La signature électronique est désormais indispensable pour toutes les entreprises. En effet, grâce aux outils de signature électronique, il est possible de signer des documents à distance, évitant ainsi les déplacements et les relances incessantes par email ou par téléphone pour obtenir la signature des bonnes personnes.
Pour signer vos documents de manière électronique, il existe plusieurs outils en ligne gratuits. Dans cet article, je vous présente notre sélection des 3 meilleurs outils de signature électronique gratuits, ainsi que leurs avantages, leurs inconvénients et des tutoriels rapides pour signer vos documents facilement et gratuitement en PDF ou en Word.
Les 3 Meilleurs Logiciels de Signature Électronique Gratuits
Les Limites des Logiciels de Signature Électronique Gratuits
Bien que les logiciels de signature électronique en ligne soient nombreux, les versions gratuites présentent plusieurs inconvénients. En effet, le terme “gratuit” est souvent synonyme de limitations. Découvrez ci-dessous les contraintes les plus courantes des logiciels de signature en ligne gratuits.
Une Limitation du Nombre d’Utilisateurs
La plupart des outils de signature électronique facturent un abonnement mensuel par utilisateur. Les versions gratuites de ces outils sont donc limitées à un seul utilisateur. Certaines offres, telles que Zoho Sign, spécifient clairement “un seul utilisateur”.
Pour d’autres outils gratuits, aucune limite d’utilisateurs n’est spécifiée. Cependant, même si vous n’êtes pas restreint par le nombre d’utilisateurs, d’autres fonctionnalités seront probablement limitées et réservées aux abonnements payants.
En général, une entreprise a souvent besoin d’au moins 4 ou 5 signatures.
Une Limitation du Nombre de Documents
La plupart des outils de signature électronique gratuits permettent de signer 5 documents par mois. Pour une entreprise qui signe des contrats chaque semaine, cela devient rapidement insuffisant.
Cependant, certaines exceptions, comme Pandadoc, ne limitent pas le nombre de documents signés par mois. Avec l’offre gratuite de Pandadoc, vous pouvez charger autant de documents que vous le souhaitez et effectuer un nombre illimité de signatures électroniques.
Un Accès aux Fonctionnalités Basiques Uniquement
Outre la possibilité de signer des documents de manière numérique, les outils de signature électronique offrent de nombreuses fonctionnalités telles que des intégrations avec des applications tierces, des modèles de documents, une personnalisation de la marque et une assistance.
Avec la version gratuite de ces outils, les fonctionnalités sont limitées à la simple signature. Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités offertes, il est souvent nécessaire de souscrire à un abonnement payant.
Un Support Client Limité
Lorsque vous utilisez un outil de signature en ligne gratuit, il peut arriver que vous ayez des questions ou des problèmes. Bien que de nombreuses FAQ existent et qu’une simple recherche Google puisse vous aider à résoudre votre problème, vous n’aurez que très rarement accès au service client de l’outil.
Même si vous avez accès au support client, vous ne bénéficierez pas d’un support premium et ne serez pas prioritaire par rapport aux clients ayant souscrit à un abonnement payant.
Les Critères Clés pour Choisir un Outil de Signature Électronique
Lors du choix d’un logiciel de signature électronique en ligne, il est important de prendre en compte certains critères clés. Voici donc les critères à prendre en compte :
Le Nombre d’Utilisateurs
Dans votre entreprise, vous pouvez avoir un seul signataire ou au contraire une dizaine. Il est donc important de vérifier le nombre d’utilisateurs inclus dans chaque abonnement.
Comme mentionné précédemment, la plupart des outils de signature électronique facturent un abonnement mensuel par utilisateur. Il est donc essentiel de comparer les prix et les fonctionnalités de chaque abonnement pour trouver celui qui vous convient le mieux.
Le Nombre de Connecteurs
Chaque outil de signature électronique offre une ou plusieurs intégrations avec les outils que vous utilisez au quotidien, tels que Dropbox ou Gmail. Plus il y a d’outils auxquels vous vous connectez chaque jour, plus l’utilisation de l’outil de signature en ligne sera fluide.
Veuillez également vérifier si une API ou des webhooks sont disponibles.
Les Fonctionnalités du Logiciel de Signature en Ligne
Lors de votre choix, sélectionnez l’outil qui propose les fonctionnalités dont vous avez besoin. Il est inutile de payer plus cher pour des fonctionnalités dont vous ne vous servirez pas.
Parmi les fonctionnalités pertinentes, citons les modèles de signature électronique, la personnalisation de la marque, le suivi des signatures via des rapports, l’envoi par lots ou encore la prise en charge de l’authentification unique.
L’Assistance Technique
Obtenir rapidement des réponses à vos questions est essentiel lorsque vous utilisez un logiciel. Lorsque vous comparez les différentes solutions de signature en ligne, vérifiez si vous bénéficiez d’un support client premium.
En effet, si vous rencontrez un problème lors du transfert de gros fichiers pour signature, vous voudrez résoudre ce problème le plus rapidement possible.
Comment Signer un Document Électronique en PDF ?
Au quotidien, vous recevez peut-être divers documents PDF par email nécessitant votre signature électronique. Si vous n’avez pas encore trouvé l’outil qui vous convient, sachez qu’il est possible de réaliser une signature électronique PDF gratuitement et en quelques étapes seulement. Voici un tutoriel rapide pour réaliser une signature électronique PDF :
- Ouvrez le document PDF dans Adobe Acrobat.
- Cliquez sur l’icône de signature située dans la barre d’outils, ou allez dans Outils > Remplir et signer.
- Une fenêtre apparaîtra, vous permettant de cliquer sur “Remplir et signer”.
- Les champs à remplir seront automatiquement détectés par Adobe Acrobat. Cliquez sur n’importe quel champ pour le remplir.
- Selon le document, vous pouvez choisir de parapher ou de signer en cliquant sur l’icône correspondante.
- Sélectionnez votre signature ou vos initiales, puis choisissez l’emplacement approprié dans le PDF.
- À tout moment, vous pouvez déplacer ou redimensionner votre signature.
Comment Signer un Document Électronique Gratuitement dans Word ?
Il est également possible de signer gratuitement un document dans Word. La signature de document dans Microsoft Word est rendue possible grâce à un partenariat avec DocuSign. Voici comment procéder :
- Installez l’extension DocuSign dans Microsoft Word depuis la boutique Office.
- Une fois le document ouvert, cliquez sur “Demander une signature”.
- Définissez les destinataires et leurs rôles.
- Glissez les champs à remplir et signer.
- Cliquez sur “Envoyer”.
C’est aussi simple que cela !
La signature en ligne permet de gagner du temps au quotidien pour toutes les personnes devant signer des documents. Si vous n’avez pas encore trouvé l’outil qui vous convient, ce guide des meilleurs logiciels gratuits de signature électronique devrait vous aider. Les logiciels 100% gratuits ont leurs limites, mais nous avons sélectionné les 3 meilleurs. Si vous avez des besoins plus importants, nous vous renvoyons vers les logiciels payants. La plupart proposent des versions d’essai gratuites très pratiques pour vous faire votre propre opinion.
