La gestion des stocks est un défi auquel de nombreuses entreprises font face. En effet, une bonne gestion des stocks est essentielle pour assurer la pérennité d’une entreprise en raison de son impact significatif sur sa trésorerie. Cependant, la mise en place d’une gestion des stocks efficace n’est pas toujours évidente, surtout lorsqu’il s’agit de choisir la méthode appropriée.
Qu’est-ce que la gestion des stocks ? Définition
La gestion des stocks désigne l’ensemble des mesures utilisées par une entreprise pour déterminer la quantité à commander et le moment optimal pour le faire, dans le but d’atteindre un équilibre entre des coûts de stockage réduits et une capacité de réponse élevée aux demandes des clients.
Les enjeux de la gestion des stocks
Il est primordial pour une entreprise de veiller à ce que ses stocks ne lui nuisent pas, d’où l’importance de choisir la bonne approche. Avant d’examiner les différentes options qui s’offrent aux dirigeants, il est essentiel de rappeler les enjeux de la gestion des stocks. En effet, chaque entreprise peut avoir des problématiques différentes et donc mettre en œuvre des méthodes de gestion des stocks adaptées à ses besoins spécifiques.
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Éviter le surstockage
La première conséquence notable d’un stock excessif est une augmentation des charges, qu’elles soient fixes ou variables. En effet, une quantité excessive de produits dormants nuit à la santé financière de l’entreprise. Cela entraîne des frais supplémentaires tels que la construction ou la location d’espaces de stockage supplémentaires, ainsi qu’une augmentation des effectifs (ouvriers, sécurité, etc.). De plus, les coûts d’assurance seront également revus à la hausse.
La deuxième conséquence d’un stock trop élevé est l’augmentation du besoin en fonds de roulement (BFR), ce qui se traduit par des besoins de financement plus importants et une marge de manœuvre financière limitée.
Un autre aspect à prendre en compte est l’immobilisation de capitaux. Lorsqu’une entreprise achète des produits en vue de les stocker, elle immobilise de l’argent qui ne génère pas de revenus tant que les ventes ne sont pas réalisées. Étant donné que ces capitaux auraient pu être investis dans des projets plus rentables, il s’agit d’une perte d’opportunité pour l’entreprise.
Un stock excessif peut également contraindre l’entreprise à vendre ses surplus à prix réduit, voire à perte, afin d’éviter les frais de stockage évoqués précédemment. Bien que ce soit parfois la seule solution, ce n’est pas une pratique recommandée. L’entreprise réalisera moins de marge, voire aucune, sur ses ventes, ce qui peut entraver ses projets de développement initialement prévus et avoir un impact négatif sur sa gestion de trésorerie.
Enfin, une entreprise avec un stock excessif s’expose à un risque accru d’obsolescence, en fonction du type de marchandise stockée. Prenons l’exemple d’un magasin vendant des denrées alimentaires périssables. Si son stock de fruits de saison est trop important, chaque jour passé sans vente réduira progressivement leur durée de vie. Dans le pire des cas, les fruits finiront par pourrir, et l’entreprise sera contrainte de les jeter. Cette situation est encore plus préjudiciable que de vendre à perte, car dans ce cas, l’entreprise ne génère aucun revenu.
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Éviter le sous-stockage
Si un stock excessif peut avoir des conséquences néfastes pour l’entreprise, l’inverse n’est pas non plus idéal. En effet, un stock insuffisant augmente la probabilité de rupture de stock, ce qui peut entraîner l’arrêt total de la production. Une rupture de stock empêche également l’entreprise de satisfaire ses clients, ce qui risque de les pousser à se tourner vers la concurrence et d’abandonner progressivement l’entreprise. Ce cercle vicieux de perte de clients entraîne une baisse du chiffre d’affaires, ce qui peut être fatal.
De plus, un stock insuffisant peut conduire à des rayons peu remplis, ce qui rend les produits moins attrayants pour les clients et dévalue leur qualité. Des rayons bien approvisionnés donnent beaucoup plus envie d’acheter que des rayons presque vides.
