Il est indéniable que dans le domaine de la technologie, il est facile de connaître la théorie sans vraiment savoir comment cela fonctionne concrètement. De nombreuses personnes connaissent la définition d’un ERP (Enterprise Resource Planning), mais la plupart ne savent pas comment ce progiciel opère au quotidien.
Les fonctionnalités d’un ERP sont tout aussi impressionnantes. Afin de vous familiariser avec le côté pratique d’un progiciel de planification des ressources en entreprise (ERP), nous vous proposons un aperçu de ses modules et fonctionnalités. Vous découvrirez comment ce logiciel peut s’intégrer dans plusieurs aspects de votre entreprise pour vous aider à augmenter votre productivité et à rester compétitif.
Mais d’abord, une définition d’un logiciel ERP
Un ERP est un logiciel de planification des ressources en entreprise. Il offre une solution unique qui intègre de nombreuses applications, fonctionnalités et modules pour vous permettre d’avoir une vision complète de votre entreprise et optimiser tous ses processus. Dans un ERP, vous trouverez généralement des modules pour :
- La gestion des finances
- La gestion des approvisionnements
- La production manufacturière
- La gestion de projet
Il existe également d’autres composantes telles qu’un module CRM pour les ventes et le marketing, l’analyse commerciale, les ressources humaines ou même la gestion des clients.
Les fonctionnalités d’une solution ERP
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion des finances
La gestion financière est au cœur de toute entreprise. C’est là que se rencontrent les comptes clients et les factures fournisseurs, et où les décisions cruciales sont prises. Dans un logiciel ERP, vous trouverez plusieurs fonctionnalités dédiées à la gestion des finances, telles que :
- Un tableau d’analyse : un outil puissant de création de rapports financiers pour surveiller la santé de l’entreprise.
- La comptabilité : ce module comprend toutes les fonctions de base nécessaires pour configurer une compagnie et entrer des informations dans le grand livre, la charte des comptes, les journaux généraux, etc.
- L’affectation : cette fonctionnalité permet d’affecter les entrées dans le grand livre en utilisant des combinaisons de comptes, départements et projets.
- L’exportation en XBRL : exporter des documents dans un format XBRL et importer des taxonomies XBRL.
- La consolidation : consolider les compagnies dans votre ERP.
- Les budgets : un outil pour travailler avec les budgets des comptes du grand livre.
- Le journal des modifications : enregistrer toutes les modifications directes effectuées sur les données dans la base de données.
- Les écritures inter-compagnies : gérer la comptabilité pour plus d’une compagnie dans le même processus d’écriture.
Le logiciel ERP offre également d’autres fonctionnalités telles que l’assurance, l’entretien, le reclassement, etc., pour vous aider à gérer efficacement vos finances.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de l’argent
La maîtrise des flux financiers est essentielle pour le succès d’une entreprise. Un logiciel ERP de qualité offre des fonctionnalités taillées sur mesure pour simplifier et optimiser la gestion de l’argent. Parmi ces fonctionnalités, on retrouve :
- Les dimensions de base : pour ajouter des dimensions supplémentaires au grand livre et à d’autres registres.
- Les dimensions avancées : des dimensions illimitées pour une utilisation dans toutes les transactions.
- Les devises multiples : pour gérer les devises dans tout le système.
- La gestion du compte de banque : pour créer, opérer et gérer plusieurs comptes de banque.
- Les paiements électroniques et les virements directs : pour créer des soumissions de paiement et générer des fichiers de paiements bancaires.
- La réconciliation des transactions bancaires : pour importer les relevés bancaires et les réconcilier automatiquement.
- L’écriture de chèque : pour générer des chèques imprimés par ordinateur.
- Les adresses de commande alternatives : pour gérer les commandes des fournisseurs ayant plusieurs sites d’expédition.
Ces fonctionnalités permettent de gérer efficacement les flux financiers et de simplifier les opérations liées à l’argent au sein de votre entreprise.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion des approvisionnements
La gestion des approvisionnements est essentielle pour améliorer la performance et l’efficacité de toute entreprise. Un logiciel ERP de qualité offre une multitude de fonctionnalités conçues pour optimiser chaque étape de la chaîne d’approvisionnement, de la vente à la comptabilité en passant par la gestion des commandes et la facturation. Parmi les fonctionnalités importantes, on peut noter :
- La gestion des retours : pour créer des bons de retour et compenser les clients pour les articles endommagés ou en erreur.
- Les agents de livraison : pour configurer plusieurs agents de livraison et relier leurs services aux temps de livraison.
