Au cours des dernières années, décrire les événements comme une tempête serait un euphémisme. En quelques jours seulement, les événements en direct et les conférences planifiés des mois à l’avance ont été reportés ou annulés. Les événements virtuels et en ligne sont devenus la nouvelle norme et nous avons dû apprendre à repenser complètement nos programmes d’événements efficaces. Au cours de cette période, nous avons appris beaucoup de choses. L’une des leçons les plus importantes que l’industrie de l’événementiel a apprises est que bien que les événements virtuels et en ligne aient leur utilité, les événements en direct resteront toujours un élément essentiel de tout programme d’événements.
Il est donc temps de réfléchir à un autre type d’événement. Un type d’événement qui peut non seulement relever les défis de la nouvelle normalité, mais aussi prospérer dans celle-ci. Je parle d’événements hybrides. Il y aura des situations où un événement virtuel sera votre seul choix. Il y aura également des situations où les rencontres en personne seront la méthode la plus efficace pour attirer de nouveaux clients et impliquer votre public cible. Les événements hybrides, ou les événements qui combinent à la fois des éléments physiques et virtuels, deviendront un élément essentiel de la nouvelle normalité de l’industrie de l’événementiel.
Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les bases d’un événement hybride, vous montrerons comment créer un événement hybride réussi et comment adapter et développer votre stratégie événementielle pour répondre à ce nouveau type d’événement dont vous avez tant besoin.
Les hybrides d’événements comme partie de votre stratégie événementielle globale
La création d’un événement hybride réussi nécessite une planification et une réflexion. Allez-vous organiser un événement interne ou externe ? Disposez-vous des outils nécessaires pour promouvoir et commercialiser efficacement votre événement hybride ? Qu’espérez-vous que vos participants retirent de cet événement ? Répondre à ces questions et plus encore vous aidera à créer votre programme d’événements en ligne et en personne.
À quel moment devriez-vous organiser un événement hybride ?
La première décision que vous devrez prendre est de savoir si une composante virtuelle aura un sens dans votre événement. Quand devriez-vous organiser un événement hybride, virtuel ou en personne ?
Événements hybrides
Les événements hybrides sont la solution parfaite pour les programmes qui peuvent être réalisés efficacement à la fois en personne et en ligne. Voici quelques exemples de programmes hybrides :
- Salons et expositions
- Conférences
- Lancements de produits
- Réunions d’entreprise
Les événements hybrides sont également des solutions extrêmement utiles lorsque de nombreux participants qui normalement assisteraient en personne ne peuvent pas le faire. Voici quelques exemples de situations où un participant qui pourrait normalement assister à un événement en personne doit participer virtuellement :
- Le participant ne peut pas ou ne souhaite pas voyager en raison de problèmes de santé ou de sécurité.
- La société du participant a un budget limité pour les déplacements, ce qui l’empêche de se rendre à l’événement.
- Le lieu de l’événement en personne a des limitations de capacité, donc tous les participants ne peuvent pas se rassembler en personne.
Pour en savoir plus sur les avantages des événements virtuels, consultez notre blog.
Il peut être judicieux de consulter vos invités en envoyant un sondage avant l’événement pour évaluer leur situation actuelle et leurs sentiments. Si vous constatez que de nombreuses personnes préféreraient une participation virtuelle, un événement hybride pourrait être la meilleure solution.
Événements en personne
Les événements en personne devraient être planifiés lorsque la présence physique de tous vos participants est d’une importance capitale. Si vous savez que les contenus ne peuvent pas être efficacement transmis virtuellement et qu’il n’y a pas d’alternative viable, une expérience en personne est le meilleur moyen de transmettre les informations. Voici quelques exemples d’événements que vous pourriez vouloir organiser en personne :
- Déjeuners en petit comité avec des clients importants
- Excursions d’entreprise
- Remises de prix
Lorsque vous organisez un événement en personne, la sécurité est primordiale. Veillez à ce que vos participants se sentent à l’aise en offrant une option de libre-service et planifiez vos dispositions de sièges de manière à respecter la distanciation sociale.
