La gestion de la comptabilité d’une entreprise, que ce soit de manière interne ou partielle, exige l’utilisation d’un logiciel comptable performant. Dans cet article, nous allons vous présenter les fonctionnalités essentielles qu’un bon logiciel de comptabilité devrait offrir.
La gestion des journaux comptables
Un logiciel de comptabilité doit permettre la création de journaux comptables, et ne pas se limiter aux journaux de base. Selon votre activité, vous devriez pouvoir créer des journaux spécifiques, tels que des journaux de trésorerie, des journaux d’achats et de ventes, ainsi que des journaux destinés aux autres écritures. Pour les entreprises travaillant avec un expert-comptable, il est également possible de créer un journal d’opérations diverses.
La gestion des comptes généraux
Cette fonctionnalité est similaire à celle que nous avons évoquée précédemment, mais elle se focalise sur les comptes généraux. Votre logiciel de comptabilité ne devrait pas vous obliger à utiliser un plan comptable de base. Au contraire, il devrait vous permettre de modifier les comptes généraux existants et d’en créer autant que nécessaire.
L’utilisation des comptes auxiliaires
L’utilisation des comptes auxiliaires est une fonctionnalité cruciale dans un logiciel de comptabilité. Elle vous permet notamment de ne pas utiliser un seul compte comptable pour suivre vos fournisseurs. Vous pouvez ainsi créer un compte fournisseur auxiliaire par partenaire. La même logique s’applique aux comptes clients. Tous ces comptes auxiliaires sont ensuite rattachés à un compte centralisateur correspondant, comme les comptes 401 “Fournisseurs” et 411 “Clients” dans notre cas. Les grandes entreprises peuvent également créer d’autres comptes auxiliaires, tels que des comptes de rémunération du personnel.
Le lettrage des comptes auxiliaires
Pour un suivi efficace des créances et des dettes de l’entreprise, ainsi que pour “archiver” les mouvements soldés, le logiciel de comptabilité doit permettre le lettrage des comptes auxiliaires. Une fois le lettrage effectué, vous pouvez générer le grand livre en ne prenant en compte que les mouvements non lettrés. Cette fonctionnalité est très pratique pour suivre les comptes de vos clients ou pour détecter d’éventuels problèmes tels que des factures impayées ou des erreurs de comptabilisation.
Les modèles d’enregistrements comptables
Un logiciel de comptabilité qui propose l’utilisation de modèles d’enregistrements comptables est particulièrement intéressant, notamment pour les utilisateurs non expérimentés en comptabilité. L’expert-comptable peut créer des modèles en fonction de l’activité de l’entreprise et des mouvements récurrents. Ainsi, la personne en charge de l’enregistrement des pièces comptables n’aura qu’à sélectionner le modèle, indiquer la date, la référence de l’opération, les renseignements nécessaires et les montants figurant sur la facture dans les lignes proposées par le modèle.
Les éditions d’états comptables
Pour travailler efficacement sur votre comptabilité, votre logiciel doit vous permettre de générer différents états comptables. Vous devriez être en mesure d’éditer le bilan, le compte de résultat provisoire, le grand livre général, les grands livres auxiliaires, la balance comptable générale, les balances auxiliaires, les balances âgées (pour établir des budgets de trésorerie) ainsi que la liste des comptes généraux et des comptes de tiers. Il est également intéressant de pouvoir restreindre l’édition en fonction des dates et/ou des comptes à éditer.
Les ouvertures/clôtures d’exercices et l’archivage des données
Un bon logiciel de comptabilité doit gérer efficacement les ouvertures et les clôtures d’exercices comptables, ainsi que l’archivage des données. Vous devriez pouvoir travailler sur l’exercice suivant sans devoir clôturer définitivement l’exercice en cours. Vous devriez également être en mesure de consulter les comptabilités des exercices clôturés définitivement, de bloquer l’exercice en cours pour interdire tout nouvel enregistrement comptable (ce qui est essentiel lorsque l’expert-comptable établit les comptes annuels) et de procéder aux éditions obligatoires propres à chaque exercice, ainsi qu’à l’archivage des données. Il est recommandé de stocker les sauvegardes d’exercices clôturés et les éditions comptables obligatoires sur plusieurs supports pour des raisons de sécurité.
La sauvegarde des données
Votre logiciel de comptabilité doit vous permettre de sauvegarder régulièrement vos données, afin de garantir leur sécurité. Il est conseillé d’effectuer périodiquement des tests de restauration des sauvegardes pour vérifier leur bon fonctionnement. De plus, il est recommandé de dupliquer ces sauvegardes et de les stocker en dehors de l’entreprise pour une protection optimale.
Les possibilités d’importation et d’exportation de données
Un bon logiciel de comptabilité devrait vous offrir la possibilité d’importer et d’exporter des données vers d’autres applications. Cela vous permet notamment d’intégrer un fichier d’écritures comptables fourni par votre expert-comptable, d’exporter tout ou partie de votre comptabilité vers votre expert-comptable ou d’autres applications de gestion utilisées par votre entreprise. De même, vous devriez pouvoir importer des données de votre entreprise dans votre logiciel de comptabilité (par exemple, un fichier de ventes).
La génération du fichier des écritures comptables (FEC)
Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises doivent être en mesure de produire à l’administration fiscale un fichier des écritures comptables regroupant tous les enregistrements effectués dans leur système comptable, en cas de vérification de comptabilité.
La conformité à la réglementation fiscale
Bien que la loi de Finances pour 2017 ait prévu de rendre obligatoire l’utilisation d’un logiciel de comptabilité répondant à certaines conditions, cette mesure a été supprimée par la loi de Finances 2018. Cependant, la conformité reste de rigueur pour tous les logiciels et systèmes de caisse depuis le 1er janvier 2018.
En conclusion, le choix d’un logiciel de comptabilité nécessite une réflexion préalable sur les fonctionnalités dont vous avez besoin. Nous vous recommandons donc de comparer différentes solutions avant de vous engager avec un éditeur. Ne négligez pas ces aspects essentiels pour assurer la gestion optimale de votre comptabilité.
