Toute entreprise, indépendamment de son statut juridique, doit faire face à des coûts liés à son bon fonctionnement. En comptabilité, ces charges sont appelées les “frais généraux”. Mais qu’est-ce que les frais généraux exactement ? Quels types de dépenses entrent dans cette catégorie ? Quelle est la différence entre un frais variable et un frais fixe ? Et comment peut-on calculer ces frais généraux pour déterminer le prix de ses prestations ? Dans cet article, nous répondrons à ces questions cruciales !
Qu’est-ce que les frais généraux en comptabilité ?
Frais généraux : une définition claire
Les “frais généraux” correspondent à tous les coûts de fonctionnement d’une entreprise. Ils se composent de charges fixes et variables, et doivent être pris en compte dans le budget prévisionnel de la société. Les dépenses de loyer, d’assurances, de salaires et de frais de déplacements sont quelques exemples de frais généraux.
Dans le secteur du bâtiment, les frais généraux sont toutes les charges qui ne sont pas directement liées à un chantier spécifique. Ces frais permettent de calculer le prix des prestations de service ou des produits à vendre. Ils sont donc essentiels pour déterminer le seuil de rentabilité d’une entreprise.
Différence entre frais variable et frais fixes
Les frais généraux se divisent en deux catégories : les charges fixes et les charges variables. Il est important de bien comprendre la distinction entre ces deux types de frais :
Les frais fixes, aussi appelés charges de structure, désignent les coûts liés à l’existence même de l’entreprise. Ils ne varient pas ou très peu dans le temps, indépendamment de l’activité et du chiffre d’affaires de l’entreprise. Par exemple, le loyer reste inchangé d’un mois à l’autre, sauf si le bail prévoit une clause d’indexation.
Les frais variables, également appelés charges opérationnelles, dépendent directement du volume d’activité de l’entreprise. Les frais de déplacement en sont un exemple typique : ils varient en fonction du nombre de chantiers à réaliser, de la distance entre le lieu de travail et le domicile du client, ainsi que de la nécessité de passer la nuit sur place ou non.
Il est important de noter que certains frais fixes peuvent également évoluer. Par exemple, un loyer soumis à une clause d’indexation augmentera chaque année. Une assurance habitation est également réévaluée annuellement en fonction de l’indice FFB. Il est donc crucial de réévaluer régulièrement vos frais généraux afin d’ajuster vos tarifs en conséquence.
Les frais généraux d’une entreprise dans le secteur du bâtiment
Les frais généraux peuvent varier en fonction du secteur d’activité de l’entreprise. Cependant, certaines grandes catégories de frais généraux sont couramment rencontrées dans le secteur du bâtiment. Ces dépenses peuvent varier d’un corps d’état à un autre.
Par exemple, un menuisier a généralement besoin d’un atelier pour réaliser ses travaux en bois, tandis qu’un plombier n’en a pas nécessairement besoin. De plus, une entreprise de construction employant 10 salariés aura des frais généraux bien plus élevés qu’un artisan travaillant en tant qu’auto-entrepreneur.
Les frais principaux
Voici une liste des frais les plus importants auxquels la plupart des entreprises du bâtiment doivent faire face :
Loyer et charges locatives : ces dépenses concernent les entreprises disposant d’un bureau, d’un atelier ou d’un local commercial dédié à leur activité. Les charges locatives peuvent également inclure la location d’un véhicule professionnel ou de matériel de chantier.
Eau, gaz et électricité : ces frais sont liés aux locaux professionnels. Ils varient en fonction de la surface du bien, du nombre d’employés utilisant les lieux et du niveau de présence globale (chauffage/climatisation, ordinateurs en fonctionnement toute la journée, etc.).
Taxes professionnelles, foncières et impôts locaux : il est également nécessaire de prendre en compte les charges sociales du dirigeant et des employés, la TVA et l’impôt sur les sociétés.
Salaire des employés administratifs : seuls les salaires du personnel non directement impliqué dans les chantiers sont considérés comme des frais généraux. Il s’agit notamment des métiers tels que secrétaire, assistant de gestion, etc.
Frais d’études et prestataires externes : si vous faites appel à un expert-comptable pour gérer votre comptabilité, à un avocat pour les aspects juridiques, ou à un métreur ou un bureau d’études en bâtiment, leurs honoraires doivent également être pris en compte.
Frais de déplacements : ces frais sont souvent très importants pour les artisans se déplaçant régulièrement sur les chantiers. Ils comprennent le carburant et/ou les titres de transport, les frais de stationnement, les repas et éventuellement les nuits d’hôtel.
Les frais annexes
Les frais supplémentaires, plus ou moins lourds selon les entreprises, peuvent inclure :
Assurances professionnelles : dans le secteur du bâtiment, il est obligatoire de souscrire une assurance décennale. Cette catégorie peut également inclure l’assurance biennale de bon fonctionnement, l’assurance complémentaire santé de l’entreprise et l’assurance automobile pour les véhicules utilitaires.
