La gestion des stocks est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises. En effet, une gestion efficace des stocks est essentielle pour assurer la pérennité de l’entreprise en raison de son impact significatif sur sa trésorerie. Cependant, la mise en place d’une gestion des stocks peut être complexe, en particulier lorsqu’il s’agit de choisir la méthode appropriée.
Qu’est-ce que la gestion des stocks ? Définition
La gestion des stocks désigne l’ensemble des mesures prises par une entreprise pour déterminer les quantités à commander et le moment opportun pour le faire, dans le but d’atteindre un équilibre entre des coûts de stockage réduits et une capacité de réponse élevée vis-à-vis des clients.
Les enjeux de la gestion des stocks
Une entreprise doit faire tout son possible pour éviter que ses stocks ne lui nuisent, d’où l’importance de choisir la bonne approche. Avant d’explorer les différentes options qui s’offrent aux dirigeants, il est essentiel de rappeler les enjeux de la gestion des stocks. En effet, chaque entreprise est confrontée à des problématiques qui lui sont propres, et donc, les méthodes de gestion des stocks mises en œuvre peuvent différer.
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Éviter le surstockage
La première conséquence notable de cet état est une augmentation des charges, tant fixes que variables. En effet, une quantité excessive de produits dormants est préjudiciable à la santé financière de l’entreprise. Cela peut entraîner des frais supplémentaires tels que la construction ou la location d’espaces de stockage supplémentaires, ainsi que des dépenses liées à la main-d’œuvre (ouvriers, sécurité, etc.). De plus, le coût de l’assurance augmentera également.
La deuxième répercussion d’un stock excessif est l’augmentation du besoin en fonds de roulement (BFR), ce qui se traduit par des besoins de financement accrus et une marge de manœuvre financière réduite.
Un autre aspect à prendre en compte est l’immobilisation des capitaux. Lorsqu’une entreprise achète des produits en vue de les stocker, elle immobilise de l’argent qui ne génère pas de revenus tant que les ventes ne sont pas réalisées. Ces capitaux auraient pu être investis dans des projets plus rentables, ce qui constitue une perte d’opportunité pour l’entreprise.
Un stock excessif peut également contraindre l’entreprise à vendre son surplus à prix réduit, voire à perte, afin d’éviter les coûts de stockage mentionnés précédemment. Bien que cela puisse être la seule solution parfois, ce n’est pas une bonne pratique. L’entreprise réalisera alors une marge réduite, voire aucune marge sur ses ventes, ce qui peut compromettre les plans de développement initialement prévus et avoir un impact négatif sur sa gestion de trésorerie.
Enfin, une entreprise avec un stock excessif s’expose à un risque accru d’obsolescence (selon les marchandises stockées). Prenons l’exemple d’un magasin vendant des denrées alimentaires périssables. Si son stock de fruits de saison est trop important, chaque jour passé sans qu’ils soient vendus réduira progressivement leur durabilité. Dans le pire des cas, les fruits finiront par pourrir et l’entreprise n’aura d’autre choix que de les jeter. Cela est encore plus préjudiciable que de vendre à perte, car dans ce cas, l’entreprise ne réalise aucun chiffre d’affaires.
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Se prémunir d’un stock insuffisant (sous-stockage)
Si un stock excessif peut avoir des conséquences néfastes pour l’entreprise, l’inverse n’est pas non plus idéal. En effet, un stock insuffisant augmente la probabilité que l’entreprise se retrouve en rupture de stock, ce qui peut entraîner l’arrêt total de la production. De plus, si l’entreprise n’est plus en mesure de fournir ses clients, il est fort probable que ces derniers se tournent vers la concurrence et délaissent progressivement l’entreprise. Ce cercle vicieux de clients perdus entraîne une baisse du chiffre d’affaires qui peut s’avérer fatale.
De plus, un stock insuffisant (dans un magasin, par exemple) peut entraîner des rayons peu remplis, ce qui rend les produits moins attrayants aux yeux des clients et dévalue leur valeur. Des rayons bien garnis donnent beaucoup plus envie d’acheter que des rayons vides.
Enfin, un stock insuffisant peut provoquer une désorganisation de toute la chaîne de production de l’entreprise et aggraver l’effet des éventuels goulots d’étranglement.
Quels sont les différents types de stocks ?
Il existe trois types de stocks : les matières premières, les produits semi-finis et les produits finis.
Les matières premières sont des matériaux bruts utilisés dans le processus de production, tels que le bois, le métal ou le pétrole. Les produits semi-finis sont des produits en cours de production qui nécessitent des finitions pour être considérés comme des produits finis. Les produits finis, quant à eux, sont prêts à être vendus.
Comment gérer les stocks ? Les différentes méthodes de gestion des stocks
Il n’existe pas de méthode universelle pour gérer les stocks et leur rotation. Cependant, toutes les approches se basent sur deux variables principales : la date de commande et la quantité.