Enfin, un stock insuffisant peut causer une désorganisation de toute la chaîne de production de l’entreprise et accentuer les éventuels goulots d’étranglement.
Quels sont les différents types de stocks ?
Il existe trois types de stocks : les matières premières, les produits semi-finis et les produits finis.
Les matières premières sont des matériaux bruts utilisés dans le processus de production, tels que le bois, le métal ou le pétrole. Les produits semi-finis sont des produits en cours de production qui nécessitent des finitions avant d’être considérés comme des produits finis. Les produits finis, quant à eux, sont prêts à être vendus.
Comment se fait la gestion des stocks ? Les différentes méthodes de gestion des stocks
Il n’existe pas de méthode universelle pour gérer les stocks et l’approvisionnement. Cependant, toutes les méthodes utilisées sont basées sur deux variables principales : la date de commande et la quantité.
1) Réapprovisionnement calendaire
Cette méthode de gestion des stocks est plutôt rigide puisque l’entreprise commande des quantités fixes de marchandises à des dates fixes. Habituellement, elle est mise en place dans le cadre d’un contrat conclu entre l’entreprise acheteuse et son fournisseur. Ce contrat prévoit des jours de livraison précis pour les mois ou l’année à venir, ce qui facilite l’organisation pour les deux parties. Cette méthode convient aux entreprises établies et aux marchandises vendues, transformées ou consommées à intervalles réguliers. Pour les produits dont l’écoulement est plus “aléatoire”, cette méthode n’est pas recommandée.
Avantages
- L’une des méthodes de gestion des stocks les plus simples à utiliser : elle ne nécessite pas beaucoup de temps ni de frais administratifs importants.
- Possibilité de réaliser des économies significatives sur les commandes, notamment en cas d’achats groupés.
- Les fournisseurs peuvent planifier leurs livraisons en avance, ce qui facilite leur organisation, leur préparation et leur expédition.
Inconvénients
- Convient uniquement aux entreprises établies disposant d’une capacité d’achat élevée.
- Les dates de commande sont fixées dans le contrat, et en cas de besoin de modification, des difficultés administratives peuvent survenir avec le fournisseur.
- Cette méthode est peu flexible et convient principalement aux produits à rotation rapide.
2) Méthode de recomplètement
Cette méthode convient aux produits coûteux et/ou périssables, qui sont vendus ou consommés régulièrement. Chaque fois que le responsable des achats doit passer une commande, il consulte la quantité restante en stock et commande le nécessaire pour atteindre le niveau de stock maximum défini au préalable.
Avantages
- Tant que la rotation du stock correspond aux prévisions de l’entreprise, la quantité de produits stockés reste optimale.
- Lorsque le responsable analyse le stock avant de passer la commande à la date prévue, il peut déterminer la quantité nécessaire et adapter sa commande en conséquence, ce qui permet de réaliser des économies.
Inconvénient
- Si la consommation du mois suivant ne correspond pas à la quantité en stock, l’entreprise peut se retrouver en surplus ou en rupture de stock.
3) Méthode du point de commande
Cette méthode fonctionne à l’inverse de la précédente. Également connue sous le nom de méthode “juste-à-temps”, elle permet de varier la date de commande tout en maintenant une quantité d’achat fixe. Pour ce faire, le gestionnaire des stocks se base sur le stock critique. Dès que ce seuil est atteint, une commande est passée pour réapprovisionner l’entreprise avec une quantité prédéfinie et constante. Il est important de s’assurer que l’entreprise dispose des ressources nécessaires pour continuer à produire et à satisfaire la demande en attendant la livraison.
4) Réapprovisionnement à la commande
Il s’agit de la méthode la plus souple mais aussi la plus difficile à maîtriser. Dans ce cas, le responsable des stocks commande des quantités variables à des dates variables. Cette méthode convient à certains cas particuliers, tels que les projets ayant une durée définie pour lesquels la commande est effectuée en une seule fois avant le démarrage (ce qui est parfois le cas dans le secteur de la construction). C’est également une option intéressante pour les entreprises ayant besoin de commander des marchandises coûteuses et/ou rares lorsqu’elles ne peuvent pas prévoir précisément quand leur stock sera épuisé ni quelle quantité elles auront besoin.
