Vous êtes chef d’entreprise et souhaitez mettre en place un logiciel de visioconférence ? En tant que freelance, vous aimeriez pouvoir échanger à distance avec vos clients ? Ce guide vous aidera à découvrir le logiciel de visioconférence qui vous convient le mieux.
Pourquoi utiliser un logiciel de visioconférence ?
Grâce aux avancées technologiques de ces dernières années, la vidéoconférence est devenue fiable, accessible et abordable. Elle joue un rôle de plus en plus important dans les organisations, avec une utilisation en pleine expansion.
Elle permet aux entreprises de répondre à de nombreuses problématiques actuelles :
- Le télétravail est de plus en plus répandu.
- Les entreprises peuvent avoir plusieurs bureaux.
- Les clients et partenaires ne sont pas toujours à proximité.
- De plus en plus de personnes créent des entreprises et travaillent depuis chez eux.
La visioconférence offre une solution à ces problèmes. En quelques clics et à moindre coût, vous pouvez organiser une réunion en ligne avec votre équipe, vos clients ou vos partenaires. Contrairement à quelques années auparavant, la qualité est désormais au rendez-vous en 2023.
Un autre avantage de la visioconférence est la réduction de l’empreinte carbone. En limitant les déplacements en voiture ou en avion, la visioconférence contribue à des économies substantielles pour tous.
Les solutions grand public telles que Skype, WhatsApp et Facetime font désormais partie de la vie quotidienne des consommateurs. Nous prévoyons que les entreprises suivront le même chemin, bien que parfois plus lentement, en particulier pour les entreprises moins agiles.
Les meilleurs logiciels de visioconférence
Livestorm
Livestorm est un logiciel de visioconférence français créé en 2016 par trois associés. Il propose une version gratuite, sans engagement et sans frais d’installation, ainsi que des abonnements payants.
La formule Premium de Livestorm coûte 89€ par mois et comprend :
- Des inscriptions illimitées
- 100 participants inclus
- Toutes les fonctionnalités disponibles
- Modérateurs illimités
- Jusqu’à 4 heures par événement
Les tarifs varient ensuite en fonction du nombre de participants et du nombre d’animateurs en direct. En plus de cette formule, Livestorm propose également une offre Entreprise entièrement personnalisable, disponible sur devis uniquement.
Grâce à son API, Livestorm peut être entièrement personnalisé et adapté aux besoins de votre entreprise. En termes de sécurité, Livestorm est conforme aux normes les plus strictes, telles que le RGPD, l’ISO 27001 et le protocole webRTC pour garantir la sécurité des diffusions en cours.
GoToMeeting
GoToMeeting est une solution de vidéoconférence professionnelle éditée par LogMeIn, qui permet le partage audio, vidéo et d’écran. L’un des points forts de GoToMeeting est sa facilité d’utilisation sur mobile. Vous pouvez lancer ou rejoindre une réunion en ligne directement depuis votre smartphone en quelques secondes.
GoToMeeting propose 3 formules :
- La version Professional à 12,50€/mois, qui permet d’organiser des réunions jusqu’à 150 participants, répondant ainsi à la majorité des besoins.
- La version Business à 17€/mois, qui permet de recevoir jusqu’à 250 participants et offre des fonctionnalités intéressantes telles que le contrôle à distance d’un ordinateur ou la prise de notes.
- La version Enterprise (prix sur demande), qui convient aux grandes entreprises et permet de recevoir jusqu’à 3000 participants.
GoToMeeting propose également une remise de 15% si vous vous engagez pour une année. Sa maison mère, LogMeIn, propose également d’autres solutions de collaboration et de communication unifiées, qui sont intégrées à GoToMeeting. Par exemple, la gamme GoToRoom vous permet d’équiper vos salles de réunion avec du matériel de visioconférence.
Zoom
Également disponible en version gratuite, le logiciel de visioconférence Zoom propose une solution rapide et facile à configurer.
Zoom est réputé pour offrir une vidéo et un son de très bonne qualité. Il dispose d’un “App Store” qui vous permet d’installer des applications pour intégrer Zoom à vos solutions existantes. Si vous utilisez des outils personnalisés, Zoom propose même une API pour développer votre propre connecteur.
Avec les différentes versions payantes de Zoom, vous pouvez enregistrer vos réunions directement dans un espace de stockage en ligne et créer des e-mails personnalisés pour vos invitations. Zoom convertit également vos réunions en transcriptions.
Zoom propose 3 formules différentes, à partir de 13,99€/mois pour la formule Pro, qui permet des réunions jusqu’à 100 participants. Tout comme GoToMeeting, Zoom propose également du matériel pour équiper vos salles de réunion.
