La gestion des stocks est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises. En effet, une bonne gestion des stocks est cruciale pour assurer la pérennité d’une entreprise en raison de son impact significatif sur sa trésorerie. Cependant, la gestion des stocks n’est pas toujours facile à mettre en place, en particulier en ce qui concerne le choix de la méthode à utiliser.
Alors, comment améliorer votre gestion des stocks ? Dans cet article, nous aborderons les enjeux ainsi que les différentes méthodes de gestion des stocks qui peuvent être mises en œuvre dans une entreprise.
Comprendre la gestion des stocks : Définition
La gestion des stocks comprend toutes les mesures utilisées par une entreprise pour déterminer quelle quantité commander et à quel moment, dans le but d’atteindre un équilibre entre un coût de stockage faible et une capacité de réponse élevée vis-à-vis des clients.
Les enjeux de la gestion des stocks
Une entreprise doit tout faire pour éviter que ses stocks ne lui soient préjudiciables, d’où l’importance de choisir la bonne approche. Avant de parler des différentes options disponibles pour les dirigeants, il est essentiel de rappeler les enjeux de la gestion des stocks. En effet, deux entreprises n’auront pas nécessairement les mêmes problématiques et n’adopteront donc pas les mêmes méthodes de gestion des stocks.
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Éviter le surstockage
La première conséquence notable de cet état est une augmentation des charges (fixes et variables), car une trop grande quantité de produits dormants est préjudiciable à la santé financière de l’entreprise. Des frais de construction ou de location d’espaces de stockage supplémentaires peuvent déjà être constatés. De plus, le personnel requis est également accru (ouvriers, sécurité, etc.). Le coût de l’assurance sera également augmenté.
La deuxième répercussion d’un stock trop élevé est l’accroissement du besoin en financements, ce qui se traduit par des marges de manœuvre financières plus limitées.
Autre point à prendre en considération : l’immobilisation de capitaux. Lorsqu’une entreprise achète des produits en vue de les stocker, elle immobilise de l’argent qui ne rapporte rien tant que les ventes n’ont pas lieu. Ces capitaux auraient pu être investis dans des projets plus rentables, ce qui constitue une perte d’opportunité pour l’entreprise.
Un stock trop important peut également pousser l’entreprise à vendre son surplus à prix réduit, voire à perte, pour éviter d’accumuler les frais de stockage mentionnés précédemment. Bien que cela puisse parfois être la seule solution, ce n’est pas une bonne pratique. L’entreprise réalise moins de marge, voire aucune marge sur ses ventes, ce qui peut contrecarrer ses plans de développement initiaux et avoir un impact négatif sur sa gestion de trésorerie.
Enfin, une entreprise avec un stock trop élevé s’expose à un risque d’obsolescence supplémentaire (selon la marchandise stockée). Prenons l’exemple d’un magasin vendant des denrées alimentaires périssables. Si son stock de fruits de saison est trop élevé, chaque jour qui passe sans qu’ils ne soient vendus réduit progressivement leur durabilité. Dans le pire des cas, les fruits finiront par pourrir et l’entreprise sera contrainte de les jeter. Cela est encore pire que de vendre à perte, car dans ce cas, l’entreprise ne réalise aucun revenu.
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Se prémunir d’un stock trop faible (sous-stockage)
Si un stock trop élevé peut avoir des conséquences néfastes pour l’entreprise, l’inverse n’est pas non plus idéal. Pour commencer, un stock trop faible augmente la probabilité que l’entreprise se retrouve en rupture de stock. Cela peut entraîner l’arrêt total de la production. Et qui dit rupture de stock dit impossibilité de vendre.
Dans la continuité du premier point, si l’entreprise n’est plus en mesure de fournir ses clients, il est fort probable que ces derniers, mécontents, finissent par se tourner vers la concurrence et délaissent peu à peu l’entreprise. Ce cercle vicieux de clients perdus entraîne une baisse du chiffre d’affaires qui peut être fatale.
De plus, un stock trop faible (dans un magasin, par exemple) peut conduire à des rayons peu remplis, ce qui les rend moins attrayants aux yeux des clients et dévalue les produits présents. Des rayons remplis donnent en effet beaucoup plus envie d’acheter que des rayons clairsemés.
Enfin, un stock peu fourni peut entraîner une désorganisation de toute la chaîne de production de l’entreprise et aggraver les éventuels goulots d’étranglement.
Les différents types de stocks
Il existe trois types de stocks : les matières premières, les produits semi-finis et les produits finis.
Les matières premières sont des matériaux bruts utilisés dans le processus de production, tels que le bois, le métal ou le pétrole. Les produits semi-finis sont des produits en cours de production, qui nécessitent des finitions pour être considérés comme des produits finis. Les produits finis sont prêts à être vendus.
Les différentes méthodes de gestion des stocks
Il n’existe pas de méthode universelle pour gérer les stocks et leur rotation. Cependant, toutes les approches reposent sur les mêmes variables : la date de commande et la quantité.