Logiciels informatiques : bien que certains artisans utilisent initialement des tableurs gratuits comme Excel pour leurs factures, il devient rapidement indispensable d’utiliser un logiciel performant de devis et de facturation pour gérer la comptabilité et le suivi des chantiers.
Frais postaux et abonnements de télécommunication : cela inclut les frais d’envoi de courrier, les forfaits internet et téléphoniques.
Vêtements de travail : les tenues spécialisées pour les ouvriers du BTP sont considérées comme des frais généraux. Cela peut inclure des pantalons, des vestes, des combinaisons de chantier, des chaussures de sécurité, etc.
Frais bancaires : liés au compte bancaire professionnel obligatoire pour tous les entrepreneurs (frais de tenue de compte, commissions sur les mouvements, frais d’encaissement par carte bancaire, etc.).
Entretien, réparation, nettoyage et maintenance : pour les machines et les équipements de travail.
Fournitures et équipements : n’oubliez pas de prendre en compte les fournitures de bureau, le matériel informatique, les petits outils, etc.
Publicité et marketing : les dépenses de communication peuvent être des coûts fixes, tels que la création de logos, de cartes de visite, de flyers ou la réalisation de marquages sur les camions. Elles peuvent également être variables, comme l’achat de leads ou les commissions des apporteurs d’affaires du secteur du bâtiment.
Calcul des frais généraux d’une entreprise
Calcul du coefficient de frais généraux
Il est préférable de faire appel à un expert-comptable pour analyser les frais généraux de votre entreprise. Celui-ci pourra identifier et additionner toutes les dépenses engagées en se basant sur l’exercice précédent. Une fois réunies, ces données donneront le montant total de vos frais généraux.
Ce montant peut ensuite être exprimé sous la forme d’un coefficient de frais généraux ou d’un pourcentage.
Outil de calcul des frais généraux Batiprix
Si vous n’avez pas de comptable, vous pouvez utiliser un outil de calcul pour estimer le coefficient de frais généraux de votre entreprise. Batiprix, une des grandes bibliothèques de prix dans le secteur du bâtiment, a développé un outil en ligne à cet effet.
Cet outil vous permet de renseigner le montant de vos charges annuelles pour chaque catégorie de dépenses. Sur la base de ces données, il calcule le total de vos frais généraux annuels.
Coefficient de frais généraux et calcul du prix de vente
Comme mentionné précédemment, connaître le coefficient de frais généraux de votre entreprise est essentiel pour fixer le prix de vos prestations.
Pour l’appliquer au calcul du prix de vente hors taxes de vos ouvrages et chantiers, vous devez utiliser la méthode du “déboursé sec”. Le déboursé sec correspond aux frais nécessaires à la réalisation d’un chantier, tels que la main-d’œuvre, les fournitures et le matériel.
Calcul du prix de revient
La première étape consiste à calculer le prix de revient d’une prestation, c’est-à-dire tous les coûts engagés pour sa réalisation. Pour cela, multipliez votre coefficient de frais généraux par le déboursé sec d’un ouvrage. Par exemple, pour la pose d’un carrelage avec un déboursé sec de 1 437 € HT et un coefficient de frais généraux de 1,3 (soit 30%), le prix de revient est de 1 868 € (1 437 * 1,3).
Calcul de la marge
Il est également nécessaire de définir un coefficient de bénéfices et aléas, c’est-à-dire votre marge. Cette marge doit prendre en compte les imprévus pouvant survenir sur un chantier, tout en restant acceptable pour vos clients potentiels. En moyenne, elle se situe entre 10% et 20%.
Calcul du prix de vente hors taxes
Une fois le prix de revient et la marge définis, vous pouvez calculer le prix de vente hors taxes de l’ouvrage. Pour cela, utilisez la formule suivante : prix de vente = prix de revient coefficient de bénéfices et aléas (taux de marge). Par exemple, si nous reprenons l’exemple de la pose de carrelage avec un prix de revient de 1 868 € et une marge de 20% (coefficient 1,2), le prix de vente sera de 2 241 € HT (1 868 1,2).
Comme vous pouvez le constater, l’estimation de vos frais généraux est indispensable, que vous veniez de créer votre entreprise ou que vous exerciez depuis plusieurs années. Ce processus vous permet de facturer vos prestations à des prix justes et cohérents par rapport aux charges réelles de votre entreprise. Si vous n’êtes pas à l’aise avec le calcul ou si vous craignez de faire des erreurs, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable pour vous aider. Par ailleurs, sachez qu’un logiciel de devis et de facturation dans le secteur du bâtiment peut également effectuer ces calculs de manière automatique. En regroupant tous vos prix de vente dans la bibliothèque de prix intégrée au logiciel, vous pourrez chiffrer vos devis en quelques minutes seulement !
