Les événements hybrides : Tout ce que vous devez savoir

Ces dernières années ont été qualifiées de tourbillon, et ce serait un euphémisme. En quelques jours seulement, les événements et conférences en direct, planifiés des mois à l’avance, ont été soudainement reportés ou annulés. Les événements virtuels et en ligne sont devenus la norme, et nous avons dû apprendre à repenser entièrement la planification des programmes d’événements efficaces. Dans ce processus, nous avons appris beaucoup de nouvelles choses. L’une des principales leçons que l’industrie des événements a apprises est que les événements virtuels et en ligne peuvent certes être bénéfiques, mais que les événements en direct resteront toujours un élément essentiel de tout programme d’événements.

Il est donc temps de réfléchir à une autre forme d’événement. Un événement qui peut non seulement relever les défis de la nouvelle normalité, mais aussi s’épanouir dans celle-ci. Nous parlons ici des événements hybrides. Il y aura des situations où un événement virtuel sera votre seule option. Il y aura également des situations où les rencontres en personne seront le moyen le plus efficace d’attirer de nouveaux clients et d’impliquer votre public cible. Les événements hybrides, ou des événements qui combinent à la fois des éléments en personne et virtuels, seront un élément essentiel de la nouvelle normalité dans l’industrie des événements.

Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les bases d’un événement hybride, vous montrerons comment organiser un événement hybride réussi et comment adapter et développer votre stratégie événementielle pour répondre à ce nouveau format d’événement si nécessaire.

Les événements hybrides en tant qu’élément de votre stratégie événementielle globale

La création d’un événement hybride réussi nécessite de la planification et de la créativité. Allez-vous organiser un événement interne ou externe ? Avez-vous les outils nécessaires pour commercialiser et promouvoir votre événement hybride de manière efficace ? Que souhaitez-vous que vos participants retirent de cet événement ? Répondre à ces questions et à d’autres vous aidera à créer votre programme d’événements virtuels et en personne.

Quand devriez-vous organiser un événement hybride ?

La première décision que vous devrez prendre est de savoir si une composante virtuelle a un sens pour votre événement. Quand devriez-vous organiser un événement hybride, virtuel ou en personne ?

Événements hybrides

Les événements hybrides sont la solution parfaite pour les programmes qui peuvent être efficacement réalisés à la fois en personne et virtuellement. Voici quelques exemples de programmes d’événements hybrides :

• Foires et expositions
• Conférences
• Coup d’envoi des ventes
• Réunions d’entreprise

Les événements hybrides sont également des solutions extrêmement utiles lorsque de nombreux participants, qui participeraient normalement en personne, ne peuvent pas le faire. Voici quelques exemples où un participant qui aurait normalement pu assister à un événement en personne doit participer virtuellement :

1. Le participant ne peut ou ne veut pas voyager en raison de problèmes de santé ou de sécurité.
2. L’entreprise du participant a un budget de déplacement limité, donc le participant ne peut pas se rendre à l’événement.
3. Le lieu de l’événement en personne a des restrictions de capacité, ce qui signifie que tous les participants ne peuvent pas se réunir en personne.

Découvrez ici dans notre blog des informations plus détaillées sur les avantages des événements virtuels.

Une bonne pratique pourrait consister à envoyer un sondage avant l’événement pour recueillir des informations sur la situation actuelle et les sentiments des personnes invitées. Si vous constatez que de nombreux participants préféreraient une participation virtuelle, un événement hybride peut être la meilleure solution.

Événements en personne

Les événements en personne devraient être planifiés lorsque la présence de tous vos participants en personne est d’une importance capitale. Vous savez que la plupart des contenus ne peuvent pas être bien transmis virtuellement et qu’il n’y a pas de bonne alternative pour les communiquer, donc une expérience en personne est la meilleure façon de transmettre les informations. Voici quelques exemples d’événements que vous pourriez vouloir organiser en personne :

• Déjeuners en petit comité
• Sorties d’entreprise
• Cérémonies de remise de prix

Lorsque vous organisez un événement en personne, la sécurité est primordiale. Assurez-vous que vos participants se sentent à l’aise en offrant une option de libre-service pour qu’ils puissent se servir eux-mêmes et en planifiant les dispositions de sièges pour respecter la distanciation sociale.

Événements virtuels et en ligne

Les événements entièrement virtuels et en ligne devraient être planifiés lorsque vous ne pouvez pas organiser un événement en personne, lorsque vous avez un budget limité ou lorsque les informations que vous souhaitez échanger peuvent être communiquées efficacement par vidéo. Lorsqu’une participation en personne n’est pas nécessaire, vous ne gaspillez pas d’argent ni de temps et vous pouvez réaffecter ces ressources à des événements en personne ou hybrides futurs. Voici quelques exemples d’événements virtuels et en ligne :

• Webinaires
• Réunions d’équipe récurrentes
• Groupes de réussite client
• Groupes d’étude
• Forums pour dirigeants

Lisez notre guide sur la façon de mettre en place un événement virtuel ou en ligne qui va au-delà de l’écran.

