils représentent les instructions concernant les actions et les étapes.
- Les diamants : ils indiquent les décisions clés prises pendant l’élaboration du processus.
- Les cercles : ils permettent de faire un “bond” entre plusieurs actions et peuvent indiquer des étapes qui peuvent être ignorées dans certaines situations.
- Les flèches : elles symbolisent les dépendances entre les différentes formes et actions.
Tous ces éléments combinés permettent de visualiser et de suivre le chemin à suivre pour obtenir le résultat souhaité, offrant ainsi une aide précieuse aux personnes concernées.
Types de diagrammes de processus
Il existe plusieurs formats de diagrammes de processus, chacun présentant des avantages spécifiques pour vous aider à élaborer vos futurs processus. Le choix du type de diagramme dépend du processus sur lequel vous travaillez et de vos besoins.
Des schémas de procédés aux diagrammes Swimlane, voici quatre types de diagrammes de processus que vous pouvez utiliser lors de vos analyses.
1. Schéma de procédé
Le schéma de procédé est une méthode classique et très courante de représentation visuelle des processus. Tous les éléments qui le composent sont représentés de manière chronologique.
Ce type de diagramme fournit une vue d’ensemble des tâches et des objectifs individuels, sans entrer dans les détails.
Idéal pour : les équipes qui souhaitent obtenir une représentation visuelle générale d’un nouveau processus, facilement compréhensible par l’ensemble des parties prenantes et/ou services.
2. Diagramme Swimlane
Bien que le diagramme Swimlane soit également très populaire, il diffère assez nettement du schéma de procédé. Un diagramme Swimlane décompose votre processus en flux ou en unités plus petites (couloirs).
Ces flux sont interdépendants, mais néanmoins représentés de manière distincte, afin de mettre en évidence les interactions et les éventuelles inefficacités. Cela vous permet d’obtenir une meilleure visibilité et des informations plus détaillées sur le processus représenté.
Idéal pour : les équipes travaillant sur des processus complexes comportant de nombreuses couches distinctes, mais interdépendantes.
3. Diagramme BPMN (Business Process Model and Notation)
Le diagramme BPMN utilise un système de représentation normalisé qui simplifie la compréhension des processus pour les parties prenantes commerciales et techniques. Il s’agit d’un type de langage de modélisation unifié utilisant des symboles standardisés pour représenter différentes étapes.
Les diagrammes BPMN sont principalement basés sur les informations internes et sur l’interprétation de celles-ci. C’est pourquoi ces diagrammes sont généralement utilisés par les équipes qui souhaitent apporter des modifications à un processus interne, sans impact sur les clients externes.
Idéal pour : les équipes cherchant à améliorer leurs processus dans différents services.
4. Diagramme SIPOC
Le diagramme SIPOC est une variante du diagramme Swimlane qui permet d’analyser plusieurs parties d’un processus.
Contrairement à un diagramme traditionnel qui organise les données de manière séquentielle, le diagramme SIPOC met en valeur les créateurs et les destinataires des données du processus. Il représente également la manière dont les données sont reçues en interne et en externe, ce qui en fait un outil adapté aux processus liés à l’expérience client.
Idéal pour : les équipes se concentrant sur les méthodes de réception des données, tant internes qu’externes.
Comment créer un diagramme de processus, avec un exemple concret
Pour créer un diagramme de processus, commencez par rassembler les éléments clés qui le composeront. Regroupez vos intrants, extrants, transformations, ainsi que les principaux livrables associés à votre processus.
Utilisez des symboles tels que les flèches, les cercles, les rectangles, les ovales et les diamants pour représenter chaque point de données et cartographier votre processus.
- Sélectionnez le type de processus
Pour choisir le type de processus le plus adapté à votre équipe, dressez une liste des éléments dont vous avez besoin pour le représenter. Vous devez illustrer un processus complexe avec plusieurs parties prenantes ? Dans ce cas, optez pour un diagramme Swimlane. Si le processus à schématiser est relativement simple, choisissez plutôt un schéma de procédé, plus général.
Même s’il est possible d’adapter votre processus au fur et à mesure, il est préférable de prendre une décision dès le départ. Vous pourrez ainsi déterminer avec précision le niveau de complexité de votre processus.
- Déterminez le début et la fin du processus
La deuxième étape consiste à déterminer le début et la fin de votre processus. Sur un diagramme, ces repères sont représentés par des ovales.
Pour les fixer, identifiez la date à laquelle votre processus commence et à celle à laquelle il se termine. Quelle action déclenche ce processus ? De même, quelle action ou étape permet de le terminer ? Grâce à ces points de données, vous serez en mesure de communiquer clairement les dates de début et de fin du processus.
- Recueillez les informations nécessaires
Pour recueillir les informations nécessaires, contactez les parties prenantes afin de bien comprendre chaque élément du processus. Vous pouvez organiser une réunion de lancement, à laquelle participeront les différents services et responsables. Vous pourrez ainsi obtenir des informations détaillées et les approbations nécessaires pour commencer à élaborer votre diagramme de processus.
Chaque processus a ses particularités, il est donc important de recueillir les informations appropriées. Prenez en compte les étapes nécessaires pour mener à bien le processus, les parties prenantes impliquées et toute autre donnée pertinente qui pourrait être utile aux personnes consultantes de votre diagramme.
- Éliminez les inefficacités
Avant d’obtenir une représentation visuelle complète, il est essentiel d’identifier et d’éliminer toutes les inefficacités qui pourraient survenir. Analysez-les afin de résoudre les problèmes avant qu’ils ne se produisent et d’éviter de devoir trouver des solutions en urgence. Les inefficacités peuvent prendre différentes formes, telles que le manque de ressources, des problèmes de développement de produit ou tout autre obstacle pouvant survenir pendant le processus.
Dans le cadre de votre processus de contrôle des changements, il est recommandé de documenter ces inefficacités dans un journal des modifications. Vous pourrez ainsi les communiquer aux parties prenantes, les classer par ordre de priorité et vérifier si les problèmes ont été résolus.
- Concevez votre processus
Vous pouvez maintenant commencer à élaborer votre processus. Regroupez les informations pertinentes, les points de données et les gains d’efficacité, puis schématisez-les sur le diagramme choisi lors de la première étape.
Chaque processus est unique, tout comme chaque diagramme. La conception de votre diagramme sera donc probablement unique en son genre. Voici un exemple de diagramme de processus pour vous aider à y voir plus clair :
Une fois que votre processus est prêt, révisez-le avec les parties prenantes concernées pour vous assurer qu’il est adapté à la situation et aussi précis que possible. C’est un excellent moyen de s’assurer que toutes les inefficacités ont été prises en compte et que les ressources ont été correctement définies.
Optez pour le mappage de processus
La visualisation de vos processus est un moyen d’optimiser la communication des livrables aux parties prenantes et à la direction. Cela vous permet également de coordonner plusieurs services autour d’un processus spécifique.
Pour passer à la vitesse supérieure, essayez notre logiciel de gestion des processus. Asana est là pour vous accompagner, de l’automatisation des tâches à la simplification de la communication.
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