Événements virtuels et en ligne
Les événements virtuels et en ligne entièrement réalisés devraient être planifiés lorsque vous ne pouvez pas organiser d’événement en personne, que vous disposez d’un budget limité ou que les informations que vous souhaitez échanger peuvent être efficacement transmises par vidéo. Si une présence en personne n’est pas nécessaire, ne gaspillez pas d’argent ni de temps et réaffectez ces ressources à des événements futurs en personne ou hybrides. Voici quelques exemples d’événements virtuels et en ligne :
- Webinaires
- Réunions d’équipe récurrentes
- Groupes de réussite des clients
- Groupes d’études
- Forums pour les cadres supérieurs
Pour savoir comment organiser un événement virtuel ou en ligne qui dépasse les horizons de l’écran, consultez notre guide.
Les différents types d’événements hybrides
Tout d’abord, examinons les différences entre les événements hybrides internes et externes et certains des exemples les plus courants.
Événements hybrides internes
Les événements internes sont des programmes organisés au profit des parties prenantes internes de votre entreprise, telles que les employés, les cadres, etc. Pour de nombreuses entreprises, il est presque impossible de rassembler toutes leurs parties prenantes internes pour une réunion en personne. C’est là que les événements hybrides entrent en jeu. Choisissez un lieu pour votre événement, comme le siège de votre entreprise, et diffusez la réunion en direct au reste de votre entreprise. Voici quelques exemples d’événements hybrides internes courants :
- Lancement commercial
- Réunions d’entreprise
- Réunions d’équipe de grande envergure
- Semaines de consolidation d’équipe de l’entreprise
Événements hybrides externes
Les événements externes sont des programmes axés sur vos clients, prospects, clients, etc. Transformer votre événement externe en un événement hybride peut aider à attirer davantage de participants et à réduire votre empreinte carbone. Voici quelques exemples d’événements externes qui peuvent être transformés en un format hybride :
- Conférences et salons
- Conférences clients
- Présentations de produits
Éléments clés, objectifs et avantages des événements hybrides
Il est important de prendre le temps d’identifier les objectifs de votre événement hybride et de rassembler tous les outils dont vous avez besoin pour les atteindre efficacement. Ci-dessous, nous présentons les éléments clés, les objectifs et les avantages communs des événements hybrides.
Éléments clés des événements hybrides
Une idée fausse courante que nous avons entendue dans l’industrie est que pour un événement hybride, il suffit d’avoir un fournisseur de streaming virtuel. Un événement hybride réussi nécessite les mêmes éléments et fonctionnalités qu’un événement en personne. Associés à un excellent fournisseur de streaming virtuel, ces éléments font de votre événement hybride un véritable succès.
Contenu engageant
Votre contenu est encore plus important pour un événement hybride que pour d’autres types d’événements. Non seulement vous devez engager vos participants en personne, mais vous devez également impliquer vos participants virtuels tout au long de l’événement. Assurez-vous que tous vos conférenciers sont préparés et que vos présentations sont attrayantes en gérant à la fois le contenu et l’agenda global.
Marketing efficace
Un événement hybride attire à la fois des participants en personne et des participants virtuels. Cela vous donne l’opportunité de doubler (ou plus !) le nombre de participants à votre événement, ce qui signifie que le marketing de votre événement est aussi important que jamais. Créez un site web événementiel qui affiche toutes les informations sur le programme, et envoyez un e-mail aux participants potentiels pour attirer un nombre record de personnes.
Gérer les inscriptions
Le processus d’inscription de votre événement hybride devrait être aussi fluide que celui de votre événement en personne. Créez une page d’inscription qui porte la marque de votre organisation et incluez les informations de votre événement afin que les participants potentiels puissent facilement trouver tous les détails sur votre programme. Créez des parcours d’inscription personnalisés pour vos participants en personne par rapport à vos participants virtuels afin qu’ils puissent s’inscrire aux sessions appropriées. Assurez-vous également de suivre les personnes qui ont abandonné l’inscription et de leur envoyer un e-mail de rappel.