5) Le drop shipping
Cette méthode, très répandue aux États-Unis, se développe également en Europe depuis quelques années. Elle consiste à ne posséder aucun stock ! Impossible ? Pas du tout, c’est tout à fait réalisable. Lorsqu’une entreprise enregistre une commande client, elle encaisse le paiement du client et récupère sa marge. Ensuite, elle envoie le récapitulatif de la commande à un fournisseur qui possède le stock nécessaire. Ce fournisseur se charge ensuite de préparer et d’expédier le colis.
Avantages
- Se décharger de la gestion des stocks permet de gagner énormément de temps.
- La trésorerie de l’entreprise est la plupart du temps positive, ce qui est intéressant pour les dirigeants qui débutent leur activité et ne sont pas familiers avec ces concepts.
- Toute la logistique est prise en charge par le fournisseur. Les coûts (emballage, expédition) sont donc réduits, ce qui représente un autre gain de temps pour l’entreprise.
Inconvénients
- Cette méthode est plus adaptée à l’e-commerce et est relativement moins conseillée pour les commerces physiques.
- Il peut y avoir un risque de mécontentement accru de la part des clients. En effet, c’est l’entreprise qui est contactée si le colis n’est pas livré en bon état, ce qui peut entraîner des conséquences négatives pour elle. Il est donc essentiel de choisir un fournisseur fiable.
- Les délais de livraison peuvent être longs, surtout si le fournisseur se trouve en dehors de l’UE.
Outils de gestion des stocks
La gestion des stocks est une tâche complexe qui nécessite l’utilisation d’outils adaptés. Il existe des logiciels de gestion des stocks ainsi que d’autres outils tels que les codes-barres, les scanners et les appareils portables de collecte de données.
Gestion de stock sur Excel (tableau de gestion de stock)
Certaines entreprises utilisent encore Excel pour gérer leurs stocks. Cependant, cela nécessite un suivi minutieux et une mise à jour manuelle rigoureuse.
Logiciel ou application de gestion de stock
Pour les entreprises qui gèrent un volume important de stocks, il est essentiel d’utiliser un logiciel spécialisé. Ces outils aident les entreprises à gérer efficacement leurs stocks, à prévoir la demande future, à gérer les commandes et les livraisons de manière plus efficace, et à réduire les coûts de stockage.
Comment améliorer et optimiser la gestion des stocks ?
L’optimisation des stocks nécessite une attention constante. Voici les processus généralement mis en place par les entreprises pour améliorer leur gestion des stocks :
- Utiliser un logiciel de gestion des stocks permettant de suivre le niveau des stocks, d’analyser leurs mouvements, de faire des prévisions pour anticiper la demande future, etc.
- Mettre en place un processus de réapprovisionnement automatique pour éviter les pénuries et les surplus de stocks.
- Définir des niveaux de stock minimum et maximum pour éviter les ruptures de stock et les coûts de stockage inutiles.
- Établir des politiques de rotation des stocks afin d’éviter de stocker des matières obsolètes ou périmées.
- Établir une relation de confiance avec les fournisseurs et garantir les délais de livraison.
- Analyser les données de gestion des stocks afin d’identifier les leviers d’optimisation.
Conclusion
Il n’existe pas de solution miracle pour la gestion des stocks, mais certaines méthodes sont plus adaptées que d’autres en fonction du type d’entreprise, de son mode de fonctionnement, de son environnement et de son secteur d’activité. Il est recommandé de combiner plusieurs de ces techniques en fonction des produits que l’on souhaite stocker et vendre.
Il est donc essentiel de comprendre les enjeux de la gestion des stocks avant de choisir la ou les méthodes les plus appropriées.
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