La gestion des stocks est un défi auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. En effet, une bonne gestion des stocks est essentielle pour assurer la pérennité d’une entreprise en raison de son impact significatif sur sa trésorerie. Cependant, la gestion des stocks n’est pas toujours évidente à mettre en place, notamment en ce qui concerne le choix de la méthode utilisée.
Alors, comment améliorer la gestion des stocks ? Dans cet article, nous aborderons les enjeux ainsi que les différentes méthodes de gestion des stocks qui peuvent être déployées dans une entreprise.
C’est quoi la gestion des stocks ? Définition
La gestion des stocks regroupe toutes les mesures qu’une entreprise utilise pour déterminer la quantité à commander et le moment idéal pour le faire, afin d’atteindre un équilibre entre un coût de stockage faible et une capacité de réponse élevée face aux clients.
Stock management : les enjeux de la gestion des stocks
Une entreprise doit tout mettre en œuvre pour éviter que ses stocks ne lui portent préjudice, d’où l’importance de choisir la bonne approche. Avant d’aborder les différentes options qui s’offrent aux dirigeants, il est essentiel de rappeler les enjeux de la gestion des stocks. En effet, chaque entreprise a des problématiques différentes et utilise donc des méthodes de gestion des stocks adaptées à ses besoins spécifiques.
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Éviter le surstockage
La première conséquence notable d’un stock excessif est l’augmentation des charges, qu’elles soient fixes ou variables. Une quantité excessive de produits dormants nuit à la santé financière de l’entreprise. Par exemple, il peut y avoir des frais supplémentaires de construction ou de location d’espaces de stockage, ainsi que des coûts liés au personnel (ouvriers, sécurité, etc.). Les coûts d’assurance augmentent également.
Le surstockage entraîne également une augmentation du besoin en financement, ce qui se traduit par une limitation des marges de manœuvre financière de l’entreprise.
Il est également important de prendre en compte l’immobilisation de capitaux. Lorsqu’une entreprise achète des produits à des fins de stockage, elle immobilise de l’argent qui ne rapporte pas tant que les ventes ne sont pas réalisées. Ces capitaux auraient pu être investis dans des projets plus rentables, ce qui constitue une perte d’opportunité pour l’entreprise.
Un stock excessif peut également contraindre l’entreprise à vendre ses surplus à prix réduit, voire à perte, afin d’éviter les coûts de stockage mentionnés précédemment. Bien que cela puisse être la seule solution parfois, ce n’est pas une bonne pratique. L’entreprise réalise alors une marge réduite, voire nulle, sur ses ventes, ce qui peut contrecarrer ses plans de développement initiaux et avoir un impact négatif sur sa gestion de trésorerie.
Enfin, une entreprise avec un stock excessif s’expose à un risque accru d’obsolescence (selon les marchandises stockées). Prenons l’exemple d’un magasin vendant des denrées alimentaires périssables. Si son stock de fruits de saison est trop élevé, chaque jour sans vente réduit progressivement leur durabilité. Dans le pire des cas, les fruits finiront par pourrir et l’entreprise n’aura d’autre choix que de les jeter. Cela est encore pire que de vendre à perte, car dans ce cas, l’entreprise ne génère aucun revenu.
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Se prémunir d’un stock insuffisant (sous-stockage)
Si un stock excessif peut avoir des conséquences néfastes pour l’entreprise, l’inverse n’est pas idéal non plus. Tout d’abord, un stock insuffisant augmente la probabilité de rupture de stock, pouvant entraîner l’arrêt total de la production. Lorsque l’entreprise ne peut pas satisfaire ses clients, ces derniers risquent de se tourner vers la concurrence, ce qui peut entraîner une baisse du chiffre d’affaires pouvant être fatale.
De plus, un stock insuffisant peut entraîner des rayons peu remplis, ce qui les rend moins attrayants aux yeux des clients et dévalue les produits présents. Des rayons bien remplis incitent davantage à l’achat que des rayons clairsemés.
Enfin, un stock peu fourni peut provoquer une désorganisation de toute la chaîne de production de l’entreprise et aggraver les goulots d’étranglement potentiels.
Quels sont les différents types de stocks ?
Il existe trois types de stocks : les matières premières, les produits semi-finis et les produits finis.
Les matières premières sont des matériaux bruts utilisés dans le processus de production, tels que le bois, le métal ou le pétrole. Les produits semi-finis sont des produits en cours de production qui nécessitent des finitions pour être considérés comme des produits finis. Les produits finis sont quant à eux prêts à être vendus.