Les différents types d’événements hybrides

Commençons par examiner les différences entre les événements hybrides internes et externes, ainsi que certains des exemples les plus courants.

Événements hybrides internes

Les événements internes sont des programmes organisés à l’intention des parties prenantes internes de votre entreprise, tels que les employés, les cadres, etc. Pour de nombreuses entreprises, il est presque impossible de rassembler toutes leurs parties prenantes internes dans une seule salle. C’est là que les événements hybrides entrent en jeu. Choisissez un emplacement pour votre événement, comme le siège social de votre entreprise, et diffusez la réunion en direct au reste de votre entreprise. Voici quelques exemples courants d’événements hybrides internes :

• Coup d’envoi des ventes
• Réunions d’entreprise
• Réunions d’équipe plus importantes
• Semaines de renforcement de l’esprit d’équipe d’entreprise

Événements hybrides externes

Les événements externes sont des programmes destinés à vos clients, prospects, clients, etc. Transformer vos événements live externes en événements hybrides peut vous aider à attirer un plus grand nombre de participants et à réduire votre empreinte carbone. Voici quelques événements externes qui peuvent être transformés en format hybride :

• Conférences et salons
• Conférences clients
• Présentations de produits

Éléments clés, objectifs et avantages des événements hybrides

Il est important de prendre le temps d’identifier les objectifs de votre événement hybride et de rassembler tous les outils dont vous avez besoin pour les atteindre efficacement. Dans les paragraphes suivants, nous présenterons les éléments, objectifs et avantages communs des événements hybrides.

Les principaux éléments des événements hybrides

Une idée fausse courante que nous entendons dans l’industrie est que vous avez seulement besoin d’un fournisseur de streaming virtuel pour organiser un événement hybride. Un événement hybride réussi nécessite les mêmes éléments et fonctionnalités qu’un événement en direct. Associés à un excellent fournisseur de streaming virtuel, ces éléments feront de votre événement hybride un grand succès.

Contenu engageant

Le contenu de votre événement hybride est encore plus important que pour d’autres types d’événements. Non seulement vous devez engager les participants en personne, mais vous devez également impliquer les participants virtuels tout au long de l’événement. Assurez-vous que tous vos conférenciers sont bien préparés et que vos présentations sont attrayantes en gérant le contenu et l’agenda dans son ensemble.

Une bonne promotion est primordiale

Un événement hybride attire à la fois des participants en personne et virtuels. Cela donne à votre organisation la possibilité d’attirer le double (ou plus !) du nombre de participants à votre événement, ce qui signifie que la promotion de votre événement est aussi importante que jamais. Créez un site web d’événement où toutes les informations du programme sont affichées et envoyez un e-mail aux participants potentiels pour attirer un nombre record de personnes.

Gérer les inscriptions

Le processus d’inscription de votre événement hybride doit être aussi fluide que celui de votre événement en personne. Créez une page d’inscription personnalisée avec le branding de votre organisation et les informations sur votre événement, afin que les participants potentiels puissent facilement trouver tous les détails de votre programme. Créez des flux d’inscription personnalisés pour vos participants en personne par rapport à vos participants virtuels afin qu’ils puissent s’inscrire pour les sessions appropriées. Enfin, gardez une trace de ceux qui se sont désistés de l’inscription et envoyez-leur un rappel pour s’inscrire !

Permettre la planification de rendez-vous

Lorsque certains de vos participants sont virtuels et d’autres en personne, il est plus difficile de planifier des réunions. Vous pouvez utiliser un outil de planification de rendez-vous pour bloquer des plages horaires dans les calendriers de vos participants réservées aux réseaux. Vous pouvez communiquer directement via l’outil et définir des heures pour les réunions. De cette façon, les participants virtuels et en personne peuvent voir la disponibilité dans les calendriers des autres participants et se connecter efficacement.

Objectifs des événements hybrides

Alors que tous vos événements ont des objectifs spécifiques, un objectif commun à tous les événements hybrides est d’impliquer autant de participants que possible, indépendamment de la manière dont ils participent. Un événement hybride permet aux gens de se connecter en personne s’ils veulent avoir cette expérience humaine. Un événement hybride permet également aux personnes qui ne pourraient normalement pas participer en raison de problèmes de santé ou de restrictions de voyage de participer virtuellement. L’objectif est de rendre l’expérience également engageante pour les deux groupes. En supprimant cette barrière, les événements hybrides offrent encore plus de possibilités à un plus grand nombre de personnes d’interagir avec votre contenu et votre marque.

