Le système d’information (SI) est l’ensemble des ressources utilisées par une entreprise pour bien gérer l’information. En général, le SI est lié aux outils technologiques tels que les programmes informatiques, le matériel et la communication. Il est également associé aux processus et aux êtres humains qui les utilisent. Autrefois appelé simplement “Informatique”, ce terme a évolué avec l’apparition des nouvelles technologies. Afin d’assurer la performance au sein de votre entreprise, il est impératif d’organiser efficacement vos données, de manière à ce qu’elles soient accessibles et exploitables par tous les utilisateurs autorisés. De plus, le RGPD vous oblige à gérer votre SI de manière sécurisée.
Qu’est-ce que le management du système d’information ?
Les informations disponibles pour les entreprises prennent de plus en plus d’importance. Cependant, pour qu’elles soient vraiment utiles, il est essentiel de les organiser correctement et de les rendre facilement accessibles. De plus, avec des réglementations de plus en plus strictes, telles que le RGPD, les entreprises sont désormais obligées de mieux gérer les informations et de garantir leur sécurité.
Par conséquent, le système d’information doit être bien organisé, fiable, stable et sécurisé. C’est là que le management du système d’information entre en jeu. Cette discipline vise à rassembler les connaissances, les stratégies et les outils nécessaires pour garantir à la structure un niveau de performance optimal.
En outre, le management du système d’information a pour objectif de répondre aux problématiques sociales et éthiques liées au SI. Protéger la vie privée des employés, assurer la sécurité des informations personnelles des clients et de la propriété intellectuelle sont des impératifs pour se conformer aux réglementations en place. Enfin, le management du système d’information permet à l’entreprise de respecter toutes les contraintes légales et fiscales liées aux systèmes d’information, en fournissant les données nécessaires aux représentants de l’administration fiscale.
Management du système d’information : les étapes pour bien le gérer
Les différentes étapes du projet de management du système d’information doivent avoir un objectif bien défini à atteindre. Quelle que soit la nature ou la puissance de l’outil technologique utilisé, c’est son utilisation et son intégration dans les différents processus métiers qui définiront la réussite du projet. Par conséquent, le système d’information doit répondre aux objectifs fixés initialement.
La première étape du management du système d’information est la préparation du projet. Le Directeur du Système d’Information (DSI) et son équipe doivent définir minutieusement le déroulement complet du projet.
La préparation du projet consiste à réaliser un audit complet du système d’information, mettant en évidence les risques potentiels et les problèmes fonctionnels. En plus des aspects techniques, cet audit assure la couverture des aspects organisationnels et fonctionnels. Il est basé sur la méthodologie CobiT, qui est le référentiel de contrôle pour les systèmes d’information dans le monde entier, regroupant les modèles de contrôle et les bonnes pratiques pour anticiper les risques.
Après l’audit du système d’information existant, il faut passer à la formalisation du processus. Cette phase permet de déterminer les principales fonctions de l’outil. Ensuite, il est important d’identifier tous les utilisateurs et leurs besoins, afin que le DSI et son équipe puissent concevoir le cahier des charges fonctionnel.
L’identification des parties prenantes techniques, le choix de l’éditeur et du progiciel, les séances de travail avec l’outil, l’élaboration des règles à suivre et la formalisation des procédures sont autant d’étapes à suivre pour mettre en place le projet. Enfin, il est essentiel de réaliser des tests et des recettes, de reprendre les informations, d’effectuer une mise en production et de passer au déploiement. L’implication de toutes les parties prenantes garantit ainsi l’utilisation optimale du système d’information et la conformité des modes opératoires.
Les méthodes et outils pour gérer efficacement un SI
Pour répondre aux besoins informatiques d’une entreprise, il est important que le DSI et son équipe rendent le système d’information cohérent et agile. De cette manière, il sera plus facile d’intégrer les futurs besoins de la structure. Le DSI doit également intégrer simultanément les nouvelles technologies et les possibilités d’analyse des informations.
Par exemple, l’installation d’un home office permet aux employés de travailler à distance. Cet outil est un bon moyen pour l’entreprise d’être productive tout en préservant la sécurité et la disponibilité des informations. Les outils technologiques tels que les tablettes et les smartphones sont également performants pour gérer efficacement le SI. Les données issues des médias sociaux sont également très importantes et ne doivent pas être négligées.
Il est essentiel de garder à l’esprit que la sécurité des systèmes d’information est un enjeu majeur, car ils sont la clé de voûte de l’organisation et des performances d’une structure. Outre ses missions visant à optimiser le système d’information et ses performances, le DSI doit également anticiper les incidents afin d’assurer la continuité des activités après un sinistre. Par conséquent, le Directeur des systèmes d’information doit prévoir des procédures et des normes techniques à mettre en œuvre rapidement en cas d’incident majeur.