1) Réapprovisionnement calendaire
Cette méthode de gestion des stocks est plutôt rigide, car l’entreprise qui l’utilise va commander des quantités fixes de marchandises à une date fixe. Généralement, elle est mise en place dans le cadre d’un contrat que l’entreprise acheteuse signe avec son fournisseur. Ce contrat prévoit les jours de livraison précis pour les mois ou l’année à venir, ce qui facilite l’organisation pour les deux parties. Cette méthode convient aux entreprises déjà bien implantées et aux marchandises vendues, transformées ou consommées à intervalles réguliers. Pour des produits dont l’écoulement est plus “aléatoire”, cette méthode n’est pas recommandée.
Avantages
- C’est l’une des méthodes de gestion des stocks les plus simples à utiliser : elle ne demande pas beaucoup de temps et entraîne des frais administratifs relativement bas.
- Possibilité de réaliser des économies significatives sur les commandes si ces dernières sont de grande taille (achats groupés, par exemple).
- Les fournisseurs peuvent connaître très longtemps à l’avance les dates de livraison pour faciliter leur organisation, leur préparation et leur expédition.
Inconvénients
- Convient uniquement aux entreprises déjà développées disposant d’une capacité d’achat élevée.
- Les dates de commande sont renseignées dans le contrat, et si l’entreprise doit absolument les changer pour une raison quelconque, des difficultés administratives peuvent survenir avec le fournisseur dans certains cas.
- En raison de son mode de fonctionnement, cette méthode est peu flexible et adaptée principalement aux produits à rotation élevée.
2) Méthode de recomplètement
Cette méthode est optimale pour des produits onéreux et/ou périssables qui sont vendus ou consommés régulièrement. Chaque fois que le responsable des achats doit passer une commande, il vérifie la quantité restante en stock et en commande autant que nécessaire pour revenir au niveau de stock maximum préalablement défini.
Avantages
- Tant que la rotation du stock suit les prévisions de l’entreprise, la quantité de produits entreposés reste optimale.
- Lorsque le responsable analyse le stock avant de passer la commande à la date fixée, il peut déterminer la quantité dont il a besoin et s’adapter en conséquence, ce qui peut permettre de réaliser de belles économies.
- Le responsable des achats peut facilement maîtriser le montant des immobilisations financières.
Inconvénient
Si la consommation du mois suivant ne correspond pas à la quantité en stock, l’entreprise peut rapidement se retrouver en surplus ou en rupture de stock.
3) Méthode du point de commande
Cette seconde méthode de gestion des stocks fonctionne à l’inverse de la précédente. Également connue sous le nom de méthode “juste-à-temps”, elle rend la date de commande variable, mais la quantité achetée fixe. Le gestionnaire des stocks s’appuie sur le stock critique. Dès que ce seuil est atteint, une commande est passée pour réapprovisionner l’entreprise avec une quantité prédéfinie et constante. Une fois le seuil critique atteint, il est indispensable de déterminer si l’entreprise pourra produire et satisfaire ses clients jusqu’à l’arrivée de la cargaison. Si la réponse est négative, le responsable doit rapidement remonter le seuil critique pour que l’entreprise puisse continuer à répondre à la demande en attendant la livraison.
Avantages
- C’est une méthode de gestion des stocks très intéressante si la marchandise est vendue ou transformée de manière irrégulière. Cela évite de commander alors que le stock est encore plein ou de se retrouver en rupture pendant une période de forte affluence.
- Étant donné que les quantités commandées sont identiques, le gestionnaire peut commander de manière plus économe. Un nombre moins élevé de commandes réduit les frais d’expédition, et une quantité constante permet de prévoir un espace de stockage de taille optimale.
Inconvénients
- L’entreprise peut être amenée à commander à tout moment, ce qui peut poser problème si le fournisseur ne peut pas répondre favorablement à la demande pour une raison quelconque.
- Cette méthode nécessite un suivi administratif constant et minutieux, ce qui peut être chronophage. Cependant, c’est nécessaire pour s’assurer que les commandes seront passées au bon moment.
- Avec cette méthode, l’entreprise conserve en permanence un stock de sécurité (qui lui permet de continuer à fonctionner entre le moment où la commande est passée et celui où elle est réceptionnée). Ces frais supplémentaires doivent donc être pris en compte en permanence par l’entreprise.
4) Le réapprovisionnement à la commande
C’est la technique la plus souple, mais aussi la plus difficile à maîtriser. Ici, le responsable des stocks commande des quantités variables à des dates variables. Cette méthode de gestion des stocks est adaptée à certains cas particuliers, tels que les projets sur une durée définie où la commande est effectuée en une seule fois avant le démarrage (par exemple, dans le secteur de la construction). C’est également une option intéressante pour une entreprise ayant besoin de commander des marchandises coûteuses et/ou rares si elle ne peut pas vraiment déterminer à quel moment son stock sera écoulé ni les quantités dont elle aura besoin.