- Les taxes de vente : pour calculer les taxes de vente et configurer des zones de taxes individuelles.
- Les adresses de commande alternatives : pour gérer les commandes des fournisseurs ayant plusieurs sites d’expédition.
- Les factures payables de base : pour configurer et gérer un tableau de fournisseurs et publier les transactions d’achats.
- Les livraisons directes : pour traiter les commandes à livrer directement du fournisseur au client sans stocker les articles.
- Les factures d’achats : pour configurer, publier et imprimer les factures d’achats.
- Les rabais sur les lignes d’achats : pour gérer les rabais sur les prix d’achat d’articles négociés avec les fournisseurs.
- La gestion des bons d’achat : pour gérer les devis, les commandes permanentes d’achat et les bons d’achat.
- La gestion des retours d’achat : pour créer des retours d’achat et compenser votre entreprise pour les articles endommagés ou en erreur.
Ces fonctionnalités aident à gérer efficacement la chaîne d’approvisionnement, des ventes à la comptabilité en passant par les commandes et les retours.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de l’inventaire
La gestion de l’inventaire est essentielle pour optimiser les opérations d’une entreprise. Un logiciel ERP de qualité offre des fonctionnalités pour gérer la disponibilité des produits, optimiser les flux d’approvisionnement et maintenir une vision précise des coûts et des stocks. Parmi les fonctionnalités importantes, on peut noter :
- La gestion des demandes : pour automatiser la planification d’approvisionnement et suggérer les réapprovisionnements en fonction de la demande courante et future.
- Les rapports d’analyse : pour fournir des informations pertinentes pour les décisions quotidiennes des décideurs.
- Les fournisseurs alternatifs : pour gérer l’achat du même article chez différents fournisseurs.
- La marchandise de base : pour configurer les articles en stock et spécifier les unités de mesure, les méthodes de calcul des coûts, etc.
- Les zones : pour organiser l’entrepôt en affectant les articles aux zones.
- Le comptage de cycle : pour vérifier les données de rapport d’entrepôt et améliorer l’exactitude de la marchandise.
- Le budget d’article : pour créer des budgets au niveau des clients, des fournisseurs et des articles.
- Les références croisées d’articles : pour identifier rapidement les articles commandés par un client à partir d’un numéro d’article différent.
- La gestion d’assemblage : pour spécifier une liste d’articles à vendre, de matériaux bruts, etc.
- Le transfert de site : pour suivre la marchandise lorsqu’elle est déplacée d’un site à un autre.
- Les sites multiples : pour gérer la marchandise à plusieurs sites.
Ces fonctionnalités aident à gérer efficacement l’inventaire, des demandes de matériaux à la livraison finale.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de l’entrepôt
La gestion de l’entrepôt est essentielle pour assurer l’efficacité et la précision des opérations. Un logiciel ERP de qualité offre des fonctionnalités pour gérer les processus de réception, d’envoi, l’organisation des zones, etc. Parmi les fonctionnalités importantes, on peut noter :
- Le reçu d’entrepôt : pour créer un rangement à partir d’un reçu.
- L’envoi d’entrepôt : pour créer un prélèvement à partir d’un envoi.
- Les systèmes de gestion avancée d’entrepôt : pour gérer les articles à un niveau de zone.
- Le système de capture automatique de données (ADCS) : pour capturer automatiquement les données dans l’entrepôt.
- La configuration de zones : pour configurer et maintenir les zones en définissant la disposition de l’entrepôt.
Ces fonctionnalités aident à optimiser la gestion de l’entrepôt, du rangement à la capture des données.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de la production manufacturière
La gestion de la production manufacturière est cruciale pour la réussite d’une entreprise. Un logiciel ERP de qualité offre des fonctionnalités pour gérer les factures de matériaux, les bons de production, la planification de la capacité, etc. Parmi les fonctionnalités importantes, on peut noter :
- Les listes de matériaux de production : pour créer des listes de matériaux et calculer les coûts standards.
- Les bons de production : pour créer et gérer les bons de production.
- La production agile : pour exécuter la production agile, la planification de la marchandise, etc.
- La gestion des versions : pour créer et gérer différentes versions de la facture de production.
- La planification de base de la marchandise : pour planifier les besoins matériels sur demande.
- La prévision de la demande : pour planifier et créer des commandes de production et d’achat en prenant en compte la prévision de la demande.
- La prévision des ventes et de la marchandise : pour avoir une meilleure compréhension des ventes potentielles et des ruptures de stock.
- La planification de la capacité de base : pour ajouter de la capacité au processus de production.
