Vous cherchez des moyens d’améliorer vos processus organisationnels et d’accroître votre performance ? Dans cet article, nous vous présentons trois méthodes couramment utilisées pour atteindre cet objectif : le reengineering des processus, le plan d’amélioration continue, et l’amélioration des processus existants.
Le Reengineering des Processus : Repartir de Zéro pour Mieux Avancer
Le reengineering des processus consiste à reconstruire totalement les processus d’une organisation à partir de zéro. Certains affirment que cette approche est plus efficace que de modifier les processus de manière incrémentale. Selon eux, empiler des solutions partielles peut complexifier plutôt que simplifier la situation, ce qui va à l’encontre de l’objectif d’amélioration de la performance.
Il n’existe pas de méthode unique pour effectuer un reengineering des processus, mais la plupart se concentrent sur l’identification des blocages qui entravent la fluidité des processus du début à la fin. Habituellement, une méthode en 4 étapes est appliquée :
- Identification du processus “End-To-End” (E2E – de bout en bout)
- Analyse des dysfonctionnements
- Analyse de l’écart avec l’état souhaité
- Elaboration du plan d’action pour remodeler le processus E2E
Le reengineering des processus repose sur cinq piliers clés pour assurer la réactivité de l’organisation :
- Responsabiliser : Donner aux équipes l’autonomie décisionnelle
- Simplifier : Aplatir la pyramide hiérarchique
- Former : Transmettre les compétences pour rendre l’organisation plus agile
- Communiquer : Favoriser les échanges au sein des équipes
- Développer : Travailler en mode projet pour continuer à améliorer les processus une fois qu’ils sont en place
Le reengineering des processus ne se limite pas à la refonte des activités et de leur enchaînement, il met également l’accent sur les aspects humains et organisationnels.
Le Plan d’Amélioration Continue : Une Activité Récurrente pour Accroître les Performances
Selon la norme ISO 9000, le plan d’amélioration continue est une activité récurrente menée pour améliorer les performances. Cette démarche est souvent représentée par la roue de Deming, également connue sous le nom de PDCA (Plan Do Check Act).
- P= Plan : Planifier et prévoir ce que l’on va faire et comment le faire
- D= Do : Réaliser et déployer ce qui a été prévu
- C = Check : Vérifier et contrôler que ce qui a été fait est conforme aux prévisions
- A= Act : Réagir et chercher à améliorer la performance des processus
Pour garantir une amélioration continue des processus, il est essentiel de répondre à deux questions fondamentales :
- Qu’est-ce que je peux ou veux améliorer ?
- Quels sont les dysfonctionnements du processus actuellement en place ?
Pour préparer un plan d’amélioration continue, il est nécessaire de s’appuyer sur une cartographie des processus existants et/ou futurs. Cette cartographie peut être réalisée à l’aide de différentes techniques d’analyse et de modélisation telles que BPMN 2.0, UML ou MERISE.
L’Amélioration des Processus Existant : Une Approche Douce pour des Résultats Concrets
Contrairement au reengineering des processus, l’amélioration des processus existants est une approche plus douce. Dans ce cas, on part d’un processus déjà en place au niveau d’un flux, d’une entité ou d’un service.
Les activités du processus, ainsi que leurs interactions avec d’autres processus, sont clairement identifiées. Les acteurs impliqués, leurs rôles et responsabilités, ainsi que les outils utilisés sont également mis en évidence.
Après avoir identifié les dysfonctionnements, le Business Analyst cherchera à les corriger en mettant en place une solution cible. Plusieurs outils peuvent être utilisés pour cette démarche :
- Méthode Ishikawa ou 5M : identification des sources de dysfonctionnement et mise en place d’actions d’amélioration en fonction de leur origine
- Méthode des 5 pourquoi : pousser l’analyse des problèmes plus en profondeur en posant plusieurs fois la question “Pourquoi ?”
- Elicitation collaborative : utiliser des techniques de brainstorming pour rassembler les idées et les points de vue de tous les acteurs impliqués
- Le Lean : une approche plus globale basée sur l’optimisation des flux de l’entreprise et la lutte contre le gaspillage. Les méthodes les plus connues sont le Kanban et le Lean Six Sigma.
En conclusion, que vous choisissiez le reengineering des processus, le plan d’amélioration continue ou l’amélioration des processus existants, l’objectif est le même : améliorer la performance de votre organisation. En identifiant les dysfonctionnements et en mettant en place des solutions adaptées, vous pouvez accroître votre efficacité et atteindre vos objectifs plus rapidement. Alors, que la transformation commence !