1) Réapprovisionnement calendaire
Cette méthode de gestion des stocks est relativement rigide, car l’entreprise utilise des quantités fixes de marchandises commandées à des dates fixes. Elle est généralement mise en œuvre dans le cadre d’un contrat liant l’entreprise acheteuse à son fournisseur. Ce contrat prévoit des dates de livraison précises pour les mois ou l’année à venir, ce qui facilite l’organisation pour les deux parties. Cette méthode convient aux entreprises bien établies dont les marchandises sont vendues, transformées ou consommées à des intervalles réguliers. Pour des produits dont l’écoulement est plus aléatoire, cette méthode n’est pas recommandée.
Avantages
- C’est l’une des méthodes les plus simples à utiliser, car elle ne nécessite pas beaucoup de temps ni de frais administratifs importants.
- Possibilité de réaliser des économies significatives sur les commandes si elles sont de grande taille (achats groupés, par exemple).
- Les fournisseurs peuvent prévoir très à l’avance les dates de livraison à respecter, ce qui facilite leur travail d’organisation, de préparation et d’expédition.
Inconvénients
- Convient uniquement aux entreprises déjà développées disposant d’une capacité d’achat élevée.
- Les dates de commande sont fixées dans le contrat, et si l’entreprise doit absolument modifier une date pour une raison quelconque, des difficultés administratives peuvent survenir avec le fournisseur.
- En raison de son principe de fonctionnement, cette méthode est peu flexible et convient principalement aux produits à rotation élevée.
2) Méthode de recomplètement
Cette méthode est idéale pour les produits coûteux et/ou périssables qui sont régulièrement vendus ou consommés. À chaque commande, le responsable des achats vérifie la quantité restante en stock et commande suffisamment pour atteindre le niveau de stock maximal prédéfini.
Avantages
- Tant que la rotation du stock correspond aux prévisions de l’entreprise, la quantité de produits stockés reste optimale.
- Lorsque le responsable des achats analyse le stock avant de passer commande à la date prévue, il peut déterminer la quantité dont il a besoin et l’adapter en conséquence, ce qui peut générer des économies importantes.
- Le responsable des achats peut facilement maîtriser le montant des immobilisations financières.
Inconvénient
Si la consommation du mois suivant ne correspond pas à la quantité de stock disponible, l’entreprise peut rapidement se retrouver en surplus ou en rupture de stock.
3) Méthode du point de commande
Cette méthode, également connue sous le nom de méthode “juste-à-temps”, fonctionne à l’inverse de la méthode précédente. La date de commande est variable, mais la quantité commandée reste fixe. Le gestionnaire des stocks se base sur le seuil critique de stock pour passer commande dès qu’il est atteint. Une quantité prédéfinie est commandée pour réapprovisionner l’entreprise. Il est important de noter que lorsque le seuil critique est atteint, il est essentiel de déterminer si l’entreprise dispose des ressources nécessaires pour produire et satisfaire les clients jusqu’à la livraison de la commande. Si la réponse est négative, le responsable des stocks doit rapidement réajuster le seuil critique pour que l’entreprise puisse continuer à répondre à la demande en attendant d’être livrée.
Avantages
- C’est une méthode de gestion des stocks très intéressante lorsque les produits sont vendus ou transformés de manière irrégulière. Elle évite de passer commande lorsque le stock est encore plein ou d’être en rupture de stock pendant une période de forte affluence.
- Étant donné que les quantités commandées sont identiques, le gestionnaire peut passer commande de manière plus économique. Un nombre réduit de commandes réduit les frais d’expédition, et une quantité constante à stocker permet de prévoir un espace de stockage optimal.
Inconvénients
- L’entreprise peut être amenée à commander à tout moment, ce qui peut poser problème si le fournisseur n’est pas en mesure de répondre favorablement à la demande pour une raison quelconque.
- Cette méthode nécessite un suivi administratif constant et minutieux, ce qui peut être chronophage. Cependant, cela est nécessaire pour s’assurer que les commandes sont passées au bon moment.
- Avec cette méthode, l’entreprise doit continuellement conserver un stock de sécurité (qui lui permet de continuer à fonctionner entre le moment où la commande est passée et celui où elle est livrée). Il s’agit donc de frais supplémentaires auxquels l’entreprise doit constamment faire face.
4) Réapprovisionnement à la commande variable
Il s’agit de la méthode la plus souple mais aussi la plus difficile à maîtriser. Dans cette approche, le responsable des stocks commande des quantités variables à des dates variables. Cette méthode est adaptée à certains cas particuliers, tels que des projets sur une durée spécifique où la commande est passée en une seule fois avant le début du projet (le secteur de la construction utilise cette méthode dans certains cas). C’est également une option intéressante pour les entreprises qui ont besoin de commander des marchandises coûteuses et/ou rares, mais qui ne peuvent pas déterminer avec précision quand leur stock sera épuisé ni les quantités dont elles auront besoin.
