À l’ère de la dématérialisation de la gestion administrative dans les entreprises, opter pour une solution de stockage électronique n’est plus une option. Cependant, avant de faire un achat ou de souscrire à un abonnement SaaS, il est essentiel de s’assurer que le modèle envisagé offre le bon niveau de sécurité et respecte les normes en vigueur.
Si vous êtes prêt à franchir le pas, voici un guide des meilleurs coffres-forts numériques. Vous y découvrirez les avantages d’un tel archivage dématérialisé, les critères à examiner, ainsi qu’une description des 5 meilleurs coffres-forts pour les entreprises en 2023.
Les éléments essentiels pour bien choisir un coffre-fort numérique
Comment choisir parmi les différentes solutions de gestion électronique du marché pour stocker vos données de manière sécurisée ? Faisons le point sur les caractéristiques et les fonctionnalités des coffres-forts numériques.
Définition d’un coffre-fort numérique
Contrairement aux coffres-forts en acier qui fonctionnent avec une clé, une serrure ou un code de verrouillage, les coffres-forts numériques sont virtuels. Hébergés sur le cloud, ils permettent de sauvegarder, de conserver et de consulter toute la documentation d’entreprise à distance et de n’importe où. Ce processus hautement sécurisé exige le respect de la réglementation en matière de valeur probante, ainsi qu’une gestion rigoureuse des accès et de la confidentialité.
Fonctionnalités et avantages des coffres-forts numériques
Un coffre-fort numérique présente de nombreux avantages :
- La dématérialisation apporte sécurité et fluidité aux processus administratifs des entreprises.
- L’archivage électronique des données obligatoires ou sensibles permet de limiter les risques de perte de documents liée au vol ou à un sinistre.
- Il favorise la collaboration au sein des équipes, en permettant à chacun d’accéder facilement à l’information stockée au même endroit selon ses droits d’accès.
- Il permet de réaliser des économies administratives en supprimant l’utilisation du papier.
- Il facilite la vie des salariés pour la consultation et l’archivage légal de leurs bulletins de paie, une utilisation fréquente des coffres-forts numériques en entreprise.
Critères de choix d’un coffre-fort numérique
Vous cherchez à déterminer quel est le meilleur coffre-fort numérique pour répondre aux besoins de votre entreprise ? Voici les éléments à examiner lors de votre achat :
- L’aptitude du logiciel à respecter la législation, les exigences de la CNIL et les normes AFNOR en matière d’archivage, de conservation et d’intégrité des données, de valeur probante, de gestion de la confidentialité, etc.
- La capacité de stockage dans un espace suffisamment dimensionné, voire illimité, avec des critères d’indexation de qualité pour retrouver facilement les documents.
- La fiabilité du prestataire et de sa solution d’hébergement des serveurs, ainsi que la réversibilité de l’information.
- Le prix de la prestation généralement proposée en mode SaaS, en tenant compte des fonctionnalités offertes par le coffre-fort numérique.
Les 5 meilleurs coffres-forts numériques en 2023
Digiposte, la solution de dématérialisation pour tous
Ce coffre-fort numérique du groupe La Poste convient à tous, aussi bien aux professionnels en entreprise qu’aux particuliers à la maison. Il peut même se connecter à des services publics, d’énergie ou de téléphonie afin d’extraire les factures et fichiers en vue de leur sauvegarde. Le stockage s’effectue en France, ce qui représente un avantage en termes de sécurité.
E-coffre-fort.fr, une société agréée tiers de confiance
Marque de coffre-fort numérique de la société OFSAD basée à Montpellier et agréée Tiers de Confiance depuis 2003 par la FNTC, E-Coffre-fort.fr propose des coffres-forts virtuels en mode SaaS ou licence. Cette solution offre un processus complet pour la sécurité des documents, avec gestion électronique des documents (GED) et archivage à valeur probante. De plus, elle se connecte aux applications des entreprises clientes par API.
Coffreo, un archivage numérique pour la gestion du personnel
Coffreo, une entreprise française créée en 2007, est spécialisée dans la gestion du personnel temporaire. Sa plateforme permet de dématérialiser l’ensemble de la documentation liée au processus RH, y compris les recrutements, la gestion et la signature électronique des contrats, la collecte des heures travaillées, le suivi des missions, ainsi que l’archivage des bulletins de paie. Conforme à la réglementation, ce coffre-fort virtuel garantit la sécurité des documents et respecte la norme NF Z42-020 ainsi que le RGPD.
Pagga Bulletin de paie, le coffre-fort numérique spécialisé de Lucca
Lucca, éditeur de logiciel RH et administratif en mode SaaS, commercialise le coffre-fort numérique Pagga Bulletin de paie. Cette solution permet la distribution sécurisée des fiches de salaire au format électronique et facilite l’importation directe des documents en provenance du logiciel de paie. Les tarifs de ce coffre-fort numérique, ainsi que ceux des autres modules RH proposés par Lucca, sont disponibles sur leur site internet.
Cegid Box, le coffre-fort pour la gestion électronique des documents professionnels
Cegid Box est la solution proposée par l’éditeur de logiciels Cegid pour digitaliser et archiver les factures ainsi que tous les autres documents de l’entreprise. Ce coffre-fort numérique réalise l’ensemble des opérations de dématérialisation, de l’acquisition des informations par téléchargement ou scan, au traitement des données par océrisation. Des tarifs spécifiques sont proposés pour chaque logiciel commercialisé par Cegid, tels que Cegid Expert Box pour les experts-comptables et Cegid Quadra Box pour les entreprises. Les informations concernant les tarifs sont disponibles sur demande.
Pour choisir le meilleur coffre-fort numérique qui convient à vos besoins, définissez clairement vos attentes, le nombre d’utilisateurs et la taille de l’espace de stockage nécessaire. Vérifiez également la capacité des produits à se connecter à vos applications existantes via des API. Et surtout, assurez-vous que l’éditeur du système dispose des certifications nécessaires, notamment la norme AFNOR NF Z42-020, afin de garantir la sécurité de vos documents.