Planification des rendez-vous
Lorsque certains de vos participants sont présents en personne et d’autres le sont virtuellement, il est plus difficile de planifier des réunions. Vous pouvez utiliser un outil de planification de rendez-vous pour bloquer des créneaux dans les calendriers de vos participants réservés à la mise en réseau. Vous pouvez communiquer directement via l’outil et fixer des rendez-vous. De cette façon, les participants virtuels et en personne peuvent voir la disponibilité des autres participants dans leurs calendriers et se connecter efficacement.
Objectifs des événements hybrides
Alors que tous vos événements ont des objectifs individuels, l’objectif général de tous les événements hybrides est d’engager autant de participants que possible, quel que soit leur mode de participation. Un événement hybride permet aux gens de se connecter en personne s’ils souhaitent vivre cette expérience d’événement humain. Un événement hybride permet également aux personnes qui autrement ne pourraient pas participer en raison de problèmes de santé ou de limitations de voyage de participer virtuellement à l’événement. L’objectif est de rendre l’expérience aussi engageante pour les deux groupes. En supprimant cette barrière, les événements hybrides offrent à encore plus de personnes la possibilité d’interagir avec votre contenu et votre marque.
Avantages des événements hybrides
Avec les événements hybrides, vous réunissez le meilleur des deux mondes. Voici quelques-uns des plus grands avantages des événements hybrides :
Augmentation du nombre de participants
Alors qu’un événement ou une conférence en personne est souvent le plus intéressant, certaines personnes n’ont pas le temps ou la possibilité de parcourir de longues distances pour y assister. Sans parler du fait que ces événements en direct peuvent parfois être assez coûteux. Les deux facteurs peuvent dissuader les gens de s’inscrire à votre événement. Cependant, un événement hybride peut être plus attrayant pour les mêmes personnes, car elles peuvent y participer confortablement depuis leur canapé et à un coût bien inférieur. Un événement hybride peut attirer beaucoup plus de participants qu’un événement en personne uniquement.
Engagement prolongé pour le contenu
Lorsque vous organisez un événement hybride, vous diffusez vos orateurs et vos sessions en direct via un flux en continu afin que les participants virtuels puissent les voir. Cela signifie que vous pouvez enregistrer ces sessions et les envoyer après l’événement. Les participants qui n’ont pas pu assister à certaines sessions ou qui souhaitent simplement les revoir et en savoir plus pourront les consulter des jours, voire des semaines après l’événement. De cette façon, votre événement et votre entreprise restent dans les mémoires des participants bien après la fin de l’événement.
Contribution réduite à l’empreinte carbone
En réduisant le nombre de participants sur place, vous réduisez également votre empreinte carbone. Moins de déplacements des participants, moins de repas gaspillés et moins de transport de chaises et de tables louées. Votre entreprise n’est pas seulement positionnée comme un chef de file des événements, mais également comme une organisation soucieuse de l’environnement.
Amélioration de la valeur des sponsors
Maintenant que votre événement est hybride, vos sponsors ont la possibilité de se présenter à vos participants en personne ET virtuels. C’est donc deux fois plus de visibilité qu’auparavant. La tenue de votre événement dans un environnement numérique crée de nouvelles opportunités pour la sensibilisation de la marque et la génération de leads. En offrant une valeur ajoutée à vos sponsors, votre événement attirera plus de financements de sponsors et encore plus de sponsors. Cela peut aider à compenser les coûts techniques associés à la tenue d’un événement hybride.
Comment organiser un événement hybride réussi
Après avoir défini vos objectifs et déterminé les éléments que vous souhaitez inclure dans votre événement hybride, il est temps de commencer à planifier votre événement. Dans les sections suivantes, nous aborderons certains des défis auxquels vous serez confrontés lors de la planification et de la réalisation d’événements hybrides, ainsi que les meilleures façons de les résoudre. Nous vous expliquerons également comment créer un ordre du jour parfait et veiller à ce que vos participants restent attentifs.
Surmonter les défis communs
En tant qu’organisateur d’événements, vous serez confronté à des dilemmes communs lors de la planification d’événements hybrides. Nous avons donc répertorié ci-dessous quelques conseils pour vous aider à les surmonter.