Avantages
- Cette méthode est recommandée pour les marchandises dont la fréquence de commande n’est pas régulière, car elle évite les immobilisations financières inutiles.
- Lorsque l’entreprise ne dispose que de peu d’informations sur la fréquence de commande ou les quantités dont elle aura besoin à court terme, il s’agit de la meilleure option.
Inconvénients
- Cette méthode est complexe à utiliser et nécessite une bonne connaissance de la gestion des stocks de l’entreprise. Elle exige également une attention constante et un investissement important pour être réellement efficace (analyse des stocks, décision de passer commande ou non, etc.).
- Les fournisseurs peuvent être réticents à cette méthode, car elle ne leur permet pas d’avoir une visibilité suffisante. De plus, l’entreprise peut rencontrer des difficultés si le fournisseur n’est pas en mesure de fournir les produits nécessaires en cas de commande imprévue.
5) Le “drop shipping”
Cette méthode, très répandue outre-Atlantique et de plus en plus utilisée en Europe, consiste à ne pas détenir de stock du tout ! Cela peut sembler impossible, mais c’est tout à fait réalisable. Lorsqu’une entreprise utilise le drop shipping, elle ne possède aucun stock. Comment est-ce possible ? Lorsqu’une entreprise enregistre une commande de la part d’un client, elle encaisse le paiement du client et récupère sa marge. Ensuite, elle envoie le récapitulatif de la commande à un fournisseur qui possède le stock nécessaire. C’est le fournisseur qui se charge de préparer et d’expédier le colis.
Avantages
- Se libérer de toute la gestion des stocks représente un gain de temps considérable !
- Le fonds de roulement de l’entreprise reste positif la plupart du temps, ce qui est intéressant pour les dirigeants qui débutent leur activité et ne maîtrisent pas forcément ces concepts.
- Toute la partie logistique est prise en charge par le fournisseur. Les coûts (emballage, expédition) sont donc éliminés (à moins que l’entreprise ne doive participer), ce qui représente un autre gain de temps pour l’entreprise.
Inconvénients
- Cette méthode est plus adaptée à l’e-commerce. Elle est relativement déconseillée pour le commerce physique.
- Il existe un risque accru de mécontentement client. En effet, c’est le fournisseur qui s’occupe de l’emballage et de l’expédition. Cependant, si le colis arrive endommagé, c’est l’entreprise qui devra en assumer les conséquences. Il est donc essentiel de choisir un fournisseur fiable !
- Les délais de livraison peuvent être particulièrement longs, en particulier si le fournisseur est situé en dehors de l’Union européenne.
Outils de gestion des stocks
Vous l’aurez compris, la gestion des stocks est une tâche complexe qui nécessite l’utilisation d’outils appropriés. Il existe des logiciels de gestion des stocks ainsi que d’autres outils tels que les codes-barres, les scanners et les appareils de collecte de données portables.
Gestion de stock sur Excel (tableau de gestion de stock)
Certaines entreprises utilisent encore Excel pour gérer leurs stocks, mais cela demande un suivi minutieux et une mise à jour manuelle rigoureuse.
Logiciel ou application de gestion de stock
Pour les entreprises qui gèrent un volume important de stocks, l’utilisation d’un logiciel dédié est incontournable. Les logiciels de gestion des stocks aident les entreprises à gérer avec efficacité leurs stocks, à prévoir la demande future, à mieux gérer les commandes et les livraisons, et à réduire les coûts de stockage.
Comment améliorer et optimiser la gestion des stocks ?
Pour optimiser leurs stocks, les entreprises doivent porter une attention constante à ce domaine. Voici quelques processus généralement mis en place pour améliorer la gestion des stocks :
- Utiliser un logiciel de gestion des stocks. Cela permet de suivre l’évolution des niveaux de stock, les mouvements, de réaliser des analyses et de prévoir la demande future.
- Mettre en place un processus de réapprovisionnement automatique pour éviter les pénuries et les excès de stock.
- Définir des niveaux de stock minimum et maximum. Cela permet d’éviter les ruptures de stock et les coûts de stockage inutiles.
- Établir des politiques de rotation des stocks pour éviter de conserver des matières obsolètes ou périmées.
- Établir une relation de confiance avec les fournisseurs et garantir les délais de livraison.
- Analyser les données de gestion des stocks pour identifier les opportunités d’optimisation.
Conclusion
Il n’existe pas de méthode miracle pour gérer les stocks, mais il existe des approches plus adaptées que d’autres en fonction du type d’entreprise, de son mode de fonctionnement, de son environnement et de son secteur d’activité. Il est souvent recommandé de combiner plusieurs méthodes en fonction des produits à stocker et à vendre.
Il est donc essentiel de comprendre les enjeux de la gestion des stocks avant de choisir la ou les méthodes les plus appropriées.
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