Avantages

Avec les événements hybrides, vous combinez le meilleur des deux mondes. Voici quelques-uns des plus grands avantages des événements hybrides :

Augmentation du nombre de participants

Alors qu’un événement ou une conférence en personne est souvent le plus intéressant, certaines personnes n’ont tout simplement pas le temps ou la possibilité de se déplacer sur de longues distances pour y assister. Sans parler du fait que ces événements en direct peuvent parfois avoir un coût assez élevé. Ces deux facteurs peuvent dissuader les gens de s’inscrire à votre événement. Cependant, avec un événement hybride, ces mêmes personnes pourraient être plus enclines à participer, car elles peuvent le faire confortablement depuis leur canapé et à un coût nettement inférieur. Un événement hybride peut attirer beaucoup plus de participants qu’un événement en personne seul.

Engagement accru pour le contenu

Lorsque vous organisez un événement hybride, vous diffusez vos orateurs et vos sessions en direct en streaming pour que les participants virtuels puissent les voir. De cette façon, vous pouvez enregistrer ces sessions et les envoyer après l’événement. Les participants qui n’ont pas pu participer à certaines sessions ou qui souhaitent simplement les revoir et en savoir plus peuvent y accéder des jours, voire des semaines après l’événement. De cette façon, votre événement et votre entreprise resteront dans l’esprit des participants bien après la fin de l’événement.

Réduction de l’empreinte carbone

En réduisant le nombre de participants en personne, vous réduisez également l’empreinte carbone de votre événement. Il y a moins de déplacements des participants, moins de repas jetés et moins de transport de chaises et de tables louées. Non seulement votre entreprise sera perçue non seulement comme une force dans les événements, mais aussi comme une organisation respectueuse de l’environnement.

Amélioration de la valeur des sponsors

Maintenant que votre événement est hybride, vos sponsors ont l’occasion de toucher à la fois vos participants en personne et virtuels. C’est donc une double visibilité par rapport à ce qu’ils avaient auparavant. L’organisation de votre événement dans un environnement numérique crée de nouvelles opportunités pour la notoriété de la marque et la génération de leads. En offrant une valeur supplémentaire à vos sponsors, votre événement attirera plus de financements et donc plus de sponsors. Cela peut alors contribuer à compenser les coûts techniques de la réalisation d’un événement hybride.

Créer un événement hybride réussi

Maintenant que vous avez défini vos objectifs et identifié les éléments que vous souhaitez inclure dans votre événement hybride, il est temps de commencer à planifier votre événement. Dans les prochains paragraphes, nous aborderons certains des défis auxquels vous serez confronté lors de la planification et de l’exécution d’événements hybrides, ainsi que des conseils sur la création d’un agenda parfait et la garantie de l’attention de vos participants.

Surmonter les défis courants

En tant qu’organisateur d’événements, vous serez confronté à des dilemmes communs lors des événements hybrides. C’est pourquoi nous avons listé ci-dessous quelques conseils pour vous aider à relever ces défis.

Harmoniser vos expériences d’événement

Les événements hybrides sont un véritable exercice d’équilibre. Vous jonglez entre les participants virtuels et en personne, et c’est pourquoi vous devez harmoniser ces deux expériences. D’une part, vous devez présenter votre contenu de manière différente pour les deux groupes. Vous devez vous assurer que votre service de streaming vidéo fonctionne correctement et que vos orateurs sont prêts à être enregistrés et à parler devant une caméra. Cependant, vous ne voulez pas que votre événement hybride donne l’impression de deux événements complètement différents – vous devriez plutôt avoir un événement avec deux expériences. Assurez-vous que votre contenu est pertinent à la fois pour les participants en personne et virtuels, et ne prévoyez pas d’activités communes qui isoleraient un groupe de participants.

Créer du contenu engageant

Votre contenu est encore plus important lors d’un événement hybride que pour un autre type d’événement. Il est beaucoup plus difficile de garder l’attention des participants virtuels devant un écran d’ordinateur. Pour maintenir l’intérêt pour votre contenu, assurez-vous qu’il se traduit bien en vidéo. Intégrez des sondages en direct ou des sessions de questions-réponses pour impliquer les participants virtuels. Et assurez-vous que les sessions sont de longueur digestible – personne ne veut écouter un discours de cinq heures.

Les 4 éléments d’un événement hybride réussi

Toute manifestation réussie repose sur quatre éléments clés : le contenu, la communauté, les sponsors et les analyses. Dans cette section, nous expliquerons comment ces éléments peuvent être mis en œuvre spécifiquement pour un événement hybride.