Ces fonctionnalités aident à gérer efficacement la production manufacturière, des factures de matériaux à la planification de la capacité.
Fonctions d’un logiciel ERP: Gestion de projets
La gestion de projets est essentielle pour la réussite d’une entreprise. Un logiciel ERP de qualité offre des fonctionnalités pour gérer les ressources humaines, planifier la capacité, gérer les coûts de production, etc. Parmi les fonctionnalités importantes, on peut noter :
- Les ressources de base : pour gérer les ressources et les prix.
- La planification de la capacité : pour créer un plan dans un calendrier avec le niveau de détails requis.
- Les coûts multiples : pour gérer les coûts alternatifs pour les ressources.
- Les travaux : pour créer un plan pour les travaux avec des tâches et des regroupements.
- Les feuilles de temps : pour enregistrer le temps des employés.
Ces fonctionnalités aident à gérer efficacement les projets de l’entreprise, de la planification des ressources à la gestion des coûts et des tâches.
Fonctions d’un logiciel ERP: Ventes et Marketing
Un logiciel ERP offre généralement des fonctionnalités pour gérer les campagnes marketing et automatiser certaines tâches liées à la recherche de clients potentiels et aux ventes. Ces fonctionnalités vous permettent de créer des stratégies marketing efficaces et rentables. Le logiciel peut également être lié à votre système de courriel pour mieux classer vos contacts, saisir les opportunités au bon moment et recevoir des notifications lorsque votre action est requise.
Certaines solutions ERP peuvent également intégrer un CRM ou offrir une gamme de fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des services, le flux de travail et les services électroniques. Par ailleurs, certains ERP proposent également des modules de langues pour faciliter les interactions commerciales internationales.
Enfin, les fonctionnalités de gestion des documents dans un ERP permettent de numériser, classifier et automatiser certaines tâches liées aux informations contenues dans les documents. Cela facilite la recherche et la structuration des informations nécessaires pour la prise de décision. L’ERP permet également de mettre en place des processus clairs pour la classification des documents, ce qui libère les équipes de tâches redondantes.
Choisir le Bon Logiciel ERP : Au-Delà des Fonctionnalités
Choisir un logiciel ERP va au-delà des fonctionnalités qu’il propose. Il s’agit d’une décision stratégique qui aura un impact considérable sur l’ensemble de votre entreprise. Voici quelques aspects importants à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel ERP :
- Adéquation aux besoins spécifiques de votre entreprise : assurez-vous que l’ERP répond aux besoins uniques de votre entreprise et qu’il est suffisamment flexible pour s’adapter à vos processus commerciaux spécifiques.
- Facilité d’utilisation : privilégiez un logiciel ERP convivial pour garantir l’adoption par les utilisateurs de l’entreprise et réduire le temps de formation.
- Intégration : vérifiez que l’ERP peut s’intégrer de manière transparente avec les systèmes et les applications existantes de votre entreprise, y compris les applications tierces.
- Évolutivité : assurez-vous que le fournisseur peut prendre en charge les besoins futurs de votre entreprise à mesure qu’elle se développe.
- Support et formation : privilégiez un fournisseur offrant un support technique solide et des ressources de formation pour garantir une utilisation efficace de l’ERP.
- Coûts totaux de possession : prenez en compte tous les coûts associés à l’ERP, y compris les frais de mise en œuvre, de personnalisation, de formation, de maintenance et de support à long terme.
- Sécurité des données : assurez-vous que l’ERP offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger vos données commerciales sensibles.
- Réputation du fournisseur : choisissez un fournisseur réputé et fiable dans le domaine des ERP. Renseignez-vous sur ses références et son expérience.
- Stratégie de mise à jour : vérifiez que le fournisseur propose des mises à jour régulières pour garantir que l’ERP reste à jour avec les dernières tendances et technologies.
- Flexibilité pour le cloud : assurez-vous que l’ERP peut être déployé sur site ou dans le cloud, en fonction de vos besoins et de vos préférences.
- Évaluation des risques : évaluez soigneusement les risques potentiels associés à la mise en œuvre d’un nouvel ERP.
En résumé, choisir le bon logiciel ERP est une décision complexe et stratégique. Il est essentiel de prendre en compte tous les aspects, des fonctionnalités aux considérations pratiques et aux besoins spécifiques de votre entreprise, pour prendre une décision éclairée et bénéfique à long terme.
Gestisoft peut vous aider à sélectionner le bon ERP pour votre entreprise. Contactez-nous dès maintenant pour planifier une démonstration et choisir le plan qui conviendra le mieux à votre situation afin de propulser votre entreprise vers la compétitivité numérique.
