Si vous souhaitez améliorer l’organisation de votre entreprise et accompagner vos collaborateurs au quotidien, la procédure opératoire normalisée (SOP) est la solution idéale. Dans cet article, je vous présente notre sélection des meilleurs logiciels de SOP pour vous aider à faire le bon choix en étudiant leurs fonctionnalités, avantages et inconvénients.
Qu’est-ce qu’une SOP ?
Une SOP (Standard Operating Procedure) ou POS (Procédure Opératoire Normalisée) est un document qui établit et communique des directives claires pour l’exécution d’une action courante au sein d’une entreprise. Il regroupe toutes les informations nécessaires dont vos collaborateurs auront besoin, telles que les services concernés, les ressources nécessaires, les étapes clés, la durée de l’opération, les résultats attendus, ainsi que les normes à respecter. La SOP est utilisée dans de nombreux domaines et peut avoir différents objectifs, tels que le respect des réglementations, la prévention des erreurs, l’amélioration de la qualité des produits ou la standardisation du travail répétitif.
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de SOP
Avant de choisir un logiciel de SOP adapté à vos besoins, il est important d’étudier en détail ses fonctionnalités. Voici les quatre principales fonctionnalités à prendre en compte :
Organisation de l’information
Un bon logiciel de SOP doit vous aider à rassembler et organiser les informations de manière simple et claire. Il est également essentiel de pouvoir intégrer des visuels, tels que des captures d’écran ou des vidéos, pour faciliter la compréhension de vos collaborateurs.
Collaboration
Optez pour un logiciel de SOP qui facilite la collaboration entre les équipes. Rédiger une SOP implique généralement un travail de groupe et de nombreux échanges avant la validation finale.
Partage
Assurez-vous que le logiciel de SOP que vous choisissez propose des options de partage sécurisées. Il est essentiel de rendre ces documents facilement accessibles et d’encourager vos collaborateurs à les utiliser.
Templates et assistance technique
Débuter une SOP à partir de zéro n’est pas toujours évident, surtout pour des documents techniques. Il est donc important de choisir un logiciel de SOP qui propose des modèles prédéfinis et une assistance technique pour faciliter la création de vos procédures.
Les 5 meilleurs logiciels pour créer une SOP
Une SOP peut prendre différentes formes, telles qu’un logigramme, une liste à puces, un tableau, des captures d’écran annotées ou accompagnées de consignes, une vidéo, etc. Voici notre sélection de logiciels qui offrent des fonctionnalités variées pour répondre à vos besoins spécifiques :
1- SweetProcess
SweetProcess est un logiciel de SOP qui permet de rédiger des procédures opératoires normalisées claires et illustrées. Parmi ses fonctionnalités et avantages :
- Outil facile à utiliser
- Permet de centraliser toutes vos procédures existantes
- Création rapide de SOP avec des étapes et des visuels en quelques minutes seulement
- Possibilité de déléguer des tâches, de suivre le progrès et de demander l’avis des collaborateurs
- Soutien technique disponible
- Export en PDF ou Word pour une impression
2- Picomto
Picomto est une solution complète qui permet de créer, d’utiliser et d’analyser des instructions de travail digitales de manière efficace. Parmi ses fonctionnalités et avantages :
- Transfert des connaissances et suivi des procédures
- Parfait pour des SOP visuelles et interactives
- Adapté aux secteurs techniques
- Mises à jour simplifiées
- Étape de validation incluse
- Possibilité de traduction de contenu
- Analyses et fonctionnalités pour une amélioration continue
3- Snagit
Snagit, de TechSmith, est un logiciel de capture d’écran et d’enregistrement qui permet de créer des guides pratiques et des instructions de travail visuelles. Parmi ses fonctionnalités et avantages :
- Annotation facile des captures d’écran avec du texte, des flèches, des symboles, etc.
- Modèles prêts à remplir avec des images et des explications
- Fusion de plusieurs captures d’écran en une seule vidéo
- Assistance technique disponible
- Options de partage intéressantes (Slack, Google Drive, PowerPoint)
- Accessible même aux débutants
4- XMind
XMind est un logiciel de carte mentale qui peut être utilisé pour réfléchir à votre SOP ou pour la structurer sous la forme d’un logigramme. Parmi ses fonctionnalités et avantages :
- Idéal pour une SOP avec des issues et possibilités multiples
- Utilisation intuitive
- Aperçu visuel clair de votre procédure
- Personnalisation avec des couleurs, des symboles, des flèches et des polices
- Modèles prédéfinis à personnaliser
- Utile pour d’autres activités d’entreprise en plus des procédures
5- PowerPoint
PowerPoint est un outil de présentation inclus dans la suite Microsoft Office, qui peut être utilisé pour rédiger des SOP sans investir dans un logiciel dédié. Parmi ses fonctionnalités et avantages :
- Pratique pour commencer à rédiger des SOP sans investissement supplémentaire
- Templates pour vos procédures opératoires normalisées
- Intégration facile d’images, de vidéos et d’animations
- Possibilité de transformer votre présentation en vidéo
- Travail collaboratif avec détection des changements en votre absence
N’oubliez pas de consulter notre article dédié pour créer une SOP efficace avec des exemples concrets !