Avantages
- Pour les marchandises qui ne sont pas commandées de manière récurrente, c’est une bonne méthode : elle évite les immobilisations de capitaux inutiles.
- Si l’entreprise n’a pas ou peu de visibilité sur sa fréquence de commande ou sur la quantité dont elle aura besoin à court terme, cette méthode peut être la meilleure option à choisir.
Inconvénients
- Cette méthode est complexe à utiliser et nécessite une bonne connaissance de la gestion des stocks de l’entreprise. Elle demande également beaucoup d’attention et d’investissement pour être réellement efficace (analyse des stocks, décision de commander ou non, etc.).
- Les fournisseurs peuvent être réticents à cette méthode, car elle ne leur permet pas d’avoir une visibilité suffisante. De plus, l’entreprise peut rencontrer des difficultés si son fournisseur n’est pas en mesure de lui fournir ce dont elle a besoin en cas de commande non prévue.
5) Le “drop shipping”
Cette méthode, assez répandue outre-Atlantique, se développe également en Europe depuis quelques années. Mais que signifie cet anglicisme ? Concrètement, lorsque qu’une entreprise utilise le drop shipping, elle ne possède aucun stock ! Impossible ? Et pourtant, c’est tout à fait réalisable. Lorsque la société enregistre une commande client, elle encaisse le paiement du client et récupère sa marge. Ensuite, elle envoie le récapitulatif de commande à un fournisseur qui possède les produits en stock. C’est ce fournisseur qui se charge ensuite de préparer et d’expédier le colis.
Avantages
- Se libérer de toute la partie gestion des stocks représente un gain de temps considérable !
- Le fonds de roulement de l’entreprise sera la plupart du temps positif. C’est intéressant pour les dirigeants qui lancent leur activité et ne sont pas forcément familiers avec ces aspects.
- Toute la partie logistique est gérée par le fournisseur. Les coûts d’emballage et d’expédition sont donc supprimés (sauf si l’entreprise doit y participer), ce qui représente un autre gain de temps pour l’entreprise.
Inconvénients
- Cette méthode de gestion des stocks convient davantage à l’e-commerce. Elle est relativement peu recommandée pour le commerce physique.
- Il existe un risque accru de mécontentement client. En effet, c’est l’entreprise à laquelle le client s’adresse en cas de colis endommagé. L’entreprise doit donc en assumer les conséquences. Il est donc très important de choisir soigneusement un fournisseur !
- Les délais de livraison peuvent être particulièrement longs, notamment si le fournisseur est situé en dehors de l’UE.
Outils de gestion des stocks
La gestion des stocks est une tâche complexe qui nécessite l’utilisation d’outils appropriés. Il existe des logiciels de gestion des stocks ainsi que d’autres outils tels que les codes-barres, les scanners et les appareils de collecte de données portables.
Gestion des stocks sur Excel (tableau de gestion des stocks)
Certaines entreprises utilisent encore Excel pour gérer leurs stocks. Cela demande un suivi minutieux et une mise à jour manuelle rigoureuse et régulière.
Logiciel ou application de gestion de stocks
Pour les entreprises confrontées à un volume important de stocks, il est indispensable d’utiliser un logiciel dédié à la gestion des stocks. Ces logiciels aident les entreprises à gérer efficacement leurs stocks, à prévoir la demande future, à mieux gérer les commandes et les livraisons, ainsi qu’à réduire les coûts de stockage.
Comment améliorer et optimiser la gestion des stocks ?
L’optimisation des stocks nécessite une attention constante. Voici les processus généralement mis en place par les entreprises pour optimiser leur gestion des stocks :
- Utiliser un logiciel de gestion des stocks. Cela permet de suivre le niveau des stocks, leurs mouvements, de faire des analyses et de prévoir la demande future.
- Mettre en place un processus de réapprovisionnement automatique pour éviter les pénuries et les surstocks.
- Définir des niveaux de stocks minimum et maximum. Cela permet d’éviter les ruptures de stock et les coûts de stockage inutiles.
- Établir des politiques de rotation des stocks afin d’éviter de stocker des matières obsolètes ou périmées.
- Développer une relation de confiance avec ses fournisseurs et garantir les délais de livraison.
- Analyser les données de gestion des stocks pour identifier les leviers d’optimisation.
Conclusion
Il n’existe pas de recette miracle pour la gestion des stocks, mais certaines méthodes sont plus adaptées que d’autres en fonction du type d’entreprise, de son mode de fonctionnement, de son environnement et de son secteur d’activité. Il est toutefois possible et recommandé de combiner plusieurs de ces techniques en fonction des produits que vous souhaitez stocker et vendre.
Il est donc essentiel de comprendre les enjeux de la gestion des stocks avant de choisir la ou les méthodes de gestion des stocks les plus adaptées.
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