BlueJeans
Fondé en 2009 en Californie, BlueJeans s’est fait une place de choix parmi les logiciels de visioconférence, avec plus de 10 000 organisations clientes, telles que Pernod Ricard et Facebook.
BlueJeans ne propose pas de version gratuite, mais vous pouvez essayer gratuitement la solution pour voir si elle répond à vos besoins. Les tarifs débutent à 14,92€/mois pour l’offre d’entrée de gamme, qui permet d’organiser des visioconférences jusqu’à 50 utilisateurs.
Tout comme Zoom, BlueJeans propose une très bonne qualité vidéo (HD) et un son précis grâce à la technologie Dolby Voice. BlueJeans s’intègre à de nombreuses applications et propose également une API. La sécurité est une priorité, avec un pare-feu/NAT, une vérification SOC 2 et SOC 3, un cryptage et des options de déploiement d’un VPN IP.
BlueJeans propose également du matériel pour équiper vos salles de réunion.
Microsoft Teams
Microsoft Teams n’est pas seulement un logiciel de visioconférence, c’est une plateforme de collaboration qui offre bien plus de possibilités :
- Échanges écrits avec vos collaborateurs via une messagerie
- Stockage et échange de fichiers avec votre équipe
- Collaboration en temps réel sur des documents Office
En ce qui concerne la visioconférence, Microsoft Teams permet les appels vocaux et vidéo en 1080p. Vous pouvez partager votre écran avec les autres participants de la réunion en ligne.
Microsoft Teams propose une version gratuite ainsi que 2 versions payantes, à partir de 4,20€/mois. Avec les versions payantes, vous pouvez planifier et enregistrer vos réunions. Vous pouvez organiser des réunions avec jusqu’à 250 personnes maximum.
Les fonctionnalités liées à la visioconférence sont limitées par rapport aux autres acteurs mentionnés précédemment, mais si vous recherchez une solution de collaboration complète, qui offre bien plus que de la visioconférence, Teams peut être une bonne solution pour vous.
StarLeaf
StarLeaf est une solution de visioconférence européenne créée au Royaume-Uni en 2008. Contrairement à la plupart des solutions disponibles sur le marché, StarLeaf a choisi de construire sa propre infrastructure cloud, ce qui permet aux clients de choisir le pays dans lequel leurs données seront hébergées (uniquement avec les versions payantes).
StarLeaf propose 3 types d’abonnements :
- L’offre Basic, gratuite, limite les réunions à 20 participants. Les réunions entre 2 utilisateurs sont illimitées en temps, tandis que les réunions de groupe sont limitées à 45 minutes.
- L’offre Business à 14,17€ par mois (forfait 12 mois) permet d’organiser des visioconférences jusqu’à 100 participants, avec un temps d’utilisation illimité. Avec cette offre, vous bénéficiez d’un SLA à 99,999% et avez la possibilité de choisir le pays de stockage de vos données (3 data centers en France).
- L’offre Entreprise à 14,17€ par mois (forfait 12 mois) est très similaire à l’offre Business. Elle offre cependant un support supplémentaire avec un customer success manager dédié. Cette offre est réservée aux clients qui souscrivent à au moins 100 licences payantes.
En plus de sa propre infrastructure, StarLeaf accorde une grande importance à la sécurité et est certifié ISO/IEC 27001 et par la CNIL. Toutes les communications audio et vidéo sont cryptées en transit et au repos.
Enfin, StarLeaf est une solution fiable et très facile à utiliser grâce à une interface bien conçue qui rappelle les outils que vous utilisez au quotidien.
Les meilleurs logiciels de visioconférence gratuits
Livestorm
Livestorm est un logiciel de visioconférence français créé en 2016 par trois associés. Il propose une version gratuite, sans engagement et sans frais d’installation, ainsi que des abonnements payants.
Avec l’offre Starter gratuite, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités de base du logiciel : création illimitée d’événements et nombre personnalisable de modérateurs. Cette version offre également des fonctions intéressantes, telles que :
- Possibilité de nommer jusqu’à 16 animateurs en direct par conférence
- 10 utilisateurs par compte
- Partage d’écran
- Automatisations et rappels
- Streamings HD
- Connexion sur votre téléphone mobile
L’API de Livestorm vous permet de personnaliser entièrement l’outil en fonction des besoins de votre entreprise.
Zoom
Disponible sur Mac, Windows, Linux, iOS et Android, Zoom Meeting est un logiciel de visioconférence qui répond à de nombreux besoins. Zoom propose une version gratuite ainsi que plusieurs versions payantes. La version gratuite vous permet une utilisation illimitée pour les réunions en face-à-face (c’est-à-dire à 2 personnes). Pour les réunions de groupe, la limite est de 40 personnes, ce qui est déjà très bien.