Trouver un équilibre entre les expériences événementielles
Les événements hybrides sont un véritable exercice de mise en équilibre. Vous jonglez entre les participants en personne et les participants virtuels, et il est donc essentiel de trouver un équilibre entre les deux expériences. D’une part, vous devez diffuser votre contenu différemment pour ces deux groupes. Vous devez vous assurer que votre service de streaming vidéo fonctionne correctement et que vos conférenciers sont prêts à être enregistrés et à parler devant une caméra. Cependant, vous ne voulez pas que votre événement hybride ressemble à deux événements complètement différents – vous voulez qu’il soit un seul événement avec deux expériences. Assurez-vous que votre contenu est pertinent pour les participants en personne et virtuels et ne prévoyez aucune activité qui isole un groupe de participants.
Rendre le contenu engageant
Le contenu est encore plus important pour un événement hybride que pour un événement en direct. Il est beaucoup plus difficile d’impliquer les participants virtuels devant un écran d’ordinateur. Pour rendre le contenu intéressant, assurez-vous qu’il est bien adapté à la diffusion vidéo. Intégrez des sondages en direct ou des sessions de questions-réponses pour impliquer les participants virtuels. Et assurez-vous que les sessions sont de longueur raisonnable, personne ne veut écouter un discours de cinq heures.
Les 4 éléments d’un événement hybride réussi
Il y a quatre éléments clés pour tout événement réussi : le contenu, la communauté, les sponsors et les analyses. Dans cette section, nous expliquons comment ces éléments peuvent être adaptés spécifiquement pour un événement hybride.
Contenu
Comme mentionné précédemment, le contenu est crucial pour un événement hybride. Vous voulez vous assurer que vos participants en personne et virtuels sont tous engagés. Voici quelques idées sur la façon de personnaliser votre contenu pour vos participants en personne et virtuels :
- Créez des contenus différents pour vos participants virtuels.
- Certaines de vos sessions les plus importantes, comme votre keynote, seront vues à la fois par vos participants en personne et vos participants virtuels. Cependant, ne forcez pas les participants virtuels à assister à des sessions spécifiquement destinées aux participants en personne, comme les sessions de réseautage. Offrez à vos participants virtuels des interviews exclusives avec des experts de l’industrie ou des discussions en panel avec des leaders de l’industrie. Utilisez efficacement vos parcours d’inscription personnalisés pour définir les sessions en personne vs virtuelles, afin d’éviter que les participants ne s’inscrivent aux mauvaises sessions.
Mettez votre contenu à la demande
Comme mentionné précédemment, il est beaucoup plus difficile de retenir l’attention d’un participant virtuel qu’un participant en personne. Vos participants virtuels devront peut-être prendre plus de pauses tout au long de la journée ou ne pourront participer qu’une ou deux heures à la fois à l’événement. Assurez-vous que la plupart de votre contenu peut être consulté à la demande, afin que les participants virtuels puissent y accéder à un moment plus opportun pour eux.
Informer et enthousiasmer tout le monde avec votre agenda
Lors d’un événement en personne, il est courant d’annoncer à vos participants quelles sessions ou quels sujets seront présentés après une pause. Assurez-vous que vos participants virtuels ont la même expérience. Faites en sorte qu’un représentant virtuel vous rappelle toujours l’agenda, afin qu’ils sachent qu’ils participeront à la session suivante. Vous pouvez même utiliser une expérience d’application ludique pour les divertir pendant la pause et les enthousiasmer pour la prochaine session.
Adoptez une mentalité de « producteur d’événements »
La création d’un événement hybride réussi demande beaucoup de travail, et vous devriez vous considérer comme le créateur de ce programme d’événements. Vous êtes responsable de la création d’un agenda qui satisfait à la fois les participants en personne et les participants virtuels, et il vous appartient de concevoir un programme engageant et efficace. Voici quelques questions clés auxquelles vous devriez réfléchir lors de la création de votre agenda d’événement hybride :
Quelle est la durée de vos sessions ?
Vos sessions dureront-elles une heure, une demi-heure ou seulement 15 minutes ? Voulez-vous avoir des sessions de différentes durées ? Il vaut mieux trouver un équilibre en termes de durée de session. Elles doivent être assez longues pour communiquer toutes les informations que vous avez préparées, mais elles doivent également être assez courtes pour garder l’attention des participants virtuels.
