Il existe plusieurs types de facturation en comptabilité. En tant qu’entrepreneur, vous devez les connaître pour pouvoir facturer vos clients en fonction des contextes.
La facturation est régie par des obligations légales et doit être conforme aux règles en cas de contrôle.
Quels sont les différents types de factures en comptabilité et quelles sont leurs particularités ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les types de factures qui existent en France, quand et comment les utiliser pour votre entreprise.
La facture : définition
Une facture est un document comptable et juridique qui permet de prouver l’achat d’un bien ou d’un service. Ce document présente tous les détails de l’achat à savoir :
- la quantité ;
- la nature ;
- le prix du produit ou du service.
Les mentions légales doivent être précisées sur une facture comme le nom de la société, la date de la facture et le numéro de Siret notamment.
La facture sert aussi de justificatif en comptabilité et doit être conservée pendant 10 ans. Vos clients sont en droit de vous réclamer une facture lors de la finalisation d’un achat.
Les différents types de factures en comptabilité
Il existe plusieurs types de factures en comptabilité qui s’adaptent en fonction des cas.
Selon votre secteur d’activité, vous serez amené à utiliser le même type de facturation dans la plupart des situations.
Cependant, connaître tous les types de factures pourra vous servir dans quelques cas bien précis.
1. La facture classique
C’est le type de facturation le plus courant et le plus pratiqué. La facture ordinaire est établie lorsque vous vendez un bien ou un service à un client.
Elle indique la quantité, le prix et la nature de la vente ainsi que les conditions générales de vente. Celles-ci doivent obligatoirement figurer sur le document même lors d’une transaction entre professionnels.
Prenez le temps de rédiger un modèle de facture conforme avec toutes les mentions légales pour pouvoir facturer vos clients simplement et rapidement.
Vous pouvez aussi créer vos factures rapidement et en toute conformité avec les obligations légales sur notre outil gratuit Facture.net.
2. La facture proforma
Il s’agit d’un document provisoire qui permet au client de connaître le prix exact du produit ou de la prestation afin de s’en faire une idée précise.
Cela lui indique également les conditions générales de vente. La facture proforma n’a pas de valeur juridique ou comptable.
En revanche, c’est un document important à joindre à vos envois Colissimo en cas de contrôle des douanes dans le cadre d’une activité d’import/export de marchandises.
La facture proforma est comparable au devis et garde une valeur informative dans la plupart des cas.
3. La facture d’acompte
Il s’agirait du type de facturation le plus utilisé en France.
En effet, la facture d’acompte vous permet de toucher une partie du montant total du paiement avant la livraison ou avant la fin d’une prestation de services.
Si votre activité nécessite l’achat de matière première pour réaliser une commande, vous pouvez demander une facture d’acompte.
Certaines mentions doivent obligatoirement apparaître sur une facture de solde ou d’acompte :
- La date d’émission de l’acompte ;
- Le montant de l’acompte ;
- Le délai de paiement.
Vous n’êtes pas tenu d’indiquer la quantité, le prix ou la nature du produit ou de la prestation sur ce type de facture. L’acompte doit être mentionné sur la facture définitive.
4. La facture de situation
Appelée également facture intermédiaire ou d’avancement, la facture de situation permet d’étaler les paiements sur une longue période.
La facture de situation est notamment utilisée dans les secteurs du BTP, de l’artisanat ou les entreprises de prestation de services à long terme.
Si vous avez déjà fait appel à une entreprise pour réaliser des travaux, vous connaissez sans doute ce type de facture. L’entreprise édite des factures de situation au fur et à mesure de l’avancement des travaux. Ce type de facture permet aussi de suivre la progression des travaux ou prestations.
La facture de situation est calculée selon le pourcentage de travaux réalisés par rapport à la réalisation finale.
5. La facture d’annulation ou rectificative
Si vous faites une erreur en rédigeant votre facture, vous pouvez établir une facture d’annulation ou rectificative dans certains cas.
La facture d’annulation ou rectificative peut aussi être émise suite à une demande de remboursement de la part d’un client ou suite à un impayé.
Vous devez alors éditer une nouvelle facture en indiquant qu’elle annule et remplace l’ancienne facture. Vous devez également indiquer les références de la facture annulée ou corrigée.
Il n’est pas possible d’annuler une facture déjà émise. Vous pouvez par contre faire un avoir correspondant au montant de la facture d’origine à votre client.
Voici dans quels cas utiliser une facture d’annulation ou rectificative :
- Si votre client fait un retour du produit acheté ;
- Si le client a payé plus que le montant final suite à une erreur sur la facture ;
- Si vous souhaitez accorder une remise à votre client.
6. La facture de régularisation
La facture de régularisation est souvent utilisée par les fournisseurs de gaz, d’électricité ou d’eau.
Ce type de facture est utilisé pour régulariser la situation du client qui a déjà réglé une prestation estimée.
Il s’agit donc de vérifier ce qui a réellement été consommé afin de calculer le montant final. Si votre client a trop payé, vous devrez alors lui créer un avoir.
Dans le cas contraire, le client devra régler la différence. La facture de régularisation permet donc d’ajuster l’écart entre la consommation estimée et celle réellement consommée.
7. La facture de clôture
Ce type de facture permet de clôturer une période de consommation et un contrat entre un fournisseur et un client.
Vous disposez alors de 6 semaines après la résiliation du contrat pour éditer et envoyer la facture de clôture au client.
Si vous devez effectuer un remboursement, vous disposez alors de 30 jours pour le faire.
La facture de clôture ou facture définitive est délivrée à la fin d’une prestation ou suite à la livraison d’un produit.
Notre conseil
Connaître les différents types de facturation vous permettra d’adapter vos factures en fonction de chaque situation. Toutefois, encore faut-il savoir comment les réaliser !
Pour faciliter votre comptabilité, pensez à utiliser un logiciel de facturation comme Facture.net.