Dans sa version gratuite, Zoom propose des fonctionnalités intéressantes, telles que :
- Partage d’écran ou d’application
- Enregistrement des réunions en format MP4 ou M4A (en local)
- Possibilité de prendre le contrôle de l’ordinateur d’un participant
- Rejoindre une réunion en utilisant un téléphone
En plus des nombreuses fonctionnalités évoquées ci-dessus, Zoom accorde une grande importance à la sécurité des données grâce à l’utilisation de différents protocoles, tels que le chiffrement TLS de 256 bits et le chiffrement AES-256.
De nombreuses intégrations sont également disponibles, notamment avec des outils de messagerie tels que Gmail ou Outlook.
Google Hangouts
Il est difficile de s’y retrouver parmi les logiciels de visioconférence proposés par le géant du web Google. Pour clarifier les choses :
- Google Hangouts Meet : Il s’agit de l’outil de visioconférence inclus dans Google Workspace, la suite payante d’outils bureautiques proposée par Google.
- Google Hangouts Chat : Une plateforme de messagerie conçue pour les équipes, similaire à Slack, qui est également incluse dans l’abonnement à Google Workspace.
- Google Hangouts : C’est pour le moment la version gratuite des 2 solutions mentionnées ci-dessus.
Hangouts est donc un logiciel gratuit qui permet de créer des conversations de groupe jusqu’à 150 personnes et des visioconférences jusqu’à 10 personnes. Peu d’options sont proposées, mais c’est une solution rapide, simple et efficace.
Google Hangouts peut être utilisé directement depuis votre navigateur, et des applications iOS, Chrome OS et Android sont disponibles.
Skype
Bien que très utilisé par les particuliers pour communiquer avec leurs proches, Skype, le logiciel de visioconférence de Microsoft, peut également être une très bonne solution dans un contexte professionnel. En effet, Skype permet des visioconférences jusqu’à 50 personnes.
Il est possible d’utiliser Skype directement depuis votre navigateur (un compte Microsoft ou Skype est requis), et vous pouvez inviter vos contacts à rejoindre la visioconférence en quelques clics.
En plus du partage d’écran, Skype propose plusieurs fonctionnalités intéressantes, telles que la possibilité de flouter l’arrière-plan (pratique si vous travaillez depuis votre domicile) ou l’enregistrement des appels (pendant 30 jours). Il est également possible d’ajouter des sous-titres en direct.
Comment choisir une solution de visioconférence ?
Prix
Comme pour tous les logiciels, le prix d’un logiciel de visioconférence est un élément important, voire essentiel, dans votre choix. Il est donc important de définir en premier lieu le budget que vous pouvez allouer à cet investissement.
Les tarifs des solutions de visioconférence professionnelle sont généralement basés sur le nombre d’organisateurs (c’est-à-dire le nombre de personnes pouvant initier une réunion en ligne virtuelle) que vous souhaitez avoir au sein de votre entreprise.
La plupart des abonnements sont mensuels ou annuels. En optant pour un abonnement annuel, vous pouvez économiser en moyenne 2 mois d’abonnement.
Cependant, avant de vous engager sur une année entière, nous vous recommandons vivement de tester différentes solutions. Heureusement, certains logiciels, comme Zoom, proposent une version gratuite. Pour les logiciels qui n’offrent pas de version gratuite, vous pouvez généralement bénéficier d’un essai gratuit sans avoir à fournir vos coordonnées bancaires.
Facilité d’utilisation
Après le prix, il est primordial que le logiciel de visioconférence choisi soit facile à utiliser pour vous et surtout pour vos employés. N’hésitez pas à impliquer vos salariés dans le processus de prise de décision afin de choisir une solution qui répondra aux attentes de la majorité d’entre eux.
Veillez à tester tous les parcours possibles, tels que l’inscription, la création d’une réunion en ligne ou la participation à une réunion en tant que personne externe à votre entreprise.
Fonctionnalités
Pensez également à examiner les différentes fonctionnalités proposées par les éditeurs de logiciels de visioconférence et comparez les différentes solutions entre elles.
Voici quelques-unes des fonctionnalités payantes les plus courantes dans les logiciels de visioconférence :
- Réunions de groupe illimitées
- Enregistrement des réunions
- Transcriptions des enregistrements dans le cloud
- Sécurité avancée (authentification unique, choix des serveurs, etc.)
- Administration avancée (tableaux de bord, gestion des utilisateurs, etc.)
- Intégration avec des logiciels tiers (CRM, e-mails, etc.)
Support client
Enfin, ne négligez pas le support client, surtout si votre entreprise compte plus de 10 employés utilisant régulièrement le logiciel de visioconférence. Bénéficier d’un bon support (documentation, service client joignable par téléphone 24h/24 et 7j/7) évitera que toutes les questions vous soient posées, et tout le monde en bénéficiera.