Comment se fait la gestion des stocks ? Les différentes méthodes de gestion des stocks
Il n’existe pas de méthode universelle pour gérer les stocks et la rotation des stocks. Cependant, toutes les méthodes tournent autour de deux variables : la date de commande et la quantité.
1) Réapprovisionnement calendaire
Cette méthode de gestion des stocks est plutôt rigide, car l’entreprise commande des quantités fixes de marchandises à des dates fixes. Généralement, cela s’inscrit dans le cadre d’un contrat entre l’entreprise acheteuse et son fournisseur, prévoyant des jours de livraison précis pour les mois ou l’année à venir, ce qui facilite l’organisation pour les deux parties. Cette méthode convient aux entreprises bien établies et aux marchandises vendues, transformées ou consommées à intervalles réguliers. Elle n’est pas recommandée pour des produits dont l’écoulement est plus “aléatoire”.
Avantages
- Il s’agit d’une méthode de gestion des stocks simple à utiliser, ne nécessitant pas beaucoup de temps et entraînant des frais administratifs relativement bas.
- Possibilité de réaliser des économies significatives sur les commandes, notamment en cas d’achats groupés.
- Les fournisseurs connaissent à l’avance les dates de livraison, ce qui facilite leur travail d’organisation, de préparation et d’expédition.
Inconvénients
- Convient uniquement aux entreprises déjà développées disposant d’une capacité d’achat élevée.
- Les dates de commande étant mentionnées dans le contrat, tout changement de date peut entraîner des difficultés administratives avec le fournisseur dans certains cas.
- Cette méthode est peu flexible et est conçue principalement pour des produits à rotation élevée.
2) Méthode de recomplètement
Cette méthode est optimale pour les produits coûteux et/ou périssables qui sont vendus ou consommés régulièrement. À chaque fois que le responsable des achats doit passer une commande, il vérifie la quantité restante en stock et commande autant de produits que nécessaire pour revenir au niveau de stock maximum préalablement défini.
Avantages
- Tant que la rotation du stock correspond aux prévisions de l’entreprise, la quantité de produits stockés reste optimale.
- Lorsque le responsable analyse son stock avant de passer la commande à la date prévue, il peut définir la quantité dont il a besoin et réaliser ainsi des économies.
Inconvénient
Si la consommation du mois suivant ne correspond pas à la quantité de stock disponible, l’entreprise risque rapidement de se retrouver en surstock ou en rupture de stock.
3) Méthode du point de commande
Cette méthode fonctionne à l’inverse de la précédente. Également connue sous le nom de méthode “juste-à-temps”, elle rend la date de commande variable mais la quantité achetée fixe. Le gestionnaire des stocks s’appuie sur le stock critique. Dès que ce seuil est atteint, une commande est passée pour réapprovisionner l’entreprise avec une quantité prédéfinie et constante. Lorsque le stock critique est atteint, il est essentiel de déterminer si l’entreprise pourra produire et satisfaire ses clients jusqu’à l’arrivée de la nouvelle cargaison. Si ce n’est pas le cas, le seuil critique doit être relevé afin de maintenir l’activité de l’entreprise en attendant la livraison.
Avantages
- Cette méthode est très intéressante si la marchandise est vendue ou transformée de manière irrégulière, car elle évite de commander lorsque le stock est encore plein ou de se retrouver en rupture pendant une période de forte demande.
- En commandant des quantités identiques, le gestionnaire peut réaliser des économies en réduisant les frais d’expédition et en adaptant l’espace de stockage de manière optimale.
Inconvénients
- L’entreprise peut être amenée à commander à tout moment, ce qui peut poser problème si le fournisseur ne peut pas répondre favorablement à la demande pour une raison quelconque.
- Cette méthode nécessite un suivi administratif constant et minutieux, ce qui peut être chronophage. Cependant, cela est nécessaire pour s’assurer que les commandes sont passées au bon moment.
- L’entreprise doit maintenir en permanence un stock de sécurité, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.
4) Réapprovisionnement à la commande
Il s’agit de la méthode la plus souple mais aussi la plus difficile à maîtriser. Dans cette méthode, le responsable des stocks commande des quantités variables à des dates variables. Elle est adaptée à des cas spécifiques, tels que des projets sur une durée définie où la commande est passée en une seule fois avant le démarrage (ceci est notamment utilisé dans le secteur de la construction). C’est également une option intéressante pour les entreprises ayant besoin de commander des marchandises coûteuses et/ou rares, si elles ne peuvent pas déterminer avec certitude quand leur stock sera écoulé et combien elles en auront besoin.
Avantages
- Cette méthode évite les immobilisations de capitaux inutiles pour des marchandises qui ne sont pas commandées de manière récurrente.