Combien de sessions devriez-vous avoir par jour ?
Vous ne voulez pas submerger les participants d’informations et de contenu. Les participants en personne seront plus enclins à assister à plusieurs sessions car ils auront parcouru une grande distance pour y assister en personne. Cependant, les participants virtuels auront probablement une plus courte durée d’attention lorsqu’ils sont devant un écran d’ordinateur. Une solution consiste à proposer moins de sessions en direct par jour pour les participants virtuels, afin de ne pas les submerger. Au lieu de cela, proposez plus de contenus à la demande auxquels ils peuvent accéder à leur convenance.
Devriez-vous proposer différentes sessions pour les participants virtuels et en personne ?
Lorsque vous créez vos parcours d’inscription, y aura-t-il des sessions destinées uniquement aux participants en personne et des sessions destinées uniquement aux participants virtuels ? Par exemple, souhaitez-vous organiser une session de réseautage en personne qui n’est pas possible pour les participants virtuels ? Que proposerez-vous à ces participants virtuels à la place ? Décidez comment vos parcours d’inscription différeront pour vos différents participants.
Sens du communauté
Les participants en personne ont l’avantage de faire partie de la communauté. Il est beaucoup plus facile pour eux de se connecter en personne, d’engager des conversations et d’établir des liens. Cependant, il existe des moyens de permettre à cette communauté de s’épanouir également pour votre public virtuel.
Intégrez des sondages en direct et des questions-réponses dans vos sessions
Encouragez les deux types d’auditeurs à poser des questions et à répondre aux questions lors d’une session, afin qu’ils puissent s’engager et interagir les uns avec les autres. Votre participant virtuel pourrait poser une question à laquelle votre participant en personne n’aurait jamais pensé, ou vice versa. Une excellente opportunité d’obtenir des connaissances et des commentaires doubles.
Créez des sessions virtuelles de collaboration
Lorsque vos participants en personne se trouvent dans des sessions de groupe, offrez à vos participants virtuels la même possibilité. De nombreux fournisseurs de streaming virtuels peuvent créer des salles de sous-commission dans la réunion. Rassemblez vos participants virtuels et permettez-leur de se regrouper en petits groupes pour établir une communauté.
Soutenir vos sponsors
Le financement des sponsors est essentiel à toute entreprise événementielle, il est donc essentiel que vos sponsors tirent le même (ou plus) de valeur de votre événement hybride qu’ils le faisaient d’un événement en personne. Il existe de nombreuses façons de présenter vos sponsors à la fois à votre public virtuel et à votre public en personne et de créer une valeur élevée. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer :
- Publicité par bannière dans les applications d’événements mobiles.
- Notifications push
- Sessions sponsorisées
- Page des sponsors sur le site web de l’événement
- Kiosques de sponsors physiques et virtuels
- Publicités sponsorisées avant d’accéder au contenu à la demande
Maîtriser l’analyse des données
Vos actions après l’événement sont tout aussi importantes que celles que vous prenez pendant un événement. Assurez-vous d’envoyer une enquête après l’événement pour voir comment vos participants ont répondu au contenu et comment ils ont perçu leur expérience en personne par rapport à leur expérience virtuelle. Examinez également les données de vos participants pendant l’événement. Assurez-vous que les participants qui ont assisté à de nombreuses sessions, qui ont posé beaucoup de questions ou qui ont interagi avec vos sponsors restent intéressés par votre contenu et entrent en contact avec vous après l’événement.
Avoir un plan pour l’inconnu
Les derniers mois n’ont pas été les plus faciles, mais nous avons tous appris énormément de cette expérience. L’une des leçons les plus importantes que nous pouvons tirer de tout cela est d’être prêts à tout. L’inclusion d’événements virtuels et hybrides dans votre programme d’événements sera un élément clé de votre stratégie événementielle, en particulier alors que nous naviguons dans un territoire encore inconnu au cours des prochains mois. Les événements en direct ne passeront jamais de mode, mais il ne fait jamais de mal d’avoir un plan de secours. Donc, faites de vos événements hybrides un facteur de succès également.
