Pour bien comprendre le processus de paiement, il est important de connaître les différentes étapes qui le composent. Chaque étape joue un rôle clé dans le bon déroulement de la transaction. Découvrons ensemble ces étapes indispensables pour votre entreprise afin de garantir des paiements fluides et sans accroc.
Devis, bon de commande ou contrat
Avant de procéder à un paiement, il est nécessaire qu’une transaction ait eu lieu. Celle-ci peut prendre différentes formes, telles qu’un devis, un bon de commande ou un contrat. Ces documents établissent les termes de l’offre et engagent les deux parties juridiquement.
Le devis est un document fourni par le vendeur qui résume les détails de l’offre. Une fois signé, il devient un contrat à part entière et engage les deux parties dans le processus de paiement.
Le bon de commande, rédigé par l’entreprise acheteuse, a également valeur de contrat une fois signé par le vendeur. Il contient des informations similaires à celles du devis et peut parfois le remplacer.
Quant au contrat, il est établi à l’initiative de l’acheteur et doit être signé par le fournisseur pour être valide. Il est souvent utilisé pour des transactions importantes ou récurrentes et peut contenir des clauses supplémentaires.
La commande
Quel que soit le type de travail ou de prestation, une commande validée est essentielle. Elle précise la nature de la prestation, le délai d’exécution et le prix. Une fois qu’une entreprise accepte une commande, elle doit confirmer son acceptation dans un délai de quinze jours.
Réception de la marchandise ou exécution des prestations
Après la commande, il est important de suivre son avancement. L’acheteur surveille de près la progression de la prestation. Si la transaction concerne des marchandises, une fois livrées, le fournisseur remet un bon de livraison. Celui-ci est signé après un contrôle qualitatif et quantitatif approfondi. C’est à ce moment-là que la facture peut être émise.
Comment émettre la facture dans le processus de paiement ?
Avant de procéder au règlement, il est essentiel pour l’entreprise cliente de vérifier la facture reçue. Il est important de s’assurer qu’elle contient toutes les mentions obligatoires, à savoir : la date d’émission de la facture, la date d’échéance, le numéro de facture, le nom et les coordonnées des deux parties, le montant à payer, les frais, la TVA et son taux, ainsi que la désignation des marchandises ou des prestations.
Une fois la livraison effectuée, l’entreprise vendeuse doit obligatoirement fournir une facture. Celle-ci doit être conservée pendant au moins six ans et remplit plusieurs fonctions. Elle sert de preuve juridique de la transaction, établit le droit de créance du vendeur, présente les conditions de négociation, joue un rôle fiscal pour la déclaration de la TVA et sert de justificatif comptable pour l’établissement des comptes annuels de l’entreprise.
Comment enregistrer la facture dans le processus de paiement ?
Une fois la facture reçue, le collaborateur chargé du paiement y ajoute la date d’arrivée. Si l’entreprise utilise un logiciel de suivi de factures, celle-ci sera enregistrée. Les factures sont généralement classées en fonction de leur statut : “facture reçue”, “facture enregistrée” et enfin “facture acquittée”. Une fois enregistrée et classée, la facture est traitée par le service de comptabilité, qui la valide avant de procéder au paiement.
Comment effectuer le paiement de la facture dans le processus de paiement ?
L’entreprise acheteuse a l’obligation de régler la facture à l’échéance prévue. Il est essentiel de respecter les délais de paiement pour éviter tout retard, car des pénalités peuvent s’appliquer. En général, le délai de paiement est fixé à trente jours après l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises.
Le paiement peut s’effectuer par différents moyens, tels que le virement bancaire, le mode de paiement le plus courant et le plus rapide à traiter, ou le chèque, même s’il est de moins en moins utilisé.
Quels sont les délais de règlement dans le processus de paiement ?
Le délai de règlement le plus courant est de trente jours à compter de la facturation de la prestation ou de la livraison du produit, sauf accord différent préalablement établi. Selon l’article L441-10 du code du commerce, plusieurs types de délais de règlement d’une facture sont définis :
- Le paiement comptant : à effectuer intégralement le jour de la livraison du produit ou de la réalisation de la prestation.
- Le paiement à réception : avec un délai d’au moins une semaine pour permettre au client de recevoir la facture.
Par ailleurs, aucun délai de règlement négocié ne peut dépasser soixante jours à compter de la date de création de la facture. En cas de facture périodique, le délai de paiement ne peut en aucun cas dépasser quarante-cinq jours.
L’utilisation de paiements anticipés, tels que des avances ou des acomptes, est également possible. Ils permettent de régler une partie du montant de la facture avant le début de la prestation ou de la livraison des biens.
Comment automatiser son processus de paiement ?
La mise en place d’un processus de paiement optimal implique l’envoi d’une facture au client. Cependant, le paiement dépendra de l’initiative du client, qui devra effectuer un virement bancaire, par exemple. Cela peut entraîner des retards de paiement et des impayés, nécessitant du temps et de l’énergie pour récupérer les sommes dues. En effet, 1 facture sur 6 des petites entreprises n’est pas payée dans les 90 jours.
Pour faciliter ce processus, des solutions innovantes comme GoCardless proposent d’aider les entreprises dans le processus de paiement en utilisant le prélèvement SEPA. Cette solution permet de collecter directement les paiements des clients sur leurs comptes bancaires, que ce soit pour des paiements récurrents ou ponctuels. Elle permet de collecter les paiements à une date précise, réduisant ainsi considérablement les impayés et les retards de paiement.
Il est même possible d’automatiser le processus de paiement en utilisant GoCardless avec un logiciel de facturation tel que celui de l’entreprise Sage. Vous pouvez émettre une facture et la rapprocher des paiements initiés par GoCardless. Cela vous permettra de suivre facilement le statut de chaque paiement sur un tableau de bord intuitif et convivial.
Selon Adam Coley, de l’entreprise Lowaire Digital :
“Le niveau d’automatisation et de prévisibilité que nous obtenons grâce à GoCardless me permet d’économiser au moins 40 heures de travail administratif chaque mois.”
Découvrez comment GoCardless peut vous aider à simplifier le suivi de vos paiements et à optimiser votre processus de paiement.