- Elle convient aux situations où l’entreprise n’a pas ou peu de visibilité sur la fréquence de commande ou la quantité requise à court terme.
Inconvénients
- Cette méthode est complexe à utiliser et exige une bonne connaissance de la gestion des stocks de l’entreprise. Elle nécessite également une attention constante et un investissement important pour être réellement efficace (analyse des stocks, prise de décision pour passer commande, etc.).
- Certains fournisseurs peuvent être réticents à cette méthode, car elle ne leur offre pas une visibilité suffisante. De plus, l’entreprise peut rencontrer des difficultés si son fournisseur n’est pas en mesure de fournir les marchandises nécessaires en cas de commande imprévue.
5) Le “drop shipping”
Cette méthode, assez répandue aux États-Unis, gagne du terrain en Europe depuis quelques années. Mais que signifie cet anglicisme ? Concrètement, lorsque l’entreprise utilise le drop shipping, elle n’a aucun stock ! Impossible ? Et pourtant, c’est tout à fait réalisable. Lorsqu’une entreprise enregistre une commande client, elle encaisse le paiement et récupère sa marge. Ensuite, elle envoie le récapitulatif de la commande à un fournisseur qui possède le stock nécessaire. C’est lui qui se charge ensuite de préparer et d’expédier le colis.
Avantages
- Se libérer de la gestion des stocks représente un gain de temps considérable.
- Le fonds de roulement de l’entreprise est généralement positif, ce qui est intéressant pour les dirigeants qui lancent leur activité et ne sont pas encore familiers avec ces notions.
- Toute la partie logistique est gérée par le fournisseur. Les coûts d’emballage et d’expédition sont réduits, voire supprimés (sauf si l’entreprise participe aux frais d’expédition), ce qui représente un autre gain de temps.
Inconvénients
- Cette méthode est plus adaptée à l’e-commerce et est relativement peu recommandée pour le commerce physique.
- Il peut y avoir un risque accru de mécontentement client. En effet, même si le fournisseur se charge de l’emballage et de l’expédition, c’est l’entreprise qui est contactée en cas de problème avec la livraison. Il est donc très important de choisir un fournisseur fiable.
- Les délais de livraison peuvent être longs, en particulier si le fournisseur est situé en dehors de l’UE.
Gestionnaire de stocks : quels sont les outils de gestion des stocks ?
Comme vous l’avez compris, la gestion des stocks est une tâche complexe qui nécessite l’utilisation d’outils appropriés. Il existe des logiciels de gestion des stocks ainsi que d’autres outils tels que les codes-barres, les scanners et les appareils de collecte de données portables.
Gestion de stock sur Excel (tableau de gestion de stock)
Certaines sociétés utilisent encore Excel pour gérer leurs stocks. Cela demande un suivi minutieux et une mise à jour manuelle rigoureuse et régulière.
Logiciel ou application de gestion de stock
Pour les entreprises qui gèrent un volume important de stocks, il est indispensable d’utiliser un logiciel dédié à la gestion des stocks. Ces logiciels aident les entreprises à gérer efficacement leurs stocks, à prévoir la demande future, à mieux gérer les commandes et les livraisons, et à réduire les coûts de stockage.
Comment améliorer et optimiser la gestion des stocks ?
Pour optimiser leurs stocks, les entreprises doivent rester constamment attentives. Voici quelques processus généralement mis en place pour améliorer la gestion des stocks :
- Utiliser un logiciel de gestion des stocks : cela permet de suivre le niveau des stocks, leurs mouvements, d’analyser les données et de prévoir la demande future.
- Mettre en place un processus de réapprovisionnement automatique pour éviter les pénuries et les surstocks.
- Définir des niveaux de stocks minimum et maximum pour éviter les ruptures de stock et les coûts de stockage inutiles.
- Établir des politiques de rotation des stocks pour éviter de stocker des matières obsolètes ou périmées.
- Établir une relation de confiance avec les fournisseurs et garantir les délais de livraison.
- Analyser les données de gestion des stocks pour identifier les leviers d’optimisation.
Conclusion
Il n’y a pas de recette miracle pour la gestion des stocks, mais certaines méthodes sont plus adaptées que d’autres en fonction du type d’entreprise, de son mode de fonctionnement, de son environnement et de son secteur d’activité. Il est tout de même possible et recommandé de combiner plusieurs de ces techniques en fonction des produits à stocker et à vendre.
Il est donc essentiel de comprendre les enjeux de la gestion des stocks avant de choisir la ou les méthodes de gestion des stocks les plus adaptées.
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