Contenu

Comme nous l’avons déjà mentionné, le contenu est au cœur de votre événement hybride. Vous voulez vous assurer que les participants en personne et les participants virtuels sont tous engagés. Voici comment vous pouvez adapter votre contenu pour vos participants virtuels et en personne :

• Créez du contenu séparé pour vos participants virtuels : Certaines de vos grandes sessions, telles que votre présentation principale, seront vues à la fois par vos participants en personne et par vos participants virtuels. Mais ne forcez pas vos participants virtuels à assister à des sessions spécifiquement conçues pour les participants en personne, comme des sessions de réseautage. Offrez à vos participants virtuels des entretiens exclusivement virtuels avec des experts de l’industrie ou des tables rondes avec des leaders du secteur. Définissez efficacement les sessions en personne et virtuelles grâce à vos flux d’inscription personnalisés, afin de ne pas inscrire les participants aux mauvaises sessions.

• Proposez votre contenu à la demande : Comme nous l’avons déjà mentionné, il est beaucoup plus difficile de retenir l’attention d’un participant virtuel devant un écran d’ordinateur que celle d’un participant en personne. Vos participants virtuels devront peut-être faire plus de pauses tout au long de la journée, ou ils ne pourront participer qu’une ou deux heures à la fois. Assurez-vous que la plupart de votre contenu est disponible à la demande, afin que les participants virtuels puissent y accéder à un moment plus pratique pour eux.

• Informez et enthousiasmez tout le monde sur votre programme : Lors d’un événement en personne, il est courant d’informer les participants des sessions ou des sujets à venir après une pause. Assurez-vous que vos participants virtuels bénéficient de la même expérience. Faites en sorte qu’un représentant virtuel sur place rappelle toujours aux participants virtuels l’agenda afin qu’ils puissent s’assurer de participer à la prochaine session. Vous pouvez même utiliser une expérience d’application ludique pour les divertir pendant la pause et les enthousiasmer pour la prochaine session.

Créer un sentiment d’appartenance

Les participants en personne ont l’avantage de se sentir inclus. Il est beaucoup plus facile pour eux de se connecter en personne, de discuter et d’établir des liens. Cependant, il existe des moyens de faire en sorte que cette communauté se développe également pour votre public virtuel.

• Intégrez des sondages en direct et des questions-réponses dans vos sessions : Encouragez les deux groupes d’auditeurs à poser des questions et à répondre à des sondages au cours d’une session. Cela permettra de les engager et de les faire interagir les uns avec les autres. Votre participant virtuel pourrait poser une question qui n’aurait jamais traversé l’esprit de votre participant en personne, ou vice versa. C’est une excellente occasion d’obtenir des connaissances et des commentaires doubles.

• Créer des sessions virtuelles collaboratives : Lorsque les participants en personne sont en groupes de travail, donnez également aux participants virtuels la même opportunité. De nombreux fournisseurs de streaming virtuel peuvent créer des salles de travail au sein de la réunion. Rassemblez vos participants virtuels et laissez-les se réunir en petits groupes afin qu’ils puissent également créer cette communauté.

Soutenir les sponsors

Les fonds des sponsors sont essentiels à tout programme d’événements, il est donc important que vos sponsors bénéficient du même (ou d’un meilleur) niveau de valeur de votre événement hybride par rapport à un événement en personne. Il existe de nombreuses façons de mettre en valeur vos sponsors auprès de vos participants en personne et virtuels, et de créer une grande valeur.

Maîtriser l’analyse des données

Les actions que vous prenez après un événement sont tout aussi importantes que ce que vous faites pendant un événement. Assurez-vous d’envoyer une enquête après l’événement pour avoir une idée de ce qui a plu ou non à vos participants et de savoir comment ils ont vécu leur expérience en direct par rapport à leur expérience virtuelle. Jetez également un coup d’œil aux données de vos participants pendant l’événement. Assurez-vous que les participants qui ont assisté à de nombreuses sessions, posé de nombreuses questions ou interagi avec vos sponsors s’engagent également avec votre contenu et vous contactent après l’événement.

Avoir un plan pour l’inconnu

Les derniers mois n’ont certainement pas été les plus faciles. Mais nous avons tous beaucoup appris de cette expérience. L’une des leçons les plus importantes que nous pouvons tirer de tout cela est d’être préparé à tout. Intégrer des événements virtuels et hybrides à votre programme d’événements sera un élément clé de votre stratégie événementielle, en particulier lorsque nous naviguerons dans encore plus de territoires inconnus dans les mois à venir. Les événements live ne se démoderont jamais, mais il ne fait jamais de mal d’avoir un plan de secours. Faites de vos événements hybrides un facteur de